Свяжитесь с нами

Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
  Войти      Регистрация






Аттестат школы

Оглавление Перейти к программе

3.3.6. Импорт данных

В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники из таблиц Microsoft Excel (формата *.xls).

При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников (порядок такой же, как и при вводе вручную):

Сначала заполняются базовые справочники:

  • Виды отметок,
  • Предметы,
  • Классы,

затем справочники:

  • Учебный план,
  • Учащиеся,

и в завершении

  • Итоговые отметки.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите нужный файл, из которого будет взята информация,
  • нажмите кнопку Открыть.
Окно диалога «Импорт данных» в справочник «Учащиеся».
  • В появившемся окне «Импорт данных» проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник предметов, графа «Наименование» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все наименования должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить один предмет от другого.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

При импорте из рабочей книги Excel программа «Аттестат школы» ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Иными словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее файлов.

3.4. Заполнение справочников

3.4.1. Виды отметок

В справочнике указываются виды отметок, выставляемые в приложении к аттестату или свидетельстве. Этот справочник необходим для того, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, например, «удовлетворительно», а просто выбирали его из списка – так будет быстрее. В соответствии с рекомендациями, отметки должны быть указаны цифрами, а в скобках продублированы прописью, например, «5 (отлично)». Таким образом, в справочнике указывается отметка (графа «Балл») и «Представление отметки», то есть то, как эта отметка будет представлена в документах.

Примечание: При создании базы данных этот справочник заполняется автоматически. В демонстрационном примере он также заполнен.

Справочник открывается:

Справочники/Виды отметок

Окно справочника «Виды отметок».

3.4.2. Предметы

Справочник содержит общий перечень предметов. Здесь вводятся все наименования предметов как основной, так и полной средней школы в единый список. Этот справочник необходим для дальнейшего ввода учебного плана и ввода итоговых отметок.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Предметы

2 вариант: (Предметы).

Окно справочника «Предметы».

3.4.3. Классы

Этот справочник содержит список учебных выпускных классов. Он необходим для группировки учащихся. Поскольку в одном классе реквизиты выпускных документов во многом похожи, перечень предметов также одинаков для всех (или многих) учащихся класса – это избавляет Вас от повторного ввода информации.

В справочнике классов содержится общая информация для всех учащихся класса, например, дата выдачи документов, год окончания – эти данные впечатываются в документы именно из этого справочника.

Реквизит справочника «Дополнительные сведения» является своего рода шаблоном для заполнения справочника учащихся. То есть, Вы заполняете это поле наиболее часто встречающейся формулировкой, например, «вручена грамота за», и впоследствии эта информация будет скопирована каждому учащемуся класса при вводе его в справочник учащихся, но у каждого их них эту фразу можно дополнить или изменить.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Классы

2 вариант: (Классы).

Справочник «Классы».

Справочник содержит графы:

  • Класс – наименование класса (уникальное поле).
  • Вид класса – выбирается из следующих вариантов: «Основное образование 9 кл.», «Среднее образование 11 кл.», «Коррекционный класс», «Коррекционная школа 8 вида». От вида класса зависит, какие документы возможно будет распечатать, например, аттестат или свидетельство.
  • Дата выдачи документов – вписывается дата выдачи аттестатов или свидетельств.
  • Год окончания – указывается год окончания. После выбора даты год вписывается автоматически, но его можно изменить.
  • Дополнительные сведения – указывается примерный текст, который будет изначально копироваться каждому учащемуся как шаблон, например, «награжден грамотой за», а в справочнике учащихся Вы дописываете, за что конкретно был награжден учащийся, либо удаляете этот текст.
  • Примечание – дополнительное поле, информация не вносится в документы, Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным, а также использовать это поле для заполнения созданных Вами документов, не предусмотренных в программе.

Оглавление Перейти к программе

Страница 9 - 9 из 14
Начало | Пред. | 7 8 9 10 11 | След. | Конец Все