Свяжитесь с нами

Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
  Войти      Регистрация






Диплом-стандарт НПО 2011

Оглавление Перейти к программе

3.3.3. Сортировка таблиц

Для сортировки таблицы по какой-либо графе необходимо щелкнуть на заголовке этой графы. Повторный щелчок сортирует таблицу по данной графе, но в обратном порядке.

Например: чтобы сортировать список преподавателей по фамилиям, щелкните по заголовку графы «Фамилия И. О.»

Все таблицы при их заполнении уже отсортированы соответствующим образом, возможно даже по содержимому нескольких граф, чаще по алфавиту основного элемента. Таблицы учебного плана и итоговых оценок не сортированы в соответствии с пожеланиями учебных заведений (но их можно сортировать, щелкнув по заголовку нужно графы).

Справочник «Учащиеся».

3.3.4. Печать таблиц

Печатная форма справочников выполняется с помощью программы Microsoft Excel. То есть информация из программы «Диплом-стандарт» передается в программу Microsoft Excel и далее пользователь может использовать все возможности последней программы для форматирования печатной формы, ее редактирования и оформления.

Примечание: данный пункт не относится к печати вкладыша, приложения. Это возможность распечатать введенную информацию в том виде, в котором она выводится в окне справочника.

Для печати таблицы необходимо:

  •   установить курсор в нужную таблицу (если в текущем окне несколько таблиц);
  •  если необходимо печатать не все строки отчета, то выделите нужные (см. 3.3.2. Выделение строк в таблицах);
  • нажмите кнопку (Печать) или Файл/Печать или Ctrl+P;
  • выберите Да;
  •  в большинстве отчетах далее открывается окно для выбора граф, которые необходимо включить в печатную форму. Поставьте флажки напротив нужных граф, нажмите Ok. Это позволяет из одного справочника получить несколько разных печатных документов.
Окно выбора граф печати справочника «Учащиеся».
  • Далее открывается программа Microsoft Excel, в которой автоматически открывается нужный шаблон и формируется печатная форма.
Окно рабочей книги справочника «Учащиеся».
  • По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите Ok и активным станет окно программы Microsoft Excel, в котором Вы можете редактировать рабочую книгу и распечатать на бумаге, нажав (в окне Excel) кнопку (Печать).

По завершении печати сформированный отчет автоматически сохраняется в программе Excel. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (c:\Program Files\Диплом-стандарт\Документы). Тип всех файлов – рабочая книга Excel (расширение файла *.xls).

Имена файлов разным типам отчетов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив отчет вручную. Если один и тот же справочник был распечатан дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла  в скобках подставляется цифра. Например: Справочник учащихся_(1).xls.

3.3.5. Работа с шаблонами таблиц справочников в Excel

При формировании печатных форм используются шаблоны, которые находятся в подпапке Шаблоны, находящейся в папке программы. Пользователь может менять формы шаблонов по своему усмотрению – тогда и печатные формы будут выглядеть точно так же. Однако, при внесении изменений в шаблоны нельзя забывать, что программа «Диплом-стандарт» при выведении информации в таблицу Excel ориентируется на ячейки с определенными адресами, поэтому структура шаблона должна оставаться неизменной, а можно менять только формат ячеек.

Для редактирования шаблона откройте С:\Program Files\Диплом-стандарт НПО\Шаблоны, выберите нужный шаблон и щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите команду Открыть. После редактирования сохраните шаблон, проверьте печать отчета.

Если при формировании отчета шаблон по каким-либо причинам отсутствует, то печать может быть выполнена без шаблона, но тогда необходимых элементов оформления в таблице Excel не будет (может и не быть некоторого постоянного текста, если он должен был находиться в шаблоне).

3.3.6. Импорт данных

В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники:

  • из таблиц Microsoft Excel (формата *.xls)
  • из файлов Microsoft Word (формата *.doc)
  •  из файлов Microsoft Access (формата *.mdb)
  • из программы «Директор» фирмы Аверс;
  • из документа формата *.tхt
  • из файлов формата *.csv

При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников:

Сначала заполняются базовые справочники:

  • Виды оценок,
  • Предметы,
  • Профессии,

затем справочники:

  • Учебные группы,
  • Учебный план,
  • Учащиеся,

и в завершении

  • Итоговые оценки.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите нужный тип файла, выберите файл, из которого будет взята информация,
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник предметов, графа «Наименование» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все наименования должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить один предмет от другого.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

 Импорт из файлов Excel (формат *.xls):

При импорте из программы Excel программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Другими словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из файлов, не поправляя ничего в таблицах Excel.

Импорт из файлов Microsoft Word (формат *.doc):

При импорте из документа формата *.doc  программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в первой строке таблицы документа. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф. Названия графы должны быть теми же, что и в справочнике.

 Импорт из файлов Microsoft Access (формата *.mdb):

Импорт из базы данных формата *.mdb может производиться при переходе на новый учебный год, либо из файлов такого формата других программ, производимых Программным центром «Помощь образованию!»: Диплом-стандарт или Приемная комиссия. Для импорта необходимо использовать техническую документацию данных программ.

 Импорт из программы «Директор»:

Если Вы используете программу «Директор», то данные, внесенные ранее, можно не набирать заново с клавиатуры, а автоматически загрузить в справочники программы «Диплом-стандарт».

В остальных случаях, если у Вас уже есть в компьютере, например, список преподавателей, то его можно автоматически импортировать в программу, а не набирать заново. Также можно поступить и со всеми другими справочниками.

 Импорт из текстовых файлов (формат *.tхt):

При импорте из документа формата *.tхt программа ищет название графы справочника, которое должно обязательно содержаться в первой строке документа. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовка граф. Название графы должно быть тем же, что и в справочнике. При импорте из документа формата *.tхt можно заполнить только одну графу справочника.

Импорт из файлов формата *.csv:

При импорте из документа формата *. csv программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в первой строке документа, перечисленные через запятую. Данные должны содержаться в остальных строках, в том же порядке, что и в заголовке. В двойных кавычках могут быть разделители, но это будет один элемент данных. Названия графы должны быть теми же, что и в справочнике.

3.4. Заполнение справочников

3.4.1. Виды оценок

В справочнике указываются виды оценок, выставляемые в приложении к диплому (свидетельству). Этот справочник необходим для того, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, например, «удовлетворительно», а просто выбирали его из списка – так будет быстрее. В соответствии с Инструкцией п.6.12 оценки должны быть указаны прописью.

Примечание: При создании базы данных можно заполнить этот справочник автоматически и не заполнять вручную. В демонстрационном примере он также заполнен.

Справочник открывается:

Справочники/Виды оценок

Окно справочника «Виды оценок».

Справочник содержит графы:

  • Балл – записывается числовое представление оценки (используется только при вводе данных в программе).
  • Представление – указывается наименование оценки прописью – оно будет проставляться в приложении к диплому (максимум 25 символов).

Оглавление Перейти к программе

Страница 6 - 6 из 11
Начало | Пред. | 4 5 6 7 8 | След. | Конец Все