Свяжитесь с нами

Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
  Войти      Регистрация






Экспресс-расписание Колледж

Оглавление Перейти к программе

1. ВВЕДЕНИЕ
2. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОГРАММЕ
    2.1. Назначение и возможности программы
    2.2. Параметры программы (ограничения)
    2.3. Системные требования
    2.4. Порядок установки программы
    2.5. Компоненты программы
    2.6. Запуск программы
    2.7. Знакомство с программой в демонстрационном режиме
    2.8. Регистрация программы
    2.9. Хранение информации в базе данных
    2.10. Окно программы, панели инструментов
        2.10.1. Панель инструментов «Стандартная».
        2.10.2. Панель инструментов Справочники.
        2.10.3. Сервисные возможности программы.
        2.10.4. Работа с вложенными окнами.
        2.10.5. Получение справочной информации.
        2.10.6. Отмена и возврат последних действий
            2.10.6.1. Отменить последнее действие возможно одним из способов:
            2.10.6.2. Вернуть последнее действие возможно одним из способов:
3. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ
    3.1. Порядок работы с программой
    3.2. Параметры расписания
        3.2.1. Вкладка Общие
        3.2.2. Вкладка Расписание
        3.2.3. Вкладка Интерфейс
        3.2.4. Вкладка Учебное заведение
    3.3. Справочники
        3.3.1. Работа со справочниками
        3.3.2. Выделение строк в таблицах
        3.3.3. Сортировка таблиц
        3.3.4. Печать таблиц
            3.3.4.1. Работа с шаблонами
        3.3.5. Импорт данных
    3.4. Заполнение справочников
        3.4.1. Кафедры
        3.4.2. Специальности
        3.4.3. Типы аудиторий
        3.4.4. Аудитории
        3.4.5. Преподаватели
        3.4.6. Типы групп
        3.4.7. Виды обучения
        3.4.8. Учебные группы
        3.4.9. Студенты
        3.4.10. Дисциплины
        3.4.11. Праздничные дни
        3.4.12. Время занятий
        3.4.13. Причины запретов
        3.4.14. Типы занятий
        3.4.15. Справочник нагрузки
        3.4.16. Проекты расписания
    3.5. Планшет занятий
        3.5.1. Панель инструментов планшета занятий
        3.5.2. Панель занятий
        3.5.3. Условные цветовые обозначения в ячейках
        3.5.4. Работа с секцией.
    3.6. Режимы работы панели занятий
        3.6.1. Выделение ячеек панели занятий
        3.6.2. Информационная панель
        3.6.3. Таблица нагрузки
    3.7. Операции с занятиями
        3.7.1. Назначить / заменить занятие
        3.7.2. Переместить занятие, копировать занятие.
        3.7.3. Заменить аудиторию
        3.7.4. Заменить преподавателя
        3.7.5. Отменить занятие
        3.7.6. Восстановить занятие
        3.7.7. Запретить занятие
        3.7.8. Журнал занятий
        3.7.9. Информация
    3.8. Основное расписание
        3.8.1. Проекты расписаний
        3.8.2. Составление расписания.
        3.8.3. Досоставление расписания.
        3.8.4. Методика составления расписания
        3.8.5. Удаление основное расписания.
        3.8.6 Журнал неназначенных занятий
        3.8.7. Печать основного расписания
        3.8.8. Печать индивидуальных расписаний учащихся
    3.9. Текущее расписание
    3.10. Ведение расписания различных форм обучения и этапов учебного процесса
    3.11. Работа с отчетами
        3.11.1. Журнал замен занятий
        3.11.2. Лист проблем
        3.11.3. Табель по преподавателям
        3.11.4. Анализ нагрузки
        3.11.5. Выполнение нагрузки
        3.11.6. Выполнение за месяц (справка-выписка)
        3.11.7. Учет часов за месяц
        3.11.8. Учет по типам занятий
        3.11.9. Учет по типам групп
        3.11.10. Передача нагрузки
        3.11.11. Выборка занятий
        3.11.12. Журнал изменений
    3.12. Публикация веб-страниц
    3.13. Экспорт данных
        3.13.1. Экспорт в 2-НК
        3.13.2. Экспорт в 1-техникум
        3.13.3. Экспорт в 76-КД-с
4. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ
    4.1. Создать новую базу данных.
    4.2. Открыть базу данных.
    4.3. Сохранить базу данных в другом файле.
    4.4. Сжатие и восстановление базы данных.
    4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации.
    4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш).
    4.7. Восстановление базы данных со съемного диска (флеш)
    4.8. Очистка базы данных при переходе на новый учебный год.
5. РАБОТА В СЕТЕВОЙ ВЕРСИИ ПРОГРАММЫ
    5.1. Наборы прав
    5.2. Обновление данных
    5.3. Монопольный режим
    5.4. Справочник пользователи
6. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ
Новое в версии 5.5.1 от 25.09.2009 г.

1. ВВЕДЕНИЕ

Программа «Экспресс-расписание» была разработана и впервые внедрена в Орлово-Вятском с.-х. колледже в 2002 году (г.Орлов Кировской обл.). Программа разрабатывалась именно для колледжей и техникумов в тесном сотрудничестве с диспетчером названного колледжа. Разработчик попытался сделать программу такой, какой ее хотела увидеть диспетчер Р.Н. Опарина, учесть все особенности расписания колледжей и техникумов, это ежедневные замены, подсчет фактически выполненных часов за год и многое другое.

Идея программы «Экспресс-расписание» и ее названия – это быстрое расписание. Программа позволяет составлять расписание как вручную, так и автоматически. Наиболее сильная сторона программы – это ведение ежедневных изменений расписания учебных занятий. Программа полностью информирует диспетчера об имеющихся нагрузках, занятости выбранного преподавателя, группы, аудитории, остатке невыполненных часов, рассчитывает и рекомендует, сколько необходимо назначать занятий в день с учетом будущего отсутствия преподавателей, чтобы выполнить учебный план в срок. Вводя причины отсутствия преподавателей можно получать табель учета рабочего времени с указанием выполненного количества часов за каждый день. Различные отчеты по выполнению часов в разрезе групп, преподавателей за любой период в целом и по дням периода делают программу незаменимым инструментом любого диспетчера. Есть возможность распечатки документов в Excel и публикации веб-страниц в Интернет.

Версия 5.0 программы стала уже не только вбирать в себя расписание, но и сведения о студентах, формирование индивидуальных расписаний, были усовершенствованы многие режимы и возможности. Программа стала средством оперативного управления учебным заведением.

Будучи изначально простотой и удобной, программа снискала популярность среди завучей и диспетчеров колледжей и техникумов. Информация о программе распространялась по России, росло количество учебных заведений, избравших данную программу. Программой заинтересовались и школы, поэтому был сделан также режим для школ с учетом особенной расписания и учета нагрузки школы.

Для снижения цены были сделаны 3 варианта программы, различающиеся максимальным количеством групп (классов): Мини (до 12 групп), Оптима (до 24 групп) и Полная версия (без ограничений). Это позволяет внедрять программу как в небольшие, так и в крупные учебные заведения, для которых разработана сетевая версия.

Для продвижения программы разработан обучающий фильм, справочная информация (помощь) и настоящее руководство пользователя.

В течение 5 лет разработчик поддерживает обратную связь с завучами и диспетчерами учебных заведений. Программа постоянно дорабатывается, поэтому, пожалуйста, присылайте свои предложения. Это позволит сделать программу более функциональной, удобной и максимально соответствующей Вашим ожиданиям и запросам, уважаемые коллеги.

С уважением к Вам и надеждой на плодотворное сотрудничество, автор и разработчик программы «Экспресс-расписание», П.С. Батищев.

2. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОГРАММЕ

2.1. Назначение и возможности программы

Программа предназначена для автоматизации составления основного расписания в учреждениях СПО и НПО и его текущей корректировки, ведения учета выполнения педагогических часов и составления соответствующей документации.

Настоящее руководство пользователя содержит сведения по работе с программой «Экспресс-расписание» версии 5.0

Возможности программы:

  • Автоматическое составление (досоставление) основного расписания на 1 (2, 3 или 4) недели (при 5 или 6 дневной неделе), до 20 учебных пар в день;
  • Ведение текущего расписания и возможность ежедневной замены занятий, преподавателей, аудиторий;
  • Составление расписания для нескольких смен, а также потоков с разными сроками начала и окончания обучения;
  • Работа с подгруппами (деление до 10 подгрупп);
  • Возможность объединения групп в поток;
  • Возможность установки нулевых пар;
  • Полный учет выполнения нагрузки;
  • Планирование отсутствия и занятости преподавателей, групп, аудиторий;
  • Печать основного и текущего расписания, листка замены;
  • Возможность распечатки табеля и других отчетов (передаются в Excel), корректировка шаблонов отчетов;
  • Полная информированность диспетчера в процессе составления расписания (выделение цветом, подсказки);
  • Выборка занятий для ведения журнала;

Преимущества:

  • Программа удобна в работе, легка в освоении;
  • Имеется отмена и возврат последних действий;
  • Стандартный интерфейс Windows;
  • Имеется руководство пользователя и помощь;
  • С течением времени программа постоянно улучшается и дорабатывается по Вашим предложениям, производится обновление версий;
  • Техническая поддержка по телефону горячей линии.

2.2. Параметры программы (ограничения)

Основное расписание:

  • количество учебных занятий (пар): 20, плюс нулевая пара;
  • период основного расписания: 1, 2, 3 или 4 недели, 5 или 6 учебных дней в неделе;
  • максимальное количество подгрупп: 10;
  • автоматическое назначение занятий производится с нулевой пары по 20-ю, для работы с несколькими сменами можно выбирать нижнюю и верхнюю границу (например, с 1-й пары по 5-ю);
  • возможно составление и досоставление основного расписания (учет ранее составленного расписания).

Текущее расписание:

  • период расписания: без ограничения, доступны для назначения все дни (включая воскресения);
  • учет выполненных занятий, в разрезе нагрузок, групп, преподавателей, аудиторий.

Варианты программы

Программа без регистрации работает в демонстрационном режиме, а при вводе кода регистрации может работать в режимах «Мини», «Оптима», «Полная версия». Полная версия не имеет ограничений (максимальное количество строк в любом справочнике до 32768), а в режимах «Мини» и «Оптима» действуют ограничения по количеству строк в справочниках, которые приведены в следующей таблице:

 Справочник Мини Оптима
Группы 12 24
Нагрузка 150 300
Отделения 7 11
Преподаватели 20 60
Аудитории 18 50
Типы аудиторий 5 7
Предметы 25 40
Кафедры 7 15
Праздники 20 40
Причины запретов 20 25
Типы занятий 5 10
Проекты расписаний 5 10

2.3. Системные требования

Персональный компьютер:

  1. Минимальные требования:
    • Процессор: Pentium-I (166 МГц)
    • ОЗУ: 16 Mb
    • Свободного места на жестком диске: 50 Mb;
  2. Оптимальные требования:
    • Процессор: Celeron-633 (Pentium II или выше)
    • ОЗУ: 128 Mb
    • Свободного места на жестком диске: 50 Mb.

Программное обеспечение:

  • Microsoft Windows 95/98/Me/2000/XP (любая версия из перечисленных);
  • Microsoft Excel 2000/XP/2003 (вывод отчетов),
  • Microsoft Access 2000/XP/2003 (хранение информации),
  • Microsoft Outlook 2000/XP/2003 (для поддержки пользователей).

Примечание: программы Excel, Access, Outlook входят в комплект программ Microsoft Office и наиболее часто бывают установлены на компьютере.

Примечание: ОС Windows, программы Excel, Access, Outlook в комплект поставки программы «Экспресс-расписание» не входят.

Программа MS Excel необходима для печати отчетов, таких как основное и текущее расписание, лист замены и др. Возможно применение более ранних версий программы, однако, корректная работа в этом случае не гарантируется.

Программа MS Access используется для хранения расписания и оперативной выборки информации, поэтому ее наличие обязательно (либо компонента DAO360.dll, DAO360 используется только для связи программы с базой данных, входит в Access.)

Программа MS Outlook применяется только в том случае, если Вы пожелаете обратиться к разработчику и отослать базу данных для экспертизы и получения рекомендаций. В любом случае электронное письмо можно создать вручную в любом другом почтовом клиенте.

Для нормальной работы с программой необходим видеорежим с разрешением не менее 800х600 точек с глубиной цвета не хуже High Color.

Программа требует наличия на компьютере мыши. Работа без мыши невозможна.

ВНИМАНИЕ!

Программа должна быть установлена в папку на локальном жестком диске (регистрация на флеш невозможна).

Программа должна иметь «Доступ на запись» в ту папку, в которой она установлена (обычно c:\Program Files\Экспресс-расписание), иначе она не может быть зарегистрирована (введены коды регистрации), а также не будут сохранены документы в подпапке Документы. Доступ на запись нужен и в ту папку, где будет находиться база данных (по умолчанию она находится в папке Программы).

Если Вы используете операционную систему Windows 2000, либо XP или 2003, то либо необходимо иметь права Администратора при входе в систему при загрузке компьютера, либо необходимо пользователю предоставить права на запись в папку, где установлена программа «Экспресс-расписание».

Если у Вас нет прав на запись в папку, обратитесь к системному администратору учебного заведения.

2.4. Порядок установки программы

Программа нуждается в корректной установке. Простого копирования программы с одного диска на другой (при отсутствии некоторых компонентов в системе) будет недостаточно.

ВНИМАНИЕ! Если Вы производите переустановку программы после сбоя, то сделайте резервную копию файла базы данных: Сервис/Архивировать базу данных.

Порядок установки программы с компакт-диска:

  • Вставьте компакт-диск в дисковод, и автоматически запустится программа установки.
  • В появившемся окне с названием «Установка Экспресс-расписание» прочитайте Лицензионное соглашение и если Вы согласны, то установите флажок Я принимаю это соглашение, затем нажмите Далее;


Рис. 1. Установка программы «Экспресс-расписание».


Рис. 2. Окно выбора папки установки.

  • Проверьте папку установки, при необходимости измените (по умолчанию программа устанавливается в папку: «C:\Program Files\Экспресс-расписание»). Нажмите Начать – начнется копирование файлов, если какой-либо файл уже имеется на Вашем компьютере, то программа сообщит об этом, в большинстве случаев необходимо нажать Все поверх.


Рис. 3. Запуск Readme файла.

  • По окончании установки нажмите Ok.

Примечание 1: В Windows XP/2003 может возникнуть вопрос о сохранении нераспознанных версий файлов, ответьте утвердительно с тем, чтобы оставить эти файлы, а не восстанавливать исходные версии файлов из комплекта установки Windows.

Примечание 2: Если программа установки потребует перезагрузить компьютер, сделайте это. В версиях Windows 95/98/Me перезагрузка обязательна.

Примечание 3: Также появится окно программы Блокнот с файлом ReadMe, содержащим общую информацию о программе и папка с ярлыками для запуска программы «Экспресс-расписание».

