Свяжитесь с нами

Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
  Войти      Регистрация






Учебный учет

Оглавление Перейти к программе

4.3.4.1. Работа с шаблонами

При формировании печатных форм используются шаблоны, которые находятся в подпапке Шаблоны, находящейся в папке программы. Пользователь может менять формы шаблонов по своему усмотрению – тогда и печатные формы будут выглядеть точно так же. Однако, при внесении изменений в шаблоны нельзя забывать, что программа «Учебный учет» при выведении информации в таблицу Excel ориентируется на ячейки с определенными адресами, поэтому структура шаблона должна оставаться неизменной, а можно менять только формат ячеек.

Для редактирования шаблона откройте Мой компьютер\С:\Program Files\Учебный учет, выберите нужный шаблон и щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите команду Открыть. После редактирования сохраните шаблон, проверьте печать отчета.

Если шаблон по каким-либо причинам отсутствует, то печать может быть выполнена без шаблона, но тогда необходимых элементов оформления в таблице Excel не будет (может и не быть некоторого постоянного текста, если он должен находиться в шаблоне).

4.3.5. Импорт данных

В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники:

  • из таблиц Microsoft Excel (формат *.xls),
  • из файлов Microsoft Word (формат *.doc),
  • из текстового файла (формат *.tхt),
  • из файлов с разделителями (формат *.csv),
  • из файлов Microsoft Access (формат *.mdb).


Рис. 30. Окно «Импорт».

При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников, в основе которой лежит правило «от простого к сложному». Сначала заполняйте наиболее простые справочники, а затем те, которые ссылаются на предыдущие.

Последовательность импорта:

  • Специальности;
  • Преподаватели;
  • Группы;
  • Дисциплины;
  • Нагрузка;
  • Студенты.

Импорт из файлов Microsoft Excel

При импорте из таблицы формата Excel программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Другими словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее документов, не поправляя ничего в таблицах Excel.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите тип файлов Таблица Microsoft (*.xls),
  • выберите файл формата Excel,
  • нажмите кнопку Открыть.


Рис. 31. Пример импорта.

  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из файлов Microsoft Word (формата *.doc)

При импорте из документа формата Word программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в первой строке первой таблицы документа. Остальные данные также должны располагаться в таблице. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф. Названия граф должны быть теми же, что и в справочнике.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите тип файлов Microsoft Word (*.doc),
  • выберите файл формата Word,
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из текстового файла формата *.tхt

При импорте из текстового файла (формат *.tхt) можно заполнить только одну графу справочника, это ключевая графа справочника. Первой строкой в текстовом файле должна быть строка с названием этой графы.

Например, в справочнике преподавателей такой таковой является графа Фамилия И. О.


Рис. 32. Пример текстового файла (формат *.tхt).

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите тип файлов Текстовые файлы (*.txt),
  • выберите файл формата *.tхt,
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из файлов формата *.csv

При импорте из файла с разделителями (формат *. сsv) программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в первой строке документа, перечисленные через запятую. Данные должны содержаться в остальных строках, в том же порядке, что и в заголовке. В двойных кавычках могут быть разделители, но это будет один элемент данных. Названия графы должны быть теми же, что и в справочнике.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите тип файлов CSV-файлы (*.csv),
  • выберите файл формата *.csv ,
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из файлов Microsoft Access (формата *.mdb)

Импорт из документа формата *.mdb может производиться при переходе на новый учебный год. Данные об преподавателях, студентах и т.д. будет легче ввести из старой базы данных, чем заново заполнять вручную.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите тип файлов Базы данных Microsoft Access(*.mbd),
  • выберите файл Microsoft Access (формата *.mdb),
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.
Оглавление Перейти к программе

Страница 12 - 12 из 19
Начало | Пред. | 10 11 12 13 14 | След. | Конец Все