Свяжитесь с нами

Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
  Войти      Регистрация






Приемная комиссия

Оглавление Перейти к программе

11. Меню Сервис

1. Сжатие и восстановление базы данных

Для эффективной и быстрой работы программы необходимо постоянно следить за файлом базы данных. Эта особенность обусловлена форматом файла Microsoft Access. Формируемые запросы к базе данных, массовое добавление или удаление записей «раздувают» объем файла, из-за чего программа постепенно начинает работать медленнее, а, кроме того, могут случиться серьезные сбои в работе и потеря информации (причем сразу всей, т.к. вся информация хранится в одном файле).

Эта проблема во многом решена. Каждый день при первом запуске программы автоматически проводится восстановление и сжатие базы данных. Чтобы эта операция была наиболее безопасной, сначала формируется копия файла базы данных, имя файла которой *_backup.mdb, далее эта копия сжимается в файл *_compact.mdb и перезаписывается на место исходного файла.

Сжатие и восстановление базы данных позволяет уменьшить размер базы данных, а значит, повысить скорость работы программы, ее устойчивость против сбоев.

Сжатие и восстановление текущего файла базы данных можно выполнить вручную с помощью: Сервис → Сжать базу данных.

2. Архивирование и рекомендации по защите информации

Не секрет, что компьютерная техника не всегда бывает надежной. Может выйти из строя жесткий диск, и тогда вся информация, наработанная за долгий период, будет потеряна, а могут возникнуть ошибки на диске, не устраненные вовремя. Тогда, поскольку размещение информации на диске будет неверным, может возникнуть потеря части файла базы данных или его порча, причем безвозвратная.

Чтобы этого не произошло, необходимо периодически создавать резервную копию файла базы данных. Для создания резервной копии текущего файла базы данных в программе предусмотрена команда: Сервис → Архивировать базу данных. При ее выполнении сначала производится сжатие и восстановление текущего файла базы данных, а затем его архивирование в подпапку Архив папки программы.

Для более надежной защиты, рекомендуется выполнять резервное копирование файла базы данных на другой жесткий диск или дискету. Это удвоит надежность. Помните, что при потере файла базы данных станет не только невозможным дальнейшая работа с наработанными данными расписания, но может быть парализована нормальная работа всего учебного заведения.

3. Вложить в письмо базу данных

При возникновении затруднений при заполнении базы данных Вы можете обратиться к автору программы за помощью (технической поддержкой). Но зачастую для того, чтобы дать определенные рекомендации требуется анализ базы данных, в которой и отражается вся работа пользователя.

Для передачи базы данных автору программы Вы можете выполнить Сервис – Вложить в письмо базу данных. При этом база данных автоматически сжимается, архивируется и формируется электронное письмо, в котором заполняется адрес получателя (автора программы), вкладывается база данных, вписывается текст – Ваше обращение к разработчику по шаблону. Этот текст Вы можете исправить для более точного указания проблемы.

4. Очистка базы данных

Очистка базы данных является альтернативой создания новой базы. Может использоваться при переходе на следующий год работы приемной комиссии. В случае очистки базы будет удалена информация об абитуриентах и об экзаменационных ведомостях, в то время как информация в справочниках останется без изменения.

5. Установка пароля

Установка пароля, выдаваемого программой при запуске. Выполните Сервис – Установка пароля, введите пароль, нажмите Ok, подтвердите пароль – введите его еще раз, нажмите Ok.

Что снять пароль выполните: Сервис – Установка пароля, ничего не вводя, нажмите Ok, затем еще раз Ok.

6. Оптимизатор

Оптимизатор – система позволяющая ускорить загрузку данных в окно списка абитуриентов в несколько раз.

При включенном оптимизаторе в программу будут загружаться не все данные об абитуриенте, также при переходе между окнами не будет осуществляться обновление данных.

12. Поиск по реквизитам

Поиск осуществляется с помощью кнопки Поиск по реквизитам на панели инструментов. После нажатия кнопки Поиск по реквизитам появляется окно поиска. Введите нужные данные, после это нажмите кнопку Построить список (F9). Полученный список можно вывести на печать.


В результате нажатия кнопки Построить список (F9) выбираются абитуриенты, соответствующие всем поставленным условиям, количество абитуриентов указывается в строке запроса.

13. Печать и сохранение документов

Печатная форма справочников и отчетов выполняется с помощью программы Microsoft Excel. То есть информация из программы “Приемная комиссия” передается в программу Microsoft Excel и далее пользователь может использовать все возможности последней программы для форматирования документов, их редактирования и оформления.

Для печати таблицы:

  • Выделите нужные строки (щелкните на первой и удерживая клавишу Shift на последней, если нужно выделить строки не по порядку, то щелкайте мышью по строкам, удерживая клавишу Ctrl);
  • Нажмите кнопку (Печать) или Файл → Печать;
  • Далее открывается программа Microsoft Excel, в которой формируется печатная форма;
  • В окне Вы можете редактировать отчет и распечатать на бумаге, нажав (в окне Excel) кнопку (Печать) или Файл → Печать(Ctrl+P);

Сохранение печатной формы:

После того как рабочая книга сформирована, она автоматически сохраняется, в папке Отчеты.

Можно также вручную сохранить печатную форму Файл ® Сохранить или Сохранить как ® выберите папку, в которую нужно сохранить ® введите имя файла ® Сохранить. Если документ не был сохранен, то при выходе из программы появляется сообщение о том, нужно ли сохранять документ. Тип всех файлов – рабочая книга Excel (расширение .xls).

14. Зачисление абитуриентов

Режим автоматического зачисления абитуриентов предназначен для формирования списка абитуриентов, удовлетворяющих правилам приема.

Для открытия автозачисления: пункт меню Действия → Зачисление (F3).


После открытия окна необходимо выбрать специальность, по которой производится зачисление. Программа на основании контрольных цифр приема и результатов вступительных испытаний сформирует список абитуриентов по группам «Зачисляются без экзаменов», «Зачисляются вне конкурса», «Зачисляются по конкурсу», «Зачисляются на коммерческой основе». По первым трем группам количество абитуриентов будет соответствовать контрольной цифре приема, а на коммерческой основе зачисляются без лимита.

В пределах каждой группы идет сортировка по убыванию итогового балла. Итоговый балл рассчитывается на основании среднего балла аттестата и лучших оценок, полученных на экзаменах.


Оглавление Перейти к программе

Страница 5 - 5 из 6
Начало | Пред. | 2 3 4 5 6 | След. | Конец Все