2.5. Компоненты программы

При установке программа создает папки и устанавливает все необходимые файлы для ее корректной работы.

Папка для размещения программы выбирается при установке. По умолчанию предлагается папка:
C:\Program Files\Экспресс-расписание.

В этой папке размещаются файлы:

  • raspis.exe – программа,
  • raspis.mdb – база данных расписания,

а также создаются подпапки:

  • Шаблоны – для размещения шаблонов печатных форм отчетов,
  • Документы – для размещения созданных отчетов,
  • Веб-шаблоны – для размещения шаблонов веб-страниц,
  • WWW – для размещения веб-страниц расписания,
  • Zip – для размещения программы-архиватора,
  • Архив – для размещения архивов баз данных.

2.6. Запуск программы

При установке программы в главном меню Windows (меню Пуск) программа установки создает папку «Экспресс-расписание» (Пуск/Программы/Экспресс-расписание), в которой имеются ярлыки:

  • «Экспресс-расписание» – для запуска программы;
  • «Руководство пользователя» – документ Word;
  • «Справка Экспресс-расписание» – справочная система;
  • «Страница Экспресс-расписание» – для открытия страницы о программе (в Internet).

Для запуска программы выполните команду:

Пуск/Программы/Экспресс-расписание/Экспресс-расписание.

Появится окно регистрации программы:


Рис. 4. Регистрация программы «Экспресс-расписание».

2.7. Знакомство с программой в демонстрационном режиме

Программа позволяет работать в демонстрационном режиме, он включается нажатием кнопки Демонстрационный режим в окне Регистрация (см. Рис. 4.)

Демонстрационный режим – это режим, в котором используются уже заполненные справочники преподавателей, групп, аудиторий, а также нагрузки и т.п. Эти данные можно удалить или изменить. Вам доступны операции с основным и текущим расписанием, а также все отчеты. Однако, после закрытия программы созданные Вами данные не будут сохранены. В демонстрационном режиме также есть ограничения по количеству создаваемых строк в справочниках.

Вы можете, не регистрируя программу, ознакомиться со всеми ее возможностями.

Для ознакомления с программой рекомендуется попробовать все описанное в руководстве (кроме тех функций, которые недоступны) в демонстрационном режиме. Это облегчит процесс обучения работе с программой.

2.8. Регистрация программы

Программа снабжена системой защиты от несанкционированного копирования! Это сделано для защиты авторского права разработчика.

Для работы в программе «Экспресс-расписание» ее необходимо зарегистрировать. Незарегистрированная копия программы работает только в демонстрационном режиме.

Регистрация программы:

  • запустите программу и запишите исходный код продукта (Рис. 4.);
  • передайте исходный код по телефону горячей линии: 8 (8332) 47 31 47;
  • получите код ответа и введите его;
  • нажмите кнопку Регистрация.

Примечание: После регистрации программы рекомендуется записать на внешний носитель информации (дискету или флеш) файл raspis.ini, находящийся в папке программы (С:\Program Files\Экспресс-расписание). В этом файле сохранен код регистрации. В случае неисправностей с компьютером, Вы можете после ремонта и повторной установки программы вписать этот файл на прежнее место, и программа не будет запрашивать код регистрации при условии, что оборудование будет тем же.

При первом запуске программы всегда появляется окно Совет дня. Если Вы решили поэтапно и глубоко освоить программу, то при каждом запуске изучайте совет и закрывайте окно. Если советы Вам не требуются, то снимите флажок Показывать при запуске.


Рис. 5. Окно «Совет дня».

Внимание: при первом запуске зарегистрированной программы выполните команду: Справка/Регистрация программы, далее нажмите кнопку Регистрация.

После чего перезапустите программу.

2.9. Хранение информации в базе данных

Вся информация, с которой работает программа «Экспресс-расписание» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP/2003 (расширение файла *.mdb).

В файле базы данных хранится содержимое справочников, основное, текущее расписание, а также параметры расписания.

Программа автоматически создает и редактирует эту базу данных.

Более подробно работа с базой данных описана в пункте меню: 4. Работа с базой данных

При обновлении версии структура базы данных корректируется автоматически при первом запуске программы.

2.10. Окно программы, панели инструментов

Для работы программы открывается стандартное основное окно Windows. Внутри этого окна могут открываться вложенные окна, в которых размещаются компоненты программы, такие как планшет занятий, справочники, отчеты и т.п.


Рис. 6. Окно программы «Экспресс-расписание».

Управление программой осуществляется с помощью:

  • меню;
  • стандартной панели инструментов;
  • клавиатуры.

При запуске программы, открывается вложенное окно Планшет занятий (как показано на Рис. 6.). Оно является самым важным инструментом в работе диспетчера, поэтому оно всегда открывается по умолчанию.

В меню Вид можно:

  • вывести на экран необходимые панели инструментов
  • показывать нагрузки периода, проекта и т.д.
  • включить или выключить отображение статус-строки (она находится в нижней части основного окна, на Рис. 6. в ней выведено «База данных успешно создана…»).

Рекомендуется, чтобы на экране присутствовала стандартная панель инструментов


Рис. 7. Расположение Стандартной панели инструментов.

и статус-строка. В статус-строке в процессе работы программы выводятся сообщения о ходе выполнения команд, о невозможности их выполнения, различные подсказки, информация для сведения и т.п.

Во второй секции статус-строки


Рис. 8. Расположение «Рабочей даты».

выводится рабочая дата (см. 3.2. Параметры расписания) и номер недели, соответствующий рабочей дате.

В меню Вид имеется команда Обновить, которая позволяет обновить любое активное вложенное окно программы. Вложенные окна при их активизации обновляются автоматически, но при возникновении непредвиденных ситуаций можно использовать данную команду, чтобы снова прочитать содержимое базы данных и вывести данные на экран.

2.10.1. Панель инструментов «Стандартная».

Для отображения панели выполните:

Вид/Панели инструментов/Стандартная


Рис. 9. Панель инструментов «Стандартная».

1 – Планшет занятий – открывает окно «Планшет занятий». Это окно можно открыть с помощью клавиши F2 или Вид/Планшет занятий или Окно/Новое окно. Открывать можно не более 3-х окон. При открытии 4-го окна активизируется первое.

2 – Создать – создать новую базу данных расписания (см. 4. Работа с базой данных).

3 – Открыть – открыть базу данных расписания (см. 4. Работа с базой данных).

4 – Сохранить как – сохранить базу данных расписания в другом файле (см. 4. Работа с базой данных).

5 – Печать – получить печатную форму таблиц: справочников, отчетов (см. 3.3.4. Печать таблиц).

6 – Вырезать – команда для работы с буфером обмена.

7 – Копировать – команда для работы с буфером обмена.

8 – Вставить – команда для работы с буфером обмена.

9 – Отменить – отменить последнее действие (см. 2.10.6. Отмена и возврат последних действий).

10 – Возвратить – возвратить последнее действие (см. 2.10.6. Отмена и возврат последних действий).

11 – Журнал изменений – в нем фиксируются все назначения и отмены занятий и запретов основного и текущего расписания с указанием имени пользователя и даты и времени изменения за определенный период. (см. 3.11.12. Журнал изменений).

12 – Справочники – выводит на экран панель инструментов Справочники.

13 – Нагрузка – открывает справочник нагрузки (см. 3.4.15. Справочник нагрузки ).

14 – Журнал замен – открывает отчет Журнал замен занятий (см. 3.11.1. Журнал замен занятий).

15 – Лист проблем – открывает отчет Лист проблем (см. 3.11.2. Лист проблем).

16 – Выборка занятий – открывает окно Выборка занятий (см. 3.11.11. Выборка занятий).

17 – Помощь – вызывает справочную информацию о программе «Экспресс-расписание».

2.10.2. Панель инструментов Справочники.

Для отображения панели предназначена кнопка в панели инструментов Стандартная: (Справочники) или Вид/Панели инструментов/ Справочники.

Данная панель инструментов предназначена для удобной работы со справочниками. Каждая ее кнопка открывает какой-либо справочник, дублируя тем самым команды меню Справочники.

Рис. 10. Панель инструментов «Справочники».

1 – Преподаватели.

2 – Учебные группы.

3 – Аудитории.

4 – Дисциплины.

5 – Кафедры.

6 – Специальности.

7 – Типы аудиторий.

8 – Нагрузка.

9 – Праздничные дни.

2.10.3. Сервисные возможности программы.

В меню Сервис собраны команды для предоставления дополнительных удобств пользователю.

1. Калькулятор – открывается калькулятор из набора стандартных программ Windows.

2. Календарь.

3. Установить пароль. Для установки пароля необходимо его ввести, нажать Ok (или Enter), ввести заново и снова нажать Ok (или Enter). Для снятия пароля нужно проделать те же действия только оставить пустым поле для пароля. Пароль нельзя забывать, так как без пароля вход в программу будет невозможным.

2.10.4. Работа с вложенными окнами.

Программа «Экспресс-расписание» является Windows-приложением, она содержит вложенные окна.

Для работы с вложенными окнами имеется пункт меню Окно, в котором в последних строках перечислены открытые вложенные окна.

Для переключения в другое вложенное окно необходимо:

  • выбрать строку с названием нужного окна в пункте меню Окно;
  • щелкнуть по нужному окну (если оно видно);
  • нажать Ctrl+F6.

Для упорядочивания окон в пункте меню Окно предусмотрены следующие команды:

  • Каскад
  • Расположить горизонтально
  • Расположить вертикально.

2.10.5. Получение справочной информации.

Чтобы получить справку о программе можно воспользоваться:

  1. Справочной системой, вызываемой нажатием клавиши F1 или с помощью пункта меню Справка или кнопкой Помощь в различных окнах.
  2. Советами дня (Справка/Советы дня).
  3. Руководством пользователя.
    (Пуск/Экспресс-расписание/Руководство пользователя).
  4. Обучающий фильм
    • Мой компьютер/Дисковод компакт-дисков/SAFlashPlayer/Закройте окно.
    • Мой компьютер/Дисковод компакт-дисков/Экспресс-расписание 1 часть. (затем 2 часть, 3 часть).

В случае возникновения сложных вопросов, ответы на которые Вы не можете найти в справочной системе воспользуйтесь круглосуточной линией поддержки данного программного обеспечения по телефону: 8 (8332) 47-31-47.

2.10.6. Отмена и возврат последних действий

В программе предусмотрена возможность отмены последних действий и возврата отмененных действий.

Могут быть отменены действия следующих типов:

  • автоматическое составление и удаление основного расписания;
  • создание и удаление текущего расписания;
  • операции с занятиями и запретами в планшете расписания (назначение, замена занятия, кабинета, преподавателя, отмена занятия, установка или снятие запрета).

Отменяются все действия, которые были выполнены в текущем сеансе работы с программой. При загрузке программы список последних действий будет пуст. Если после отмены последнего действия было выполнено какое-либо действие, то вернуть отмененное ранее действие будет невозможно.

Примечание: При работе со справочниками последние действие не отменяются.

2.10.6.1. Отменить последнее действие возможно одним из способов:
  • на Стандартной панели инструментов нажав кнопку - Отменить;
  • в меню Правка/Отменить;
  • комбинация клавиш Alt+← (Back Space).

2.10.6.2. Вернуть последнее действие возможно одним из способов:
  • на Стандартной панели инструментов кнопка - Возвратить;
  • в меню Правка/Вернуть;
  • клавиша F4.

3. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ

3.1. Порядок работы с программой

В начале работы на этапе освоения программы рекомендуется ознакомиться с демонстрационной базой данных и познать на ее примере все этапы работы с программой. Это позволит Вам в дальнейшем лучше адаптировать программу для Вашего учебного заведения, использовать больше возможностей и предвидеть опасности.

После ознакомления с демонстрационной базой данных Вы создаете новую базу данных и начинаете с ней работу по тому алгоритму, который указан ниже.

Этапы работы с программой:

3.2. Параметры расписания

Параметры расписания регламентируют работу всех компонентов программы «Экспресс-расписание». Чтобы открыть окно параметров:

1 вариант: щелкнуть мышью по рабочей дате в строке состояния основного окна расписания;


Рис. 11. Пример «Параметры расписания, (1 вариант)».

2 вариант: Сервис/Параметры;

3 вариант: Вид /Параметры.

3.2.1. Вкладка Общие


Рис. 12. Окно «Параметры / Общие».

  • Рабочая дата – дата, которая используется по умолчанию, на которую рассчитываются итоги по количеству учебных часов (не включая рабочую дату). Параметры установки рабочей даты:
  • Следующий рабочий день – дата при загрузке программы будет установлена на следующий рабочий день (исключая воскресенье, и субботу при 5-ти дневной неделе);
  • Текущая дата – при загрузке программы рабочей датой становится текущая дата (т.е. дата сегодня);
  • Устанавливать вручную – рабочая дата не будет изменяться автоматически – только вручную в окне параметров;

Для изменения даты, нажмите на раскрывающийся список, и установите необходимое значение.

  • Учебный период – период расписания: определяет период, для которого будет создаваться основное и текущее расписание. Период является ориентировочным и берется лишь за основу. (Например: при создании проекта расписания). Пользователь имеет возможность изменить этот период перед выполнением соответствующих операций. Рекомендуется в качестве периода установить период семестра.
  • Интерфейс:
  • Запретить изменения в основном расписании – при установленном флажке изменения в основном расписании невозможны, т.е. нельзя будет назначить, заменить, отменить занятие, установить, снять запрет, создать и удалить расписание. Флажок устанавливается автоматически при создании текущего расписания, чтобы защитить пользователя от ошибок, т.к. удаление или изменение основного расписания сделает невозможным, например, формирование журнала замен.
  • Всегда предлагать выбор аудиторий – при установленном флажке окно диалога для выбора аудитории появляется каждый раз при назначении или замене занятия, при снятом флажке это окно будет появляться только в случае, если программа не имеет возможности подобрать аудиторию (см. 3.7.1. Назначение / замена занятий).

3.2.2. Вкладка Расписание

На вкладке представлены параметр основного расписания, используемые в дальнейшем всеми компонентами программы.


Рис. 13. Окно «Параметры / Расписание».

  • Период основного расписания – 1, 2, 3 или 4 недели, в пределах которых будет автоматически (или вручную) составлено основное расписание. (по умолчанию 2 недели).
  • Неделя – есть возможность выбрать 5-ти или 6-ти дневную рабочую неделю. Тип недели влияет на расчет плановых показателей выполнения нагрузки в день.
  • Автоматически назначать занятия на пары – автоматика основного расписания будет назначать занятия, указанные в нагрузке, в указанном периоде. Например, при 5-ти дневной неделе это может быть с 1-й пары по 5-ю, при 6-ти дневной – с 1-й по 4-ю, при нескольких сменах с 1-й по 7-ю. Нужное значение установите в строке:
  • Разрешить использование нулевых пар – если флажок установлен, то в планшете можно увидеть нулевую пару и использовать ее для назначения занятий. При отсутствии флажка минимальный номер пары 1.
  • Количество подгрупп – максимально возможное для использования количество подгрупп (максимум 10).
  • Занятий в день одного предмета – при автоматическом составлении основного расписания рассчитывается, сколько максимально можно назначать занятий каждой нагрузки в день, если значение данного параметра «по расчету» (чаще всего, одно занятие в день). Если выбрать «По расчету +1», то рассчитанное количество занятий увеличивается на 1 занятие в день. При установке параметра «Без ограничений» при составлении основного расписания не проверяется количество занятий в день одного предмета. Если автоматически расписание не составляется, то можно увеличить допуск, выбрав «+1», однако, лучшие результаты получаются при выборе параметра «По расчету».
  • Приоритет аудиторий – при составлении расписания или замене занятий программа будет выбирать аудиторию в первую очередь, подходящую преподавателю, либо группе. Предпочитаемые аудитории выбираются соответственно из справочника преподавателей или групп.

3.2.3. Вкладка Интерфейс

На вкладке собраны параметры отвечающие за ведение диалога программы с пользователем, за отображение данных.


Рис. 14. Окно «Параметры / Интерфейс».

  • Подтверждение при… – галочки отмечают те действия пользователя, при выполнении которых компьютер будет задавать вопрос, например, «Назначить занятие?» и два варианта ответа: «Да» и «Нет». При снятии галочек таких вопросов не задается, а действие сразу же выполняется. По умолчанию все флажки будут сняты.

    Примечание: любое действие с занятиями можно отменить кнопкой Отменить в панели инструментов,

  • По умолчанию предлагать – этот параметр дополняет выше описанный, он устанавливает кнопку, выбираемую по умолчанию. Более удобно здесь установить «Да», но если Вы опасаетесь случайных нажатий, выберите «Нет». После установки программы ответ по умолчанию «Нет».
  • Показывать занятость при выборе нагрузок – для назначения занятия Вы будете выбирать строку в Таблице нагрузок. В то время, как Вы будете выбирать нужную строку, программа Вам покажет занятость сопутствующего объекта, указанного в нагрузке. Например, если Вы открыли расписание преподавателя и необходимо назначить ему занятие, то оранжевым цветом будут показана занятость группы, указанной в выбранной таблице нагрузки преподавателя


Рис. 15. Пример «Занятость при выборе нагрузок».

  • Запрашивать причины запретов для ведения табеля – наличие флажка приведет к необходимости при установке запрета выбирать его причину, например, «Нетрудоспособность (болезнь)», это позволит автоматизировать ведение табеля учебных занятий, с использованием условных обозначений табеля. (Б – болезнь).
  • Подчеркивать занятия при выделении ячейки – при установленном флажке при выделении ячейки будут подчеркиваться занятия той же нагрузки. При снятом флажке они будут подчеркнуты только при щелчке по маркеру ячейки. Подчеркивание одинаковых занятий наглядно показывает в какие дни назначены такие занятия.


Рис. 16. Пример «Подчеркивание одинаковых занятий».

  • Быстрый поиск в открывающихся списках – при установленном флажке, если, например, начать набирать в поле со списком фамилию преподавателя, то фамилия автоматически дописывается и выбирается из списка, в то же время открывается соответствующее расписание. При снятом флажке поле со списком работает в стандартном режиме, т. е. необходимо после набора первых букв фамилии нажать кнопку ↓ (вниз) для поиска строки в списке, либо пользоваться мышью.

3.2.4. Вкладка Учебное заведение


Рис. 17. Окно «Параметры / Учебное заведение».

На этой вкладке представлены поля и переключатели, определяющие параметры учебного заведения и печати отчетов:

  • Наименование учебного заведения и его адрес.
  • Должность и Ф.И.О. руководителя учебного заведения. Флажок печатать УТВЕРЖДАЮ разрешает или запрещает печать грифа руководителя. (Например: в стандартном шаблоне, печать грифа выводится в верхней части расписания)
  • Должность и Ф.И.О. лица, ответственного за составление расписания. Флажок печать подписи ответственного лица разрешает или запрещает печать в документах подписи.
  • Печатать время занятий – при установленном флажке графа время занятий добавляется в печатные формы расписаний, заполняется из справочника Время занятий.
  • Удалять пустые строки – удаляются строки на 0-е и последние пары (больше 4), не занятые занятиями в расписании дня, чтобы сделать распечатку компактнее по вертикали.
  • Секций по горизонтали в расписании дня – по умолчанию 4, что оптимально для 2-х подгрупп и листа формата А4. При большем количестве подгрупп можно уменьшать это значение.

3.3. Справочники

Справочники содержат информацию об однородных объектах, используемых программой «Экспресс-расписание». Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники.

Чтобы открыть любой справочник, необходимо:

1 вариант: открыть меню справочники, далее выбрать нужный

2 вариант: нажать кнопку (Справочники), появится панель инструментов Справочники, в которой можно выбрать нужный справочник.

Справочники рекомендуется заполнять в следующей последовательности:

  • кафедры;
  • специальности;
  • типы аудиторий;
  • аудитории;
  • преподаватели;
  • типы групп;
  • виды обучения;
  • учебные группы;
  • студенты;
  • дисциплины;
  • праздничные дни;
  • время занятий;
  • причины запретов;
  • типы занятий;
  • проекты расписания;
  • нагрузка.

Основное правило этой последовательности таково: сначала заполняются те справочники, информация которых используется при заполнении других справочников, поэтому, сначала заполняются справочники, содержащие группы элементов: кафедры, специальности, типы аудиторий, затем наиболее простые справочники: аудитории, преподаватели, учебные группы. Порядок последних справочников определяется тем, что аудитории необходимы для заполнения и справочника преподавателей, и учебных групп, а преподаватели являются классными руководителями учебных групп, поэтому преподавателей вводят раньше.

Справочник праздничных дней можно заполнить в любое время, но обязательно до ввода нагрузки (чтобы правильно рассчитать количество занятий на 2 недели). Справочник причин запретов можно заполнять до установки запретов, а справочник времени занятий – до распечатки отчетов.

Справочник Студенты можно заполнять в последнюю очередь, так как данные этого справочника не используются при составлении расписания.

3.3.1. Работа со справочниками

Данный раздел содержит сведения о том, как выполнить действия с элементами справочника. Здесь рассматривается, как добавить, изменить, скопировать, удалить строку справочника.

Все действия со справочниками выполняются с помощью:

  • панели инструментов окна справочника
  • клавиш и комбинаций клавиш на клавиатуре.

1. Добавить строку:

  • щелкните кнопке Новая строка или нажмите на клавиатуре клавишу Insert;
  • откроется окно диалога, в котором необходимо заполнить все имеющиеся поля. В данном окне могут быть поля следующих типов:
    • – текстовое поле: в это поле необходимо ввести текст или число с клавиатуры, щелкните внутрь поля и введите текст.
    • – поле со списком: содержимое этого поля выбирается из списка. Для открытия списка необходимо нажать кнопку: , в раскрывшемся списке щелкнуть по нужной строке;
    • – дата: может быть введена с помощью цифр на клавиатуре, либо выбрана из календаря. Для открытия календаря щелкните по кнопке , в открывшемся календаре выберите нужную дату;

    • – флажок. Установленный флажок – это «Да» или «Истина», нет флажка – «Нет» или «Ложь»;
  • для сохранения результатов нажмите Ok.

Примечание 1: Если Вы отказываетесь от добавления строки – закройте окно или щелкните по кнопке Отмена, на вопрос «Сохранить изменения?» выберите ответ: «Нет».

Примечание 2: если Вы не заполните реквизиты в окне, которые являются обязательными, программа сообщит Вам об этом и не позволит добавить строку без этих реквизитов.

Примечание 3: если Вы пытаетесь добавить строку, а содержимое ключевого реквизита совпадает с содержимым уже имеющейся строки, то программа не позволит сохранить новую строку. Например, пытаетесь добавить преподавателя с такой же фамилией, именем и отчеством.

Пример добавления строки:


Рис. 18. Пример добавления строки 1


Рис. 19. Пример добавления строки 2

2. Изменить строку:

  • выделите нужную строку с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры (клавиш со стрелками);
  • выполните двойной щелчок по нужной строке или нажмите Enter (или кнопку Изменить (открыть));
  • в появившемся окне измените нужные поля;
  • щелкните Ok для сохранения изменений или Отмена для того, чтобы оставить строку без изменений.

Пример изменения строки:


Рис. 20. Пример изменения строки 1


Рис. 21. Пример изменения строки 2

3. Скопировать строку:

  • выделите строку, которую необходимо скопировать с помощью щелчка мыши или с помощью клавиш на клавиатуре;
  • щелкните по кнопке (Копировать строку) или нажмите F9;
  • в появившемся окне проверьте или измените реквизиты;
  • щелкните Ok для сохранения новой строки или Отмена для того, чтобы отказаться от добавления новой строки.

4. Удалить строку:

  • выделите строку, которую необходимо удалить с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры;
  • щелкните по кнопке (Удалить строку) или нажмите Delete,
  • выберите Да.

Примечание 1: если Вы отказываетесь от удаления строки выберите Нет.

Примечание 2: Если Вы пытаетесь удалить строку, содержимое которой используется в других справочниках, то программа не позволит вам этого сделать. Вы можете только изменить ее содержимое.

Примечание 3. Можно удалить сразу несколько строк, для этого сначала необходимо выделить нужные строки (см. 3.3.2. Выделение строк в таблицах).

Примечание: Отмена последних действий при работе со справочниками не предусмотрена. Будьте осторожны при удалении строк. Вернуть их невозможно. Можно только создать заново.

В справочниках можно выделять некоторые строки, например, для вывода их на печать (см. 3.3.2. Выделение строк в таблицах).

Имеется возможность сортировать справочник по содержимому любой графы (см. 3.3.3. Сортировка таблиц), щелкая мышью по заголовкам граф.

3.3.2. Выделение строк в таблицах

Таблицы в программе используются для отображения содержимого справочников и отчетов (также аналогичная таблица используется для отображения нагрузки в окне Планшет занятий).

Некоторые операции в списках можно выполнять сразу с несколькими строками, например, удаление, печать. Для этого нужные строки необходимо выделить.

  1. Выделить одну строку:
    • 1 вариант: выберите строку с помощью мышки;
    • 2 вариант: с помощью клавиш-стрелок на клавиатуре выберите нужную строку.

      Выделенная строка будет обозначена более интенсивным цветом, чем другие.

  2. Выделить несколько последовательных строк:
    • 1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Shift, щелкните по последней строке;
    • 2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Shift, нажимайте клавиши-стрелки на клавиатуре.
  3. Выделить несколько непоследовательных строк:
    • 1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Ctrl, щелкайте по другим необходимым строкам;
    • 2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Ctrl, клавишами-стрелками вверх или вниз выберите следующую строку и нажмите Пробел и так далее.


Рис. 22. Пример выделения нескольких ячеек.

Примечание: не все таблицы поддерживают выделение нескольких строк, а только те, в которых предусмотрены групповые операции.

3.3.3. Сортировка таблиц

Для сортировки таблицы по какой-либо графе необходимо щелкнуть на заголовке этой графы. Повторный щелчок сортирует таблицу по данной графе, но в обратном порядке.

Например: чтобы сортировать список преподавателей по фамилиям, щелкните по заголовку графы «Фамилия И. О.»

Сортировать можно таблицы отчетов, справочников, а также таблицу нагрузки в окне Планшет занятий.

Таблицы некоторых отчетов при их формировании уже отсортированы соответствующим образом, возможно даже по содержимому нескольких граф. Например, анализ нагрузки – в порядке убывания нагрузки за семестр.


Рис. 23. Окно «Анализ нагрузки преподавателей».

3.3.4. Печать таблиц

Печатная форма справочников и отчетов выполняется с помощью программы Microsoft Excel. То есть информация из программы «Экспресс-расписание» передается в программу Microsoft Excel и далее пользователь может использовать все возможности последней программы для форматирования документов, их редактирования и оформления.

Для печати таблицы необходимо:

  • установить курсор в нужную таблицу (если в текущем окне несколько таблиц);
  • если необходимо печатать не все строки отчета, то выделите нужные (см. 3.3.2. Выделение строк в таблицах);
  • нажмите кнопку (Печать) или Файл/Печать или Ctrl+P;
  • выберите Да;
  • в большинстве отчетах далее открывается окно для выбора граф, которые необходимо включить в печатную форму. Поставьте флажки напротив нужных граф, нажмите Ok. Это позволяет из одного отчета получить несколько разных печатных документов.


Рис. 24. Окно выбора граф печати «Справочника нагрузки».

  • Далее открывается программа Microsoft Excel, в которой автоматически открывается нужный шаблон и формируется печатная форма.


Рис. 25. Окно печати «Справочника нагрузки».

  • По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите Ok и активным станет окно программы Microsoft Excel, в котором Вы можете редактировать рабочую книгу и распечатать на бумаге, нажав (в окне Excel) кнопку (Печать).

По завершении печати сформированный отчет автоматически сохраняется в программе Excel. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (c:\Program Files\Экспресс-расписание\Документы). Тип всех файлов – рабочая книга Excel (расширение файла *.xls).

Имена файлов разным типам отчетов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив отчет вручную. В составе некоторых имен файлов, например, в расписание на день указывается также и дата. Если один и тот же отчет (за одну и ту же дату) был сформирован дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра. Например: Расписание на день 01.09.2007_(1).xls.

3.3.4.1. Работа с шаблонами

При формировании печатных форм используются шаблоны, которые находятся в подпапке Шаблоны, находящейся в папке программы. Пользователь может менять формы шаблонов по своему усмотрению – тогда и печатные формы будут выглядеть точно так же. Однако, при внесении изменений в шаблоны нельзя забывать, что программа «Экспресс-расписание» при выведении информации в таблицу Excel ориентируется на ячейки с определенными адресами, поэтому структура шаблона должна оставаться неизменной, а можно менять только формат ячеек.

Для редактирования шаблона откройте С:\Program Files\Экспресс-расписание\Шаблоны, выберите нужный шаблон и щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите команду Открыть. После редактирования сохраните шаблон, проверьте печать отчета.

Если при формировании отчета шаблон по каким-либо причинам отсутствует, то печать может быть выполнена без шаблона, но тогда необходимых элементов оформления в таблице Excel не будет (может и не быть некоторого постоянного текста, если он должен был находиться в шаблоне).

3.3.5. Импорт данных

В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники:

  • из программы «Директор» фирмы Аверс;
  • из таблиц Microsoft Excel (формата *.xls)
  • из документа формата *.tхt
  • из файлов формата *.csv
  • из файлов Microsoft Word (формата *.doc)
  • из файлов Microsoft Access (формата *.mdb)


Рис. 26. Окно «Импорт».

Импорт из программы «Директор»:

Если Вы используете программу «Директор», то данные, внесенные ранее, можно не набирать заново с клавиатуры, а автоматически загрузить в справочники программы «Экспресс-расписание».

В остальных случаях, если у Вас уже есть в компьютере, например, список преподавателей, то его можно автоматически импортировать в программу, а не набирать заново. Также можно поступить и со всеми другими справочниками.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите файл базы данных программы «Директор», то есть SCHOOL.DBC
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник преподавателей, графа «Фамилия И.О.» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все фамилии вместе с инициалами должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить одного преподавателя от другого.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из программы Excel:

При импорте из программы Excel программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Другими словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее, не поправляя ничего в таблицах Excel.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите файл Excel.
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник преподавателей, графа «Фамилия И.О.» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все фамилии вместе с инициалами должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить одного преподавателя от другого.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из документа формата *.tхt:

При импорте из документа формата *.tхt программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в начале документа. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовка граф. Название графы должно быть тем же, что и в справочнике. При импорте из документа формата *.tхt можно заполнить только одну графу справочника.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите файл формата *.tхt
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник преподавателей, графа «Фамилия И.О.» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все фамилии вместе с инициалами должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить одного преподавателя от другого.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

Пример документа формата *.tхt для импорта:


Рис. 27. Пример документа формата *.tхt


Рис. 28. Пример импорта документа формата *.tхt

Импорт из программы из файлов формата *.csv:

При импорте из документа формата *. csv программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в первой строке документа, перечисленные через запятую. Данные должны содержаться в остальных строках, в том же порядке, что и в заголовке. В двойных кавычках могут быть разделители, но это будет один элемент данных. Названия графы должны быть теми же, что и в справочнике.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите файл формата *.csv
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник преподавателей, графа «Фамилия И.О.» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все фамилии вместе с инициалами должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить одного преподавателя от другого.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из файлов Microsoft Word (формата *.doc):

При импорте из документа формата *.doc программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в первой строке таблицы документа. Остальные данные также должны располагаться в таблице. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф. Названия графы должны быть теми же, что и в справочнике.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите файл Microsoft Word (формата *.doc)
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник преподавателей, графа «Фамилия И.О.» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все фамилии вместе с инициалами должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить одного преподавателя от другого.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из файлов Microsoft Access (формата *.mdb):

Импорт из документа формата *.mdb может производится при переходе на новый учебный год. Данные о преподавателях, студентах, кафедрах и т.д. будет легче ввести из старой базы данных, чем заново заполнять новую.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите файл Microsoft Access (формата *.mdb)
  • нажмите кнопку Открыть.
  • В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник преподавателей, графа «Фамилия И.О.» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все фамилии вместе с инициалами должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить одного преподавателя от другого.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников, в основе которой лежит правило «от простого к сложному». Сначала заполняйте наиболее простые справочники, а затем те, которые ссылаются на предыдущие. Так, например, раньше нужно заполнить справочник специальностей, а позже справочник групп.

Последовательность импорта:

  • Праздничные дни,
  • Причины запретов,
  • Время занятий,
  • Кафедры,
  • Дисциплины,
  • Типы аудиторий,
  • Специальности,
  • Аудитории,
  • Преподаватели,
  • Группы,
  • Нагрузка.

3.4. Заполнение справочников

3.4.1. Кафедры

В справочнике перечисляются кафедры учебного заведения. Справочник служит для группировки преподавателей.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Преподаватели/Кафедры

2 вариант: (Кафедры).


Рис. 29. Окно «Справочник Кафедры».

Справочник содержит графу:

  • Наименование – записывается наименование кафедры.(максимум 50 символов, обязательное поле)

3.4.2. Специальности

В справочнике указываются специальности, имеющиеся в учебном заведении.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учебные группы/Специальности

2 вариант: (Специальности).


Рис. 30. Окно «Справочник Специальности».

Справочник содержит графы:

  • Код – записывается 6-ти значный цифровой код специальности в соответствии с государственным классификатором. (максимум 6 символов)
  • Наименование специальности – записывается полное название специальности. (максимум 50 символов, обязательное поле)
  • Сокращение – записывается несколько символов, которые будет идентифицировать специальность. (максимум 30 символов, обязательное поле)

3.4.3. Типы аудиторий

Для каждого занятия может подходить несколько аудиторий нужного типа, в программе для большей вариативности удобней указывать тип аудитории, нежели ее конкретный номер. Это облегчает процесс составления расписания.

Программа подбирает для каждого занятия аудиторию из нужного типа. (Пример: общего пользования, спортзал, компьютерный класс)

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Аудитории/Типы аудиторий

2 вариант: (Типы аудиторий).


Рис. 31. Окно «Справочник Типов аудиторий».

Справочник содержит графы:

  • Наименование – записываются типы аудиторий. (максимум 20 символов, обязательное поле)
  • Сокращение – записывается сокращенное название аудиторий. (максимум 2 символа, обязательное поле)

3.4.4. Аудитории

Справочник содержит перечень аудиторий, имеющихся в учебном заведении. Количество аудиторий соответствует тому резерву, который может быть использован при составлении расписания. Если в аудитории одновременно проводиться несколько занятий, то аудитория должна быть представлена в справочнике несколькими строками (Например: СЗ1, СЗ2), а тип аудиторий должен быть одинаковый.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Аудитории

2 вариант: (Аудитории).


Рис. 32. Окно «Справочник Аудитории».

Справочник содержит графы:

  • Аудитория – записывается номер аудитории (кабинета). (максимум 10 символов, обязательное поле)
  • Тип аудитории – выбирается тип аудитории.
  • Примечание – записывается дополнительная информация, можно указывать наименование учебного кабинета. (максимум 20 символов)
  • Вместимость, человек – записывается максимально возможное количество учащихся. (максимум 4 символа)
  • Открытие – записывается начало работы кабинета.
  • Закрытие – записывается окончание работы кабинета.

3.4.5. Преподаватели

Список преподавателей, работающих в учебном заведении, совместителей. Для вакантных часов можно создавать строку «Вакансия1», «Вакансия2» или «Вакансия ОБЖ» и т.д.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Преподаватели/Преподаватели

2 вариант: (Преподаватели).


Рис. 33. Окно «Справочник Преподаватели».

Справочник содержит графы:

  • Табельный номер – указывается табельный номер преподавателя.
  • Фамилия И.О. – записывается полное ФИО преподавателя. (максимум 30 символов, обязательное поле)
  • Кафедра – выбирается кафедра из списка кафедр, на которой работает преподаватель.
  • Аудитория – выбирается предпочитаемая преподавателем аудитория (обязательная аудитория указывается в справочнике нагрузки). Предпочитаемая аудитория автоматически выбирается программой, если она подходит для данного занятия по типу и свободна.
  • Примечание – записывается любая дополнительная информация. Поле можно оставлять пустым. (максимум 50 символов)

3.4.6. Типы групп

В справочнике указывается тип группы. Учебные группы могут быть классифицированы по различным признакам, например, по источнику финансирования. В программе имеется отчет о выполнении нагрузки в разрезе типов групп.

Справочник открывается: Справочники/Учебные группы/Типы групп


Рис. 34. Окно «Справочник Типы групп».

Справочник содержит графы:

  • Наименование – записывается тип группы. (максимум 50 символов, обязательное поле)
  • Примечание – записывается дополнительная информация. (максимум 150 символов)

3.4.7. Виды обучения

Необходим для заполнения формы 2-НК.

Справочник содержит виды обучения, они используются в справочнике групп.

Справочник открывается:

Справочники/Учебные группы/Виды обучения


Рис. 35. Окно «Справочник Виды обучения».

Справочник заполняется автоматически и нет необходимости добавлять в него строки.

Справочник содержит графы:

  • Наименование – записываются виды обучения согласно формы 2-НК. (максимум 50 символов, обязательное поле)
  • Примечание – записывается дополнительная информация. (максимум 150 символов)

3.4.8. Учебные группы

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учебные группы/Учебные группы

2 вариант: (Учебные группы).


Рис. 36. Окно «Справочник Учебные группы».

Справочник содержит графы:

  • Специальность – выбирается специальность из списка.
  • Курс – записывается номер курса (цифра от 1 до 5).
  • Группа – записывается сокращенное название учебной группы. (например: Б-23)
  • Аудитория – поле, где выбирается предпочитаемая группой аудитория.
  • Классный руководитель – выбирается классный руководитель из списка преподавателей.
  • Вид обучения – выбирается вид обучения группы.
  • Тип группы – выбирается тип группы.
  • Выпускная – ставится флажок, если группа обучается последний учебный год.
  • Примечание – записывается любая дополнительная информация. Поле можно оставить незаполненным. (максимум 50 символов)

Примечание: в музыкальных училищах для индивидуальных занятий в справочнике групп в наименовании группы указывается ФИО студента.

3.4.9. Студенты

Справочник открывается:

Справочники/Учебные группы/Студенты


Рис. 37. Окно «Справочник Студенты».

Справочник содержит графы:

  • Фамилия (максимум 50 символов, обязательное поле), Имя, Отчество, Пол, Дата рождения.
  • Группа – выбирается группа, в которой обучается студент.
  • П/г – записывается подгруппа, в которой обучается студент. (0 – ставится в том случае, если группа не делится на подгруппы).
  • Удостоверения личности – записывается информация из паспорта (или другого документа). (максимум 100 символов)
  • Примечание – записывается дополнительная информация о студенте. (максимум 100 символов)

3.4.10. Дисциплины

Справочник содержит перечень дисциплин по тем специальностям, которые используются в учебном заведении.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Дисциплины

2 вариант: (Дисциплины).


Рис. 38. Окно «Справочник Дисциплины».

Справочник содержит графы:

  • Код – записывается цифровой код дисциплины по учебному плану специальности.
  • Наименование – Обязательное поле. В это поле записывается название дисциплины, которое будет отображаться в готовом (отпечатанном) расписании (на экране компьютера).
  • Полное наименование – по желанию можно записать полное название дисциплины.

3.4.11. Праздничные дни

Содержит праздничные дни, утвержденные по законодательству, а также может содержать и любые другие дни, в которые учебное заведение полностью не будет осуществлять учебный процесс. Справочник может быть создан автоматически при создании базы данных. Текущее расписание на указанные дни не создается. В основном расписании расчет количества часов производится с учетом «выпадающих» дней.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Праздничные дни

2 вариант: (Праздничные дни).


Рис. 39. Окно «Справочник Праздничные дни».

Справочник содержит графы:

  • День, Месяц – записывается дата праздничного дня. (обязательное поле)
  • Наименование – записывается название праздника. (максимум 50 символов)

Примечание: справочник не содержит поля «год», так как праздничные дни в любой год одинаковые, а дни переноса праздничного дня можно корректировать в начале учебного года.

3.4.12. Время занятий

Справочник содержит расписание звонков, используется при распечатке расписания.

Справочник открывается: Справочники/Время занятий


Рис. 40. Окно «Справочник Время занятий».

Справочник содержит графы:

  • Номер пары – записывается порядковый номер занятия.
  • Время – записывается время начала и окончания занятий.

Примечание: если между занятиями есть перерыв, то время должно быть записано в формате:

8.00-8.45

8.50-9.35

Если между занятиями нет перерыва, то следует указать время в формате:

9.00-9.20

3.4.13. Причины запретов

Справочник содержит причины запретов назначения занятий, то есть причины отсутствия преподавателей, групп, аудиторий. Указание в расписание причины позволяет диспетчеру фиксировать ситуацию, а также автоматизировано создавать табель учета рабочего времени по преподавателям. Метки запретов устанавливаются в те ячейки расписания, в которых нельзя назначить занятии. Запреты бывают либо на 1 пару, либо на весь учебный день.

Справочник открывается: Справочники/Причины запретов


Рис. 41. Окно «Справочник Причины запретов».

Справочник содержит графы:

  • Наименование – записывается причина запрета. (максимум 50 символов, обязательное поле)
  • Табель – записывается сокращение, которое будет указываться в табеле. Например: Временная нетрудоспособность в табеле будет отображена буквой «Б», в соответствии с правилами ведения табеля. (максимум 2 символа)

    Примечание: если не заполняется в табеле, то оставить пустым.

  • Весь день – записывается Да (ставится флажок), если преподаватель отсутствует полный рабочий день.
  • Рабочий день – записывается Да (ставится флажок), если этот день является рабочим (Пример: преподаватель находится в командировке) – для подсчета рабочих дней в табеле.

3.4.14. Типы занятий

Содержит возможные типы занятий, используется в справочнике нагрузки. Одной нагрузке может соответствовать один тип занятия. Имеет отчет о выполнении учебной нагрузки в разрезе типов занятий.

Справочник открывается: Справочники/Типы занятий


Рис. 42. Окно «Справочник Типы занятий».

Справочник содержит графы:

  • Наименование – записывается тип занятия (максимум 50 символов, обязательное поле).
  • Примечание – записывается любая дополнительная информация (максимум 150 символов).

3.4.15. Справочник нагрузки

Справочник нагрузки содержит записи об учебной нагрузке групп и преподавателей, соответствующие учебному плану и тарификации. Этот справочник является основополагающим для автоматизированного или ручного составления расписания, а также для составления отчетности. Назначение и замена занятий производятся исходя из справочника нагрузки. Подсчет количества выданных часов осуществляется также в разрезе записей справочника нагрузки.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Нагрузка

2 вариант: (Нагрузка).

Примечание: при открытии справочника в нем автоматически открывается нагрузка преподавателя, группы или аудитории, расписание которого было открыто в планшете занятий.


Рис. 43. Окно «Справочник Нагрузка».

Окно справочника состоит из следующих элементов:

1 - Панель инструментов – содержит кнопки управления справочником, переключатель типа объекта (П, Г, А), раскрывающийся список для выбора объекта справочника (конкретного преподавателя, группы или аудитории).

2 - Таблица – В ней находится содержимое справочника.

3 - Информационная панель – В этом поле отображаются итоговые данные по таблице

В нижней части таблицы (Рис. 43) обозначаются связанные нагрузки.

Выбор преподавателя, группы или аудитории, за которыми закреплена нагрузка, осуществляется с помощью панели инструментов:

- щелчок по букве П (Г или А) переключает тип объекта: Преподаватель, Группа, Аудитория;

- щелчок по кнопке раскрывает список, в котором можно выбрать нужного преподавателя, группу или аудиторию, при этом в справочнике будут выбраны только соответствующие этому преподавателю записи.

Примечание:

1. Если тип объекта – А (аудитория), то в справочнике выводится нагрузка аудитории в том случае, если аудитория была указан в графе Аудитория как обязательная.

2. Щелчок левой кнопкой мыши по букве П (Г или А) переключает в таком порядке П→Г→А; щелчок правой кнопкой – в обратном порядке: А→Г→П.

3. Для быстрого выбора нужного преподавателя (группы, аудитории) можно раскрыть список и набирать с клавиатуры первые символы.

Примечание: в программе сделан быстрый поиск в отрывающихся списках. При наборе первых букв, например, фамилии преподавателя сразу появляется наиболее подходящая строка списка. Эта возможность включается установкой флажка «Быстрый поиск в открывающихся списках» в окне Сервис/Параметры.

Справочник содержит графы:

  • Преподаватель – Обязательный реквизит, выбирается из списка.
  • Группа – Обязательный реквизит, выбирается из списка.
  • Подгруппа – Обязательный реквизит. Если нагрузка рассчитана на учебную группу в целом, то вводится 0 (группа полностью), если на половину группы, то ставиться 1 или 2 (номер подгруппы). (максимум 10 подгрупп).
  • Дисциплина – Обязательный реквизит.
  • Аудитория – Необязательный реквизит. Здесь указывается обязательная аудитория. Эта аудитория будет обязательно назначена при автоматическом составлении расписания (подразумевается, что другие аудитории не подходят для данной нагрузки). При ручном вводе аудитория будет предложена по умолчанию, но ее можно будет изменить.
  • Тип Аудитории – Обязательный реквизит. Указывается, в аудитории какого типа может быть назначено занятие. Если аудитория не указана в графе Аудитория, то подразумевается, что может быть назначена любая аудитория данного типа. Если аудитория указана, то ее тип устанавливается автоматически.
  • Всего часов – Обязательный реквизит. Всего часов в семестре. Занятия назначаются парами, поэтому количество часов должно быть в 2 раза больше, чем количество назначаемых занятий.
  • Вводить количество часов в 2 (1,3,4) недели – Обязательный реквизит. Если установлен этот флажок, то можно вводить вручную количество часов в 2 (1, 3, 4) недели. Если флажка нет, то производится расчет автоматически.
  • План в 2-х неделях (1, 3, 4) – Количество часов, необходимое в основном расписании в 2-х неделях (1, 3, 4) – рассчитывается автоматически на основании графы Всего часов, периода выполнения нагрузки и справочника праздничных дней.
  • Факт в 2-х неделях (1, 3, 4) – Количество часов фактически назначенных в основном расписании в 2-х неделях (1, 3, 4). Рассчитывается автоматически.
  • Начало и Окончание – Период выполнения нагрузки. Период используется для расчета количества часов в 2-х неделях основного расписания. При создании текущего расписания оно создается по конкретной нагрузке только в пределах данного интервала.
  • Назначать с другими дисциплинами – Этот переключатель доступен, если нагрузка назначается не в целой группе, а в подгруппе. Если Да (флажок установлен), то занятия данной нагрузки, назначенные в одной подгруппе можно назначать вместе с занятиями любых дисциплин, имющих в нагрузках аналогичный флажок. Если флажка нет, то в обеих подгруппах могут быть назначены только занятия одной учебной дисциплины. Важно понимать, что если хотя бы в одной из двух нагрузок нет данного флажка, то эти занятия не могут быть назначены на один и тот же час в одной группе в разных подгруппах.

Примечание: одновременно можно назначать только дисциплины, в нагрузках которых указаны разные номера подгрупп.

Пример:

Рис. 44. Пример назначения с другими дисциплинами.

У занятий назначенных первой парой флажок не стоит, а у занятий назначенных второй парой стоит.

  • Практика – Флажок говорит о том, что данная строка нагрузки является практикой. Практика бывает еженедельной (однодневной) и разовой, выполняемой 1 раз в семестре с прерывание учебного процесса по другим дисциплинам. Еженедельная (однодневная) практика включается в основное расписание, разовая практика должна быть помечена также флажком «Только в текущем расписании», она не включается в основное расписание, на ее период не создается и текущее расписание. Все плановые показатели основного и текущего расписания корректируются на период такой практики.
  • Только в текущем расписании – Если флажок установлен, то при автоматизированном создании основного расписания занятия по данной нагрузке не будут назначены.
  • Типы занятия – Выбирается один из типов занятий из справочника Типы занятий (Лекция, Практика, Семинар).
  • Примечание – записывается дополнительная информация.

Расписание для заочного отделения подробности см. 3.10. Ведение расписания различных форм обучения и этапов учебного процесса

Удаление всей нагрузки.

Для того, что удалить все строки из справочника нагрузки необходимо нажать кнопку (Удалить всю нагрузку) на панели инструментов.

Однако, если назначено хотя бы одно занятие в основном или текущем расписании (соответствующее любой из нагрузок) удаление не будет выполнено.

Копирование нагрузки на группы.

Если Вы ввели нагрузку одной группы, а у другой группы или нескольких групп нагрузка должна быть аналогичной, то Вы можете скопировать эту нагрузку на одну или несколько групп. Для этого:

  • выделите строки, которые нужно скопировать,
  • нажмите кнопку (Копировать на группы…),
  • в открывшемся окне выберите группы, на которые надо скопировать нагрузку:


    Рис. 45. Окно «Выбор групп».

    можно выбрать опцию Все группы, Выбор специальностей и тогда будет скопировано на группы выбранных специальностей, а можно выбрать Выбор групп и отметить флажками нужные группы, а также Выбор подгрупп и отметить подгруппы,

  • нажмите Ok.

Примечание: нагрузки таким способом не копируются на ту же группу, которая была указана в копируемой нагрузке.

Особенности работы с помощью клавиатуры.

Для удобства работы пользователя в окне справочника нагрузки предусмотрен переход вверх из таблицы нагрузок в раскрывающийся список объектов нагрузки (Преподавателей, Групп, Аудиторий) с помощью Esc и обратно – вниз – с помощью Enter. Клавиша Tab подходит для обоих случаев.

В таблице нагрузок и в раскрывающемся списке также есть возможность работать с помощью клавиатуры (см. 3.3.1. Работа со справочниками).

Анализ нагрузки.

В панели инструментов справочника нагрузки есть дополнительная кнопка (Анализ нагрузки), которая открывает отчет Анализ нагрузки преподавателей, групп или аудиторий в зависимости от выбранного типа объекта нагрузки в справочнике (П, Г, А).

Отчет содержит информацию о суммарном количестве учебных часов (см. 3.11.4. Анализ нагрузки)

Связать / разорвать нагрузки.

В панели инструментов справочника нагрузки есть кнопка (Связать/разорвать нагрузки). Она используется для назначения поточных занятий.

Предполагается, что занятие соответствующее этим нагрузкам назначено в одно и то же время, в одну аудиторию, одновременно для нескольких групп и преподавателей. Количество часов и другие параметры нагрузки (установленные или снятые флажки) у всех связанных нагрузок должны быть одинаковые.

При назначении такого поточного занятия, при выборе одной из связанных нагрузок занятие назначается и всем остальным связанным объектам.

Нагрузки связывают после их раздельного ввода в программу, но обязательно до назначения занятий.

Программа позволяет связать нагрузку с уже связанными между собой нагрузками.

Ошибочно связанные нагрузки можно разорвать.

Связать нагрузки:

В справочнике нагрузки:

  • выделить две или более строки.
  • нажать кнопку (Связать/разорвать нагрузки), появится диалоговое окно:

Рис. 46. Диалоговое окно «Связать нагрузки»

  • в диалоговом окне выбрать Да

Разорвать нагрузки:

  • выделить одну из связанных нагрузок
  • нажать кнопку (Связать/разорвать нагрузки), появится диалоговое окно:


Рис. 47. Диалоговое окно «Отсоединить нагрузку»

  • в диалоговом окне выбрать Да


Рис. 48. Окно «Связанные нагрузки».

Печать справочника нагрузки.

Есть возможность распечатать содержимое справочника нагрузки в целом или выделенных строк для этого нажмите кнопку (Печать). Подробнее см. 3.3.4. Печать таблиц

Переход в Журнал занятий

В справочнике нагрузки с помощью кнопки (Журнал занятий) или Ctrl+F9 для вывода занятий основного и текущего расписания по выбранной нагрузке, если выделена строка в списке, либо по выбранному преподавателю (группе), если выделена фамилия в раскрывающемся списке преподавателей (групп) в панели инструментов справочника.

Из Журнала занятий можно с помощью двойного щелчка (или Enter) перейти в Планшет занятий.

3.4.16. Проекты расписания

Справочник проекты расписания содержит перечень хранящихся в базе данных проектов расписания. Данный справочник содержит только параметры того или иного проекта, а занятия соответствующие каждому проекту будут отображаться в планшете занятий. Проект основного расписания имеет даты начала и окончания, также можно указать примечание к проекту, чтобы отличать его в последствии от других проектов. Номера проектов уникальны и не могут быть изменены.

Для создания основного расписания сначала добавляют строку в справочник проектов, а затем выполняют назначение занятий в основном или в автоматическом режиме. Подробнее см. 3.8. Основное расписание. Проект содержит занятия и запреты основного расписания в периоде от одной до четырех недель.

При создании базы данных программа автоматически добавляет одну строку в справочник проекты с периодом по умолчанию с сентября по декабрь текущего года.

Справочник открывается:

Справочники/Проекты расписания


Рис. 49. Окно «Справочник Проекты расписания».

Справочник содержит графы:

  • Номер по порядку – записывается порядковый номер проекта.
  • Начало и окончание – указывается период действия проекта.
  • Примечание – записывается любая дополнительная информация, которая может служить подсказкой при выборе проекта.
  • Начать с недели – указывается с какой недели следует начать составление расписания.
  • Действует – записывается Да если проект уже действует. Нет – не действует.

Примечание: графы Начать с недели и Действует нельзя изменять в справочнике, а это выполняется при создании текущего расписания. Подробнее см. 3.9. Текущее расписание.

3.5. Планшет занятий

Окно Планшет занятий является основным инструментом диспетчера для редактирования расписания как основного, так и текущего. В окне отражается вся информация, необходимая диспетчеру для корректировки основного расписания и для выполнения замены учебных занятий. В случае, если информации не достаточно, могут быть открыты отчеты, а также окно Информация.


Рис. 50. Окно «Планшет занятий».

Окно состоит из следующих элементов:

  • Заголовок окна, в котором отражается его название «Планшет занятий» и номер открытого окна планшета (в программе может быть открыто не более 3-х окон планшетов, что обусловлено системными ограничениями; при попытке открытия 4-го окна – будет активизировано первое окно);
  • Панель инструментов – служит для выполнения операций с занятиями и с ячейками занятий;
  • Панель занятий – отображает расписание занятий, позволяет выделить одно или несколько занятий для последующей работы;
  • Информационная панель – отображает информацию о выделенном занятии, а также об отмененном занятии основного расписания;
  • Таблица нагрузки – отображает нагрузку выделенного объекта в панели занятий.

3.5.1. Панель инструментов планшета занятий


Рис. 51. Панель инструментов планшета занятий (на верхнем рисунке – в режиме «расписание на период», на нижнем – «расписание на день»).

Кнопки панели инструментов:

Операции с занятиями:

1 – Назначить / заменить занятие (Enter)

2 – Заменить преподавателя (Ctrl+Enter)

3 – Заменить аудиторию (Shift+Enter)

4 – Отменить занятие (Delete)

5 – Восстановить занятие (F8)

6 – Запретить занятие (Insert)

Отображение в таблице нагрузки:

7 – Режим назначения

8 – Режим замены

Режим панели занятий:

9 – Расписание на период

10 – Расписание на день

Отображаемое расписание:

11 – Основное расписание

12 – Текущее расписание

Дополнительная информация:

13 – Журнал занятий (F9)

14 – Информация (Alt+Enter)

Выбор типа объекта, даты:

15 – В режиме расписание на период – это кнопка, переключающая тип объекта: Преподаватель – Группа – Аудитория (П, Г, А); в режиме расписание на день – это метка, отображающая номер недели расписания: 1, 2, 3 или 4 (в соответствии с основным расписанием).

16 – В режиме «расписание на период» – это раскрывающийся список, в котором можно выбрать объект расписания с помощью кнопки (конкретного Преподавателя, Группу или Аудиторию); в режиме «расписание на день» – это календарь, в котором можно выбрать дату текущего расписания с помощью кнопки или с помощью кнопок можно выбрать день основного расписания.

3.5.2. Панель занятий

Панель занятий является универсальной настраиваемой панелью, отображающей расписание занятий и позволяющей его редактировать.



Рис. 52. Панель занятий (на верхнем рисунке – в режиме «расписание на период», на нижнем – «расписание на день»).

Панель занятий состоит из 6 секций, каждая из которых отображает расписание одного дня для одного объекта расписания.

Рис. 53. Секция панели занятий (на левом рисунке – в режиме «расписание на период», на правом – «расписание на день»).

В панели занятий справа внизу имеются кнопки:

Количество секций можно регулировать с помощью кнопок (максимально 6 секций), а количество строк в секциях можно регулировать с помощью кнопок (максимально 10 строк).

Рассмотрим остальные кнопки:

Левая – спрятать\ показать информационную панель

Средняя – спрятать \ показать лист нагрузки

Правая – масштаб ячеек

Каждая секция имеет заголовок, отображающий:

  • в режиме расписание на период – номер недели (в соответствии с основным расписанием: 1-я неделя, 2, 3 или 4) и дату расписания. Тип и наименование объекта расписания в этом случае отображаются в панели инструментов;
  • в режиме расписание на день – тип и наименование объекта расписания. Дата расписания в этом случае отображается в панели инструментов.

Примечание: тип объекта расписания – это преподаватель, группа или аудитория (сокращенно П, Г, А), наименование объекта – это фамилия и инициалы преподавателя, наименование группы, код аудитории в соответствии с соответствующими справочниками.

Ниже заголовка располагаются ячейки для отображения занятий. Номер пары указан слева в планшете. Если занятие назначено подгруппе, то ячейка разбивается на 2 или более частей, левая из которых соответствует 1-й подгруппе, следующая – 2-й подгруппе и т.д.

Рис. 54. Разделение ячеек

Одна ячейка является выделенной, она обозначена бирюзовым цветом, если панель занятий активна и темно-бирюзовым, если панель занятий не активна. Вы работаете именно с этой ячейкой. Можно выделить несколько ячеек (см. 3.6.1. Выделение ячеек панели занятий).

Маркер ячейки


Рис. 55. Маркер ячейки.

Когда мы выделяем ячейку, высвечивается маркер ячейки. Даже если выделено несколько ячеек, маркер находится только в одной, и указывает на текущую ячейку.

Маркер используется:

  • для перемещения и копирования занятий
  • контекстное меню маркера (вызывается нажатием правой кнопки мыши на маркере) позволяет узнать занятость любого объекта расписания.

Операции с маркером ячейки см. 3.7.2. Переместить занятие

3.5.3. Условные цветовые обозначения в ячейках


Рис. 56. Условные цветовые обозначения.

1. Основное расписание:

  • фон ячейки серый – нет занятия.
  • фон ячейки белый – назначено занятие;
  • цвет шрифта сиреневый – назначено занятий по данной нагрузке больше рекомендуемой нормы (цветом помечаются все занятия этой нагрузки);
  • цвет шрифта красный – установлен запрет у какого-либо объекта нагрузки (преподавателя, группы или аудитории) на данную пару занятий (чтобы узнать точнее: у какого объекта – см. 3.6.2. Информационная панель);
  • фон ячейки темно-желтый – установлен запрет у данного объекта на данную пару занятий;
  • фон ячейки оранжевый – в данную ячейку невозможно назначить перетаскиваемое занятие, так как занят связанный объект (в расписании группы – занят преподаватель, в расписании преподавателя – занята группа, указанная в нагрузке).
  • фон ячейки светло-желтый в данную ячейку не возможно назначить перетаскиваемое занятие, так как установлен запрет у связанного объекта.

2. Текущее расписание:

  • фон ячейки серый – нет занятий ни по основному, ни по текущему расписанию;
  • фон ячейки серебристый – имеется занятие по основному расписанию;
  • фон ячейки белый – назначено занятие в текущем расписании, в основном расписании – нет занятия;
  • шрифт обычный – занятие в текущем расписании назначено в соответствии с основным расписанием;
  • шрифт полужирный – занятие в текущем расписании не соответствует занятию в основном расписании (или может не соответствовать аудитория);
  • цвет шрифта сиреневый – назначено занятий по данной нагрузке больше, чем всего часов по плану, указанное в справочнике нагрузки (цветом помечаются все занятия позднее последнего занятия по плану);
  • цвет шрифта красный – установлен запрет у какого-либо объекта нагрузки (преподавателя, группы или аудитории) на данную пару занятий (чтобы узнать точнее: у какого объекта – см. 3.6.2. Информационная панель);
  • фон ячейки темно желтый – установлен запрет у данного объекта на данную пару занятий;
  • фон ячейки оранжевый – в данную ячейку невозможно назначить перетаскиваемое занятие, так как занят связанный объект (в расписании группы – занят преподаватель, в расписании преподавателя – занята группа, указанная в нагрузке).
  • фон ячейки светло желтый – запрет сопутствующего объекта расписания.

Текст в ячейке синего цвета обозначает, что это занятие является связанным. Подробнее о связанных занятиях см. 3.4.15. Справочник нагрузки

3.5.4. Работа с секцией.

Секция это часть Панели занятий она отображает расписание одного дня для одного объекта расписания (Преподавателя, Группы или Аудитории).

Составные части секции указаны на рисунке ниже.


Рис. 57. Структура секции

Переключить тип объекта в секции можно щелчком мыши в квадратике с буквой П (Г или А). При нажатии левой кнопкой переключение происходит в следующем порядке: ПГА. При нажатии правой кнопкой переключение происходит в обратном порядке. Двойной щелчок переключает тип объекта во всех секциях (в режиме расписания дня).

Если в выделенной ячейке секции назначено занятие, то при переключении типа объекта в раскрывающемся списке будет выбран объект, указанный в выделенной ячейке.

Рис. 58. Переключение типа объекта

Например, секция отображает расписание преподавателя Шулятиков В.И., а 1-й парой назначено занятие в группе Б-33 и эта ячейка выделена. При щелчке мышью по кнопке переключения типа объекта: П в секции будет выведено расписание группы Б-33. При следующем щелчке – расписание аудитории, в которую назначено данное занятие.

Если необходимо сопоставить расписание двух и более объектов секции (расписания и группы) можно выполнить следующее: наведите мышь на маркер ячейки, так, чтобы указатель мыши стал стрелкой и, удерживая левую кнопку перетащите ячейку в заголовок соседней секции. В соседней секции будет открыто расписание сопутствующего объекта. Если в 1-й секции было расписание преподавателя, то во 2-й секции открывается расписание группы и наоборот. Например, если в 1-й секции было выведено расписание преподавателя Шулятиков В.И., то после перетаскивания во 2-й секции будет выведено расписание группы Б-33.

Подсказки в секции.

При фиксации указателя мыши на каком-либо объекте появляется подсказка. В секциях предусмотрены подсказки практически у каждого элемента. Так, например, если зафиксировать мышь на фамилии преподавателя (наименовании группы) в заголовке секции при отображении текущего расписания, то появляется подсказка о том, сколько занятий в день рекомендуется назначать данному объекту.


Рис. 59. Подсказки в секциях.

Эта информация отражается также в статус-строке основного окна при выборе объекта из списка.

При фиксации указателя мыши на ячейке появляется подсказка о том, какое занятие было назначено в основном расписании, информация о запрете, перевыполнении нагрузки, связанных нагрузках и т.п.

3.6. Режимы работы панели занятий

Внешний вид панели занятий и состав отображаемой информации во многом зависят от режима, в котором работает панель. Режимы панели занятий переключаются с помощью кнопок панели инструментов, а также с помощью команд меню Вид.

1. Тип расписания: основное или текущее.

а) Основное расписание (кнопка нажата) – отображаются занятия основного расписания. Вместо даты в заголовках секций или в панели инструментов выводится день недели и номер недели (выбирать день можно с помощью кнопок вверх или вниз ).


Рис. 60. Основное расписание.

Примечание: проект для отображения выбирается Операции/Основное расписание/Ок

б) Текущее расписание (кнопка нажата) – отображаются занятия текущего расписания.


Рис. 61. Текущее расписание.

Цвета ячеек и шрифт текста в текущем расписании:

  • фон ячейки серый – нет занятий ни по основному, ни по текущему расписанию;
  • фон ячейки серебристый – имеется занятие по основному расписанию;
  • фон ячейки белый – назначено занятие в текущем расписании, в основном расписании – нет занятия;
  • шрифт обычный – занятие в текущем расписании назначено в соответствии с основным расписанием;
  • шрифт полужирный – занятие в текущем расписании не соответствует занятию в основном расписании (или может не соответствовать аудитория);
  • цвет шрифта сиреневый – назначено занятий по данной нагрузке больше, чем всего часов по плану, указанное в справочнике нагрузки (цветом помечаются все занятия позднее последнего занятия по плану);
  • цвет шрифта красный – установлен запрет у какого-либо объекта нагрузки (преподавателя, группы или аудитории) на данную пару занятий (чтобы узнать точнее: у какого объекта – см. 3.6.2. Информационная панель);
  • фон ячейки темно желтый – установлен запрет у данного объекта на данную пару занятий;
  • фон ячейки оранжевый – в данную ячейку невозможно назначить перетаскиваемое занятие, так как занят связанный объект (в расписании группы – занят преподаватель, в расписании преподавателя – занята группа, указанная в нагрузке).
  • фон ячейки светло желтый – запрет сопутствующего объекта расписания.

Примечание: занятия основного и текущего расписания – это разные записи в базе данных, поэтому непосредственно основное и текущее расписание не взаимосвязаны, существуют независимо. Однако при отображении текущего расписания используется основное расписание для их сопоставления.

2. Период расписания: на день, на период.


Рис. 62. Период расписания.

а) Расписание на период (кнопка нажата) – в панели расписания отображается расписание одного объекта на несколько последующих дней. При смене даты в любой секции дата меняется во всех секциях. Полоса прокрутки в основном расписании работает в пределах 4-х недель, в текущем расписании щелчок около бегунка перемещает его на неделю, отведение бегунка в крайнее положение – на месяц, щелчок по кнопкам влево или вправо – на день. Объект, чье расписание отображают секции и его тип выбираются в панели инструментов.


Рис. 63. Расписание на период.

б) Расписание на день (кнопка нажата) – в панели расписания отображается расписание 6-ти объектов на 1 день. В этом режиме каждая секция независима и может отображать расписание любого объекта и объекта любого типа. Это выбирается в заголовке секции. Дата расписания выбирается в панели инструментов. Полоса прокрутки работает в пределах списка объектов выбранного типа. При перемещении бегунка содержимое секций смещается, а крайние секции заполняются содержимым, соответствующим положению бегунка. Если дважды щелкнуть по кнопке выбора типа объекта в любой секции, то тип объекта меняется во всей панели занятий.


Рис. 64. Расписание на день.

3. Режим работы с занятием: режим назначения или режим замены. Режимы включаются автоматически, в некоторых случаях можно переключить режим.

а) Режим назначения (кнопка нажата) – включается автоматически, когда выделенная ячейка пуста. В этом случае в таблице нагрузки предлагаются нагрузки для назначения.


Рис. 65. Режим назначения.

б) Режим замены (кнопка нажата) – включается автоматически, когда выделенная ячейка занята. В таблице нагрузки предлагаются нагрузки сопутствующего объекта, занятие которого назначено в ячейке. То есть в результате выбора одной из нагрузок ячейка будет освобождена.

Рис. 66. Режим замены.

Например, если в секции выводится расписание преподавателя Васениной С.А., а 1-й парой назначено занятие в группе Б-23, то при выделении этой ячейки дается список нагрузок группы Б-23, чтобы можно было заменить отсутствующего преподавателя Васенину С.А. на другого преподавателя. После выбора любой из предлагаемых нагрузок в группе Б-23 будет назначено другое занятие, а ячейка в расписании Васениной С.А. будет освобождена.

Примечание: При включенном режиме замены можно переключиться в режим назначения (щелчком мыши по кнопке ), однако, назначить занятие будет невозможно из-за занятости ячейки. Можно только получить информацию из таблицы нагрузок к сведению.

3.6.1. Выделение ячеек панели занятий

Некоторые операции можно выполнять сразу с несколькими ячейками, например, отмену занятий, установку запретов. Для этого нужные ячейки предварительно выделяют.

1. Выделить одну ячейку:

  • 1 вариант: щелкнуть мышью по нужной ячейке (ячейка подсвечивается бирюзовым цветом);
  • 2 вариант: на клавиатуре нажимать клавиши-стрелки, выбирая нужную ячейку.

Примечание: с помощью клавиш-стрелок можно также перемещать информацию в панели занятий, аналогично использованию полосы прокрутки.

2. Выделить несколько смежных ячеек (блок):

  • 1 вариант: щелкнуть мышью на первой ячейке и, удерживая левую кнопку, переместить мышь на последнюю ячейку;
  • 2 вариант: выделить первую ячейку и, удерживая Shift, нажимать клавиши-стрелки.

3. Выделить несколько несмежных ячеек (блоков ячеек):

удерживая Ctrl с помощью мыши выделить 2-й и более блок.

4.Выделить строку: щелкнуть мышью по номеру строки (располагается слева).


Рис. 67. Выделение строки.

5. Выделить секцию: щелкнуть мышью чуть выше верхней ячейки.


Рис. 68. Выделение секции.

6. Выделить все секции: щелкнуть мышью над заголовками строк.


Рис. 69. Выделение всех секций.

Примечание 1: выделяются ячейки только в пределах 6-ти видимых секций. Операции с занятиями за пределами видимости выполняться не будут.

Примечание 2: при выделении одной ячейки через 0,35 секунды обновляется таблица нагрузок, а при выделении нескольких ячеек таблица очищается, очищается также и информационная панель.

3.6.2. Информационная панель

Информационная панель отображает подробную информацию о текущем (выделенном) занятии.

В ячейке информация часто не вмещается и часть ее не выводится на экран. Данную проблему призвана решить информационная панель. Когда пользователь выделяет одну ячейку, информационная панель автоматически обновляется и выводит следующую информацию (рис. 70):

  • верхняя строка (помечена «Текущее:» или «Основное:») – информация о назначенном занятии: группа, подгруппа, преподаватель, дисциплина, аудитория;
  • нижняя строка (помечена «Основное») – информация о занятии, имевшем место в основном расписании. Если в текущем расписании занятие было во всей группе, а в основном – в подгруппах, то здесь отражаются окошки с номерами подгрупп, имеющиеся номера подгрупп свидетельствуют о том, что в подгруппе было назначено занятие;
  • правая панель сообщает итоговые данные о назначенной нагрузке:
    - всего часов в семестре,
    - план выдачи часов на дату в ячейке,
    - фактически выдано часов с начала семестра по выделенную ячейку включительно,
    - рекомендуется назначать часов в день в оставшийся период,
    - установленные запреты у объектов нагрузки (П, Г, А) – в данном примере запреты на данную пару установлены у Шеромовой С.А., группы Б 12 и аудитории 101.


Рис. 70. Информационная панель (текущее расписание).

3.6.3. Таблица нагрузки

Таблица нагрузки отображает те нагрузки, которые могут быть назначены в свободную ячейку – режим назначения, либо нагрузки, на которые может быть заменен урок у сопутствующего объекта выделенного занятия – режим замены (подробнее см. 3.6. Режимы работы панели занятий).

При перемещении курсора в ячейках таблица нагрузки обновляется не сразу, так как на ее обновление требуется время, а через 0,35 секунды после последнего перемещения курсора. Это сделано для того, чтобы беспрепятственно можно было выбрать нужную ячейку, надо лишь нажимать клавиши-стрелки на клавиатуре не более чем через 0,35 секунды.

При обновлении информации в таблице нагрузок, строки – нагрузки сортируются в определенном порядке. На первый план выдвигаются нагрузки, преподаватели или группы которых свободны (см. рис. 71), далее строки, где они заняты. Среди свободных преподавателей (или групп) на первый план выдвигаются те, которые не имеют запрета на данную пару. Среди тех, что не имеют запрета, вперед выдвигаются те, которые наиболее отстают в процентах по выполнению нагрузки – в текущем расписании, в основном расписании те, кому назначено меньше занятий, чем требуется в 2 недели. (1, 3 или 4).

Таким образом, если диспетчер всегда будет выбирать первую строку в таблице нагрузки для назначения или замены – это будет наиболее логично.


Рис. 71. Таблица нагрузки (режим назначения в секции группы Б-12 или режим замены в секции преподавателя, занятого в группе Б-12).

В таблице нагрузки имеются следующие графы:

  • Преподаватель;
  • Группа;
  • Подгруппа (0 – вся группа, 1 или 2 – подгруппа, максимум – ­10);
  • Дисциплина;
  • План – в основном расписании – это рекомендуемое количество часов на 2 недели (1, 3 или 4), в текущем – это количество часов, которое рекомендуется выполнить на данную дату (дата определяется по выделенной ячейке). В текущем расписании план рассчитывается, исходя из сроков начала и окончания выполнения нагрузки без учета выходных и праздничных дней и общего количества часов в семестре (информация выбирается из справочника нагрузки) как отношение прошедшего времени к общему времени выполнения нагрузки.
  • Факт – в основном расписании – это количество часов, назначенных в 2-х неделях (1, 3 или 4), в текущем – это количество часов, выданных по данной нагрузке с начала семестра по дату выделенной ячейки включительно (включается также выполнение данной нагрузки другим преподавателем, если это имело место).
  • Всего часов в семестре (указывается в справочнике нагрузки).
  • В день – рекомендуемое количество часов в день в оставшийся период – текущем расписании и в течение 2-х недель (1, 3 или 4) – в основном расписании. При расчете для текущего расписания учитывается количество уже выданных часов на рабочую дату и количество оставшегося времени для выдачи нагрузки с учетом выходных, праздничных дней, а также запретов у всех участников нагрузки позже рабочей даты (о рабочей дате см. 3.2. Параметры расписания).
  • Графы 1, 2, 3, 4 и т.д. до 20 отображают расписание занятий сопутствующего объекта. Например, на рис. 71 это расписание преподавателей, имеющих нагрузку в группе Б-12. Текущая пара взята в скобки (1), то есть выделена ячейка первой пары.
  • Аудитория – необходимый тип аудитории или конкретная аудитория (выбирается из справочника нагрузки).
  • Свободно – количество свободных аудиторий необходимого типа.
  • Окончание – дата окончания выполнения нагрузки.

Кроме информации, представленной в таблице, имеется дополнительная информация, которая выводится в виде подсказок. Подсказка появляется, если зафиксировать указатель мыши на какой-либо строке таблицы.

Наиболее интересны подсказки граф:

План и Факт – показывают план и факт в 2-х (1, 3 или 4) неделях основного расписания,

Окончание – показывает дату начала выдачи нагрузки,

Граф 1, 2, 3, 4 и т.д. до 20 – подробные сведения о назначенных занятиях.

Таблицу нагрузок можно распечатать, для этого выделите любую строку в таблице нагрузок и нажмите кнопку (Печать) или Файл/Печать и отчет будет создан и передан в Excel.

Учебный год состоит, как правило, из 2-х семестров с разными нагрузками, и в программе к концу года будут введены нагрузки обоих семестров. Для удобства назначения занятий можно выводить в Таблицу нагрузки только нужные строки. Можно выводить на экран:

  • все нагрузки,
  • нагрузки периода – выводятся нагрузки, даты которых «попадают» в период семестра (период семестра: Сервис/Параметры/Общие/Учебный период),
  • нагрузки проекта - используются для основного расписания.
  • на рабочую дату – выводятся нагрузки, в период которых входит рабочая дата (рабочая дата: Сервис/Параметры/Общие/Рабочая дата),
  • на текущую дату (текущая дата – это дата сегодня, она отображается в нижнем правом углу панели задач),
  • на выделенную дату – используется дата выделенного занятия и пустой ячейки в Планшете занятий. (только в текущем расписании).

Щелкните правой кнопкой мыши по Таблице нагрузок и выберите нужную строку из открывшегося контекстного меню, либо Вид/Показать нагрузки.

3.7. Операции с занятиями

В программе предусмотрена возможность ручной корректировки расписания как основного, так и текущего.

Ручная корректировка выполняется в планшете занятий с помощью:

  • кнопок панели инструментов;
  • клавиатуры;
  • контекстного меню (правая кнопка мыши);
  • пункта меню Действия.

Не забудьте! Все перечисленные ниже операции можно отменить, щелкнув по кнопке (Отмена) или нажав Alt+Back Space. (Подробнее см. 2.10.6. Отмена и возврат последних действий)

При выполнении любой из перечисленных операций итоги по выполнению нагрузок, а также рекомендации по назначению часов в день автоматически пересчитываются.

В программе предусмотрены следующие операции:

3.7.1. Назначить / заменить занятие

Данное действие можно произвести одним из способов:

  • выделите одну нужную ячейку; выберите строку в таблице нагрузок; дважды щелкните по строке в таблице нагрузок;
  • нажмите кнопку в панели инструментов;
  • в меню Действия выберите строку Назначить / заменить занятие;
  • нажатие правой кнопки на ячейке вызывает контекстное меню, нужно выбрать строку Назначить / заменить занятие;
  • это действие также можно произвести путем перетаскивания занятия из таблицы нагрузки в ячейку.


Рис. 72. Назначение занятия «перетаскиванием»

Если ячейка пуста, выполняется назначение занятия, если занята – замена.

При работе с помощью клавиатуры нажатие Enter перемещает курсор из ячейки в таблицу нагрузки для выбора строки, выбрав строку нужно нажать Enter и ответить Да.

При выполнении операции выполняется проверка на ее допустимость:

  • Если преподаватель или группа, указанная в нагрузке занята, то операция не будет выполнена.
  • Если занята обязательная аудитория или нет аудитории нужного типа, то будет выдано предупреждение и операция может завершиться выбором другой аудитории или назначением занятия без аудитории.
  • Если занятие назначается в подгруппе, то другая подгруппа должна быть либо свободна, либо в ней должна быть назначена та же дисциплина, также не должно быть назначено занятие группе в целом. Если в справочнике нагрузки установлен флажок «Назначать с другими дисциплинами», то занятие в подгруппе можно назначить и том случае, если в другой подгруппе назначено занятие другой дисциплины (у другой дисциплины в справочнике нагрузки также должна быть установлен такой флажок).
  • Если имеется запрет у группы, преподавателя, обязательной аудитории, то будет выдано предупреждение, хотя при этом операция может быть выполнена.
  • Если назначаемое занятие превышает норму на 2 недели (1, 3 или 4) в основном расписании или запланированное количество занятий в семестре (текущее расписание), то будет выдано предупреждение, но назначить занятие все-таки можно.
  • При назначении в выходной или праздничный день (праздничные дни указаны в справочнике Праздничные дни) также выдается предупреждение.

3.7.2. Переместить занятие, копировать занятие.

Выделите ячейку, содержащую занятие, которое необходимо переместить, наведите мышь на маркер этой ячейки и удерживая левую кнопку переместите мышь в другую ячейку, отпустите кнопку мыши.

В момент перетаскивания окрашиваются в оранжевый цвет те ячейки, в которые невозможно назначить занятие по причине занятости преподавателя или группы. Например, если в планшете отображено расписание преподавателя, то оранжевым цветом будут покрашены ячейки, где занята группа, в которой проводится перемещаемое занятие и наоборот.


Рис. 73. Выделение ячеек при перемещении занятия.

Узнать занятость преподавателя или группы, указанных в занятии, можно простым щелчком левой кнопкой мыши по маркеру ячейки. Если необходимо узнать занятость аудитории, то щелкните по этому маркеру правой кнопкой и выберите из контекстного меню строку «Аудитория».


Рис. 74. Занятость аудиторий.

Нередка ситуация, когда необходимо узнать, имеются ли свободные аудитории определенного типа (например, компьютерные классы) на данную пару занятий, для этого щелкните правой кнопкой по указанному маркеру и выберите строку «Тип аудитории». Окрашенные ячейки будут свидетельствовать о том, что все аудитории данного типа заняты, в неокрашенных ячейках могут быть свободны одна или несколько аудиторий.

Если при перемещения занятия нажать клавишу Ctrl, то будет происходить копирование занятия, а не его перемещение.

3.7.3. Заменить аудиторию

Если занятие уже назначено, то можно использовать данную операцию для того, чтобы сменить аудиторию (как в текущем, так и в основном расписании).

Выделите одну непустую ячейку, нажмите кнопку (Заменить аудиторию) или Ctrl+Shift или Действия/Заменить аудиторию.

В появившемся окне диалога нужно выбрать аудиторию и нажать Ok или Enter.

Окно выбора аудитории

Данное окно является окном диалога, то есть появляется на экране на короткое время для запроса информации у пользователя. Окно появляется при назначении урока или при замене аудитории.

Вам необходимо выбрать нужный Тип аудиторий из списка, нужную строку (аудиторию) и нажать Ok, либо дважды щелкнуть по нужной строке для подтверждения, или Отмена для отказа от выбора аудитории.


Рис. 75. Окно диалога выбора аудитории.

При открытии окна в нем выбирается тип аудитории, который требуется для данного занятия исходя из справочника нагрузки, а указатель устанавливается на строку наиболее подходящей аудитории:

  • в первую очередь выбирается аудитория, обязательная по нагрузке,
  • во вторую очередь, предпочитаемая преподавателем (из справочника преподавателей),
  • в третью очередь, закрепленная за группой (из справочника групп).
  • Если все эти три аудитории заняты, то выбирается первая свободная аудитория нужного типа.
  • При всех занятых аудиториях указатель ставится на первую строку.

Примечание: приоритет аудитории группы и преподавателей можно поменять местами: Параметры/Расписание/Приоритет аудиторий

В окне диалога для поиска аудитории можно выбрать тип аудитории или выбрать строку «Все аудитории» в раскрывающемся списке .

Окно может работать в режиме таблицы (как на рисунке), либо в режиме списка, когда отражаются только названия объектов. Режимы переключаются кнопками: «Таблица» и «Список».

При установленном флажке «Только свободные» в таблице будут выведены только те аудитории, в которые не назначены занятия на данную пару.

В табличной части окна выводятся аудитории выбранного типа или все аудитории, также (если не установлен флажок) показывается, какие преподаватели и группы занимаются в аудиториях. Если аудитория выведена красным цветом, значит, установлен запрет у данной аудитории и назначать занятие в эту аудиторию не рекомендуется (хотя программа это допускает).

Не допускается выбирать из списка занятые аудитории. Нужную аудиторию необходимо заранее освободить.

Кнопка Без аудитории позволяет назначить занятие без аудитории, либо просто освободить выбранную аудиторию.

Кнопка Отмена или щелчок по кнопке или Alt+F4 закрывает окно диалога и отменяют операцию замены аудитории.

Кнопка Помощь вызывает на экран справочную информацию об этом окне.

Кнопка Ok или Enter подтверждают выполнение команды – окно исчезает с экрана, выбранная операция выполняется.

При назначении и перемещении занятия окно будет появляться всегда, если в окне Сервис/Параметры установлен флажок Всегда предлагать выбор аудиторий. Если флажок не установлена, то окно будет появляться, если программа не может подобрать подходящую аудиторию.

Подбор аудитории осуществляется в следующем порядке:

  • обязательная аудитория, указанная в нагрузке,
  • аудитория, предпочитаемая преподавателем,
  • аудитория, предпочитаемая группой.

Примечание: при смене приоритета пункты 2 и 3 меняются местами.

Если все эти аудитории заняты, то окно выбора аудиторий будет появляться обязательно.

Примечание: при перетаскивании занятия (перемещении и копировании) сначала выбирается та аудитория, которая была у исходного занятия (если она свободна).

3.7.4. Заменить преподавателя

Операция выполняется только в текущем расписании в том случае, если нагрузку одного преподавателя выполняет другой преподаватель, заменяя первого в случае его болезни или временного отсутствия. В этом случае занятие сначала условно назначают преподавателю, указанному в нагрузке, а затем выделяют ячейку с занятием и нажимают кнопку (Заменить преподавателя) или Ctrl+Enter или Действия/Заменить преподавателя.

В появившемся окне диалога нужно выбрать преподавателя, который проведет занятие фактически, и нажать Ok или Enter.

Подробнее о работе с окном выбора преподавателя смотри ниже.

Примечание: следует различать замену занятия и замену преподавателя – дисциплина остается той же.

Окно выбора преподавателя

Данное окно является окном диалога, то есть появляется на экране на короткое время для запроса информации у пользователя. Пользователь выбирает в окне нужную строку и нажимает Ok для подтверждения или Отмена для отказа от выбранной операции.


Рис. 76. Окно диалога выбора преподавателя.

При открытии окна в нем выбирается кафедра, к которой принадлежит заменяемый преподаватель, а указатель устанавливается на первого свободного преподавателя этой кафедры.

В окне диалога для поиска преподавателя можно выбрать кафедру или выбрать строку «Все преподаватели» в раскрывающемся списке .

При установленном флажке Только свободные в таблице будут выведены только те преподаватели, которым не назначены занятия на данную пару.

Окно может работать в режиме таблицы (как на рисунке), либо в режиме списка, когда отражаются только названия объектов. Режимы переключаются кнопками: «Таблица» и «Список».

В табличной части окна выводятся преподаватели выбранной кафедры или все преподаватели, также (если не установлен флажок) показывается, в каких группах заняты преподаватели. Если преподаватель выведен красным цветом, значит, установлен запрет у данного преподавателя и назначать занятие ему не рекомендуется (хотя программа это допускает). Не допускается из списка выбирать занятых преподавателей. Нужному преподавателю необходимо заранее отменить занятие.

Кнопка Отмена или щелчок по кнопке или Alt+F4 закрывает окно диалога и отменяют операцию замены преподавателя.

Кнопка Ok или Enter подтверждают выполнение команды – окно исчезает с экрана, выбранная операция выполняется.

Кнопка Помощь вызывает на экран справочную информацию о данном окне.

3.7.5. Отменить занятие

Выделите одну или несколько ячеек, нажмите кнопку (Отменить занятие) или Delete или Действия/Отменить занятие, выберите Да.

Есть и другой способ: выделите ячейку, наведите мышь на маркер ячейки и, удерживая левую кнопку, переместите мышь в лист нагрузки, отпустите левую кнопку, выберите Да.

О выделении нескольких ячеек смотри 3.6.1. Выделение ячеек панели занятий

3.7.6. Восстановить занятие

Операция выполняется только в текущем расписании. Если было отменено занятие, указанное в основном расписании, то его можно либо назначить обычным способом, либо восстановить.

Выделите пустую ячейку, подсвеченную серебристым фоном (это указывает на то, что в основном расписании было назначено занятие; в информационной панели можно узнать, какое именно), нажмите кнопку (Восстановить занятие) или F8 или Действия/Восстановить занятие.

Если преподаватель или группа уже заняты на данную пару, то восстановление невозможно, если занята аудитория, то будет предложено выбрать другую. Все остальные предупреждения будут аналогичны как при назначении занятия (см. 3.7.1. Назначить / заменить занятие).

3.7.7. Запретить занятие

Кроме занятий в ячейки можно устанавливать запреты, чтобы обозначить отсутствующих преподавателей (по болезни, в командировке, отгуле, отпуске, на учебной сессии), занятые где-либо кроме учебного процесса группы, аудитории, занятые мероприятиями, не учитываемыми в программе «Экспресс-расписание». Запреты помогают диспетчеру при назначении занятий, так как в таблице нагрузки и в ячейках показаны цветом запрещенные к назначению объекты. В ячейках это темно-желтый фон, если запрещен к назначению объект, расписание которого выводится в секции или текст красного цвета, если хотя бы один из сопутствующих объектов занятия под запретом, какой именно можно узнать из информационной панели:


В таблице нагрузки наименования запрещенных к назначению объектов помечены красным цветом, а также красным цветом помечаются не снятые, но запрещенные занятия в графах 1, 2, 3, 4 и т.д. до 20 (если занятия нет, но запрет установлен, то в этих графах появляются «\\» красного цвета).


Рис. 77. Таблица нагрузки

Для установки запрета выделите одну или несколько ячеек, нажмите на кнопку (Запретить занятие) или Insert или Действия/Запретить занятие, выберите Да.

Снятие запрета выполняется аналогично.

Если выделены ячейки с запретом и без него, то выполняется установка запрета. Для снятия запрета необходимо выделить только ячейки с запретом.

Для автоматизации ведения табеля учета рабочего времени преподавателей, имеется возможность включить запрос причин запретов: Сервис/Параметры/Интерфейс/Запрашивать причины запретов для ведения табеля.

В этом случае при установке запрета будет появляться окно выбора причины запрета, выберите причину и нажмите Ok. Для снятия запрета в этом окне нажмите кнопку Снять запрет.

Список причин запретов можно изменить с помощью справочника Справочники/Причины запретов.

Запреты учитываются при расчете рекомендуемого количества часов преподавателю на день, после рабочей даты. Например: преподаватель Иванов на сессии в ноябре – ставим запреты, в октябре рекомендуется в текущем расписании назначать не по 2 пары в день, а по 3 пары. Это позволит выполнить необходимый план по количеству занятий.

3.7.8. Журнал занятий

При нажатии на кнопку (Журнал занятий) появляется список занятий с начала семестра до рабочей даты по дисциплине указанной в выделенной ячейке. Если ячейка была пуста, то выводится список запретов объекта секции. В основном занятии выводятся занятия основного расписания, в текущем – соответственно текущего.


Рис. 78. Окно «Журнал занятий».

Список занятий текущего расписания можно использовать для проверки заполнения журнала учебных занятий.

Подробнее см. 3.11.11. Выборка занятий

3.7.9. Информация

В процессе составления расписания программа предоставляет диспетчеру большой объем необходимой информации как в виде подсказок в разных частях планшета занятий, так и в виде отдельных отчетов. В дополнение ко всему, можно получить подробную информацию о занятии. Для этого необходимо выделить нужную ячейку и нажать кнопку (Информация) или Alt+Enter. Появляется окно «Информация». В окне имеются 4 вкладки: занятие, преподаватель, группа, аудитория. На 4-х соответствующих страницах располагается информация:


Рис. 79. Окно «Информация»

1) о занятии, о нагрузке, в соответствии с которой назначено занятие, о назначении этой нагрузки в основном расписании, о выполнении нагрузки в текущем расписании;

2) о преподавателе, о его суммарной занятости в семестре, основном расписании, о выполнении нагрузки в текущем расписании;

3) аналогичная информация о группе;

4) аналогичная информация об аудитории, однако, информация о выполнении нагрузки приводится только в том случае, если аудитория указана как обязательная в справочнике нагрузки.

Все показатели о выполнении часов и рекомендации по количеству назначения часов в день и в следующие 2 недели (1, 3 или 4) указываются по состоянию на рабочую дату. Методика расчета приводимых показателей приведена в разделе Отчеты: 3.11.5. Выполнение нагрузки

3.8. Основное расписание

Основное расписание в программе представляет собой шаблон (план), созданный на семестр, в результате ежедневной корректировки которого образуется текущее расписание, являющееся фактическим.

В программе «Экспресс-расписание» составление основного расписания автоматизировано. Перед выполнением расчета основного расписания необходимо, чтобы все справочники были заполнены и в планшете занятий установлены необходимые запреты. Составляемое расписание при умеренных условиях достаточно качественное, так как все занятия будут вписаны, а механизм составления расписания имеет не только стадию «распределения» занятий в свободные ячейки, но и стадии «поднятия» занятий на более ранние пары и более равномерного распределения занятий по дням, а также стадию соединения занятий в подгруппах.

Для работы с основным расписанием необходимо открыть окно «Основное расписание»: Операции/Основное расписание.

Параметры расписания

Перед составлением основного расписания установите параметры расписания. Это можно сделать с помощью кнопки Параметры, имеющейся в этом окне. В окне Параметры на вкладке Общие установите максимальное количество занятий в день. На вкладке Расписание выберите количество недель в основном расписании: 1, 2, 3 или 4; 5-ти или 6-ти дневная рабочая неделя в Вашем учебном заведении, возможно ли использование нулевых пар.

Для автоматического составления расписания важно указать, в каком пределе будут назначаться занятия. По умолчанию занятия назначаются на пары с 1-й по 4-ю, но если в какой-либо группе необходимо назначить более количество занятий в день, то необходимо изменить параметры в секции Автоматически назначать занятия на пары. Подробнее о параметрах смотрите в разделе 3.2. Параметры расписания

Если в учебном заведении несколько учебных смен, то установите в качестве начальной пары ту, с которой начинается 1-я смена, а в качестве конечной пары ту, которой заканчивается последняя смена, например, с 1-й по 7-ю. В Планшете занятий необходимо будет установить запреты у групп на те пары, в которые данные группы не будут заниматься. Ставить запреты за пределами выбранного диапазона пар для автоматического назначения не нужно. Подробнее о работе с несколькими сменами смотрите в разделе 6. Часто задаваемые вопросы

Выбор групп

Расписание можно составлять как для всех групп, так и для некоторых. По умолчанию основное расписание составляется для всех групп, а чтобы составить для некоторых групп, то откройте окно Основное расписание и нажмите кнопку «Выбрать…», в открывшемся окне отметьте флажками нужные группы из списка, либо нужные специальности (для составления расписания по группам нужных специальностей).


Рис. 80. Окно «Выбор групп».

3.8.1. Проекты расписаний

Программа позволяет создавать несколько проектов расписания, которые могут быть действующими и черновыми (подготавливаемыми заранее).

Проект создается на определенный период, на один период можно создать несколько проектов. Из нескольких «черновых» проектов можно выбрать наиболее удачный, и сделать его действующим проектом основного расписания.

В учебном году обычно бывает 2 семестра - соответственно, действующих проектов расписания также будет два с разными периодами действия. Кроме них могут храниться и черновые проекты (недействующие).

О создании проекта см. 3.4.16. Проекты расписания

3.8.2. Составление расписания.


Рис. 81. Окно «Основное расписание».

В этом окне необходимо выбрать проект основного расписания, по умолчанию 1. Для выбора проекта нажмите кнопку Проекты. Далее для автоматического расчета расписания нажмите кнопку Составить основное расписание. Через некоторое время на экране должно появиться сообщение «Расписание составлено». Можно закрыть данное окно, перейти в планшет занятий и просматривать и редактировать расписание.

Примечание 1: в основном расписании будут назначены занятия только тех нагрузок, период выполнения которых и период проекта (см. 3.2. Параметры расписания) имеют общие дни, а также только нагрузки, в которых не установлен флажок «Только в текущем расписании» (см. 3.4.15. Справочник нагрузки).

Примечание 2: если программа не находит варианта составления расписания в течение 2-х минут, то выдается сообщение «Расписание составить затруднительно. Продолжить?», при ответе Да программа подумает еще 5 минут, а затем при аналогичном Вашем ответе еще 10 минут. Это означает, что решение найти затруднительно, поэтому установите меньшее количество запретов и снова нажмите кнопку «Составить основное расписание». При ответе Нет можно сохранить частично составленное расписание.

Примечание 3. При невозможности составления расписания программа выдает сообщение «Невозможно составить расписание. Уменьшите нагрузку или снимите некоторые запреты и повторите операцию», а в текстовой части окна выводятся конкретные причины, по которым оно не может быть составлено (превышена допустимая 2-х недельная нагрузка или из-за запретов нет возможности вписать нагрузку и т.п.). Если рекомендаций нет, то это значит, что математическим путем ошибка не была выявлена, но ни один из возможных вариантов решения расписания не удовлетворяет условиям.

Примечание 4. При ручной корректировке расписания можно снять занятия, которые находятся «не на своих местах» и попробовать досоставить расписание (см. ниже).

Совет: не старайтесь сразу получить 100% результат, не устанавливайте слишком много запретов. Работайте постепенно. Установите немного запретов, составьте расписание, установите еще запреты, повторите операцию. Если расписание невозможно составить, то расписание, составленное в прошлый раз, не удаляется – оно может оказаться наилучшим, а вручную Вы можете его улучшить.

Основное расписание можно составлять как черновое (несколько версий), а затем выбирать наилучшую версию.

ВНИМАНИЕ: При нажатии кнопки «Составить основное расписание» при успешном расчете расписания, старое расписание выбранной версии автоматически удаляется, а новое записывается на его место.

При распределении аудиторий, если указана обязательная аудитория, то занятие всегда назначается в эту аудиторию, если не указана, то в аудиторию указанного типа. При выборе аудитории в последнем случае в приоритетном порядке назначаются аудитории, предпочитаемые преподавателями, затем, предпочитаемые группами, если предпочтений в справочниках не указано, то назначается первая свободная аудитория, оставшаяся после более приоритетного назначения. Если приоритет выставлен у групп, то выбор аудитории производится сначала из списка предпочитаемых группой аудиторий.

3.8.3. Досоставление расписания.

Данная возможность используется в том случае, если в течение семестра начинает заниматься еще группа(ы), расписание которой требуется составить позднее, чем расписание для остальных групп.

После занесения дополнительной нагрузки в справочник нагрузки, нажмите кнопку «Досоставить основное расписание».

Также данную возможность можно использовать, если необходимо сначала расставить некоторые занятия вручную (по разным причинам), а после этого остальные занятия можно расставить автоматически.

Примечание: При досоставлении основного расписания программа проверяет все нагрузки и наличие занятий в основном расписании им соответствующих. При недостаточном назначении занятий по какой-либо нагрузке занятия будут назначены. Поэтому данный режим можно использовать и после ручной корректировки основного расписания для назначения снятых по разным причинам занятий. Назначенные до нажатия кнопки Досоставить основное расписание занятия останутся на своих местах.

3.8.4. Методика составления расписания

При автоматическом составлении основного расписания рекомендуется:

  • сначала составить расписание без запретов
  • при удачном исходе шага №1, установить запреты, определяющие графики работы групп
  • установить запреты, определяющие графики работы преподавателей.
  • составить расписание с установленными запретами.
  • если расписание не составилось, необходимо переместить или удалить некоторые запреты и составить расписание вновь.

Примечание: если нужно назначить занятия на определенные пары (например: чтоб занятия физкультурой проходили в первой половине дня), назначьте их вручную, а потом выполните алгоритм автоматического составления расписания, описанный выше.

Советы при составлении расписания:

  • Запреты можно переставлять, например, по дням недели. (Например: в один день могут быть свободны 20 преподавателей, а в другой всего 5, при перестановке запрета на другой день, когда имеется больше свободных преподавателей, вариативность составления расписания увеличивается)
  • Кроме запретов на составление расписания влияют «узкие места». Например, может быть недостаточно аудиторий нужного типа, при этом можно назначить занятие в аудиторию другого типа (если это возможно).
  • Устанавливайте как можно меньше обязательных аудиторий в справочнике нагрузки, это позволит программе находить наиболее оптимальное расписание.

При составлении расписания программа может выдавать сообщения двух типов:

1 тип: «тотальные», когда программа говорит, что решение точно не найдется, это может быть, к примеру, перенагрузка. В этом случае нужно попытаться составить расписание сначала, перераспределив запреты и нагрузки.

2 тип: «локальные», программа сообщает, что расписание можно составить, но имеются какие-нибудь мелкие проблемы, к примеру, превышена нагрузка по норме в день. В этом случае, если устранить проблемы, программа сможет составить расписание.

3.8.5. Удаление основное расписания.

Основное расписание, если оно составлено не эффективно можно удалить, а потом, после корректировки запретов, сделать заново.

Для того чтоб удалить основное расписание нужно выполнить: Операции/Основное расписание/Удалить основное расписание.

После этого, программа задаст несколько дополнительных вопросов, для того, чтоб произвести удаление более корректно. Программа предложит удалить занятия назначенные автоматикой, вручную и запреты. Если Вам необходимо оставить запреты и занятия, назначенные вручную (пример: физкультуру в первой половине дня), ответьте НЕТ, на эти вопросы.

Примечание: перед этой операцией лучше сделать архивную копию базы данных (см. 4. Работа с базой данных).

Все операции, выполняемые с основным расписанием можно отменить (см. 2.10.6. Отмена и возврат последних действий).

Внимание: если было создано текущее расписание, то при этом автоматически устанавливается флажок «Запретить изменения в основном расписании» в окне параметров расписания и нажатие любой кнопки в окне «Основное расписание» приводит к выводу сообщения «Операции с основным расписанием запрещены». Для разрешения операций необходимо снять соответствующий флажок в окне параметров (см. 3.2. Параметры расписания).

3.8.6 Журнал неназначенных занятий

Открыть отчет:

1 вариант: Отчеты/Журнал неназначенных занятий.

2 вариант: Операции/Основное расписание/Не назначено


Рис. 82. Экранная форма «Журнал неназначенных занятий».

Отчет содержит информацию о неназначенных занятиях, помогает при составлении расписания. В строках отчета содержится информация о неназначенных занятиях, такая как: Преподаватель, Группа (Подгруппа), Дисциплина, Аудитория (ее тип), сколько всего часов в семестре данной дисциплины, план в учебный период. А также указывается дополнительная информация о дате начала и окончания семестра и дополнительные параметры неназначенного занятия.

Отчет можно распечатать, для этого нажмите кнопку , появится диалоговое окно:


Рис. 83. Печатная форма.

В диалоговом окне, можно выбрать те графы, которые нужно отпечатать, для печати нажмите ОК. Отчет будет передан в Excel:


Рис. 84. Печатная форма «Журнал неназначенных занятий».

3.8.7. Печать основного расписания

Отчет служит для печати основного расписания. Это расписание является публичным, то есть вывешивается в учебном заведении.

Открыть отчет:

1 вариант: Отчеты/Печать основного расписания.

2 вариант: нажать кнопку (Основное расписание), далее кнопку

Рис. 85. Печать основного расписания.

В окне выберите:

  • печатать по группам, преподавателям или аудиториям,
  • даты в отчете по вертикали или по горизонтали,
  • группы, преподаватели, аудитории, которые необходимо вывести на печать.

Кнопка Параметры позволяет установить параметры печати отчета (см. 3.2. Параметры расписания), с помощью кнопки Время можно открыть справочник для ввода времени занятий.

Для формирования отчета щелкните по кнопке Печать или нажмите Enter, также можно нажать кнопку (Печать) в Стандартной панели инструментов, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (см. 3.3.4. Печать таблиц).


Рис. 86. Печатная форма Основного расписания.

Пример индивидуального расписания преподавателей:

Отчеты/Печать основного расписания/По преподавателям/Печать


Рис. 87. Расписание преподавателей.

3.8.8. Печать индивидуальных расписаний учащихся

Открыть: Справочники/Учебные группы/Студенты далее нажать кнопку (Индивидуальное расписание).

Появится диалоговое окно:

Выберите Да.

Сформируется печатная форма:


Рис. 88. Расписание студентов.

3.9. Текущее расписание

Поскольку в СПО, как правило, основное расписание претерпевает значительные изменения, то в этой программе предоставлены широкие возможности текущей корректировки расписания, и для удобства понятия «основное» и «текущее» расписание разделены. Основное расписание представляет собой шаблон (план), в результате оперативной корректировки которого образуется текущее расписание. Таким образом, текущее расписание – это не что иное, как исправленное основное расписание.

Текущее расписание в программе создается в результате копирования основного расписания в нужном количестве раз. Поэтому для создания текущего расписания необходимо основное, а в течение семестра диспетчер будет корректировать уже текущее расписание.


Рис. 89. Основное и текущее расписание.

Работа с текущим расписанием осуществляется с помощью окна «Текущее расписание». Чтобы открыть окно выполните: Операции/Текущее расписание.

Выберите проект расписания, с какой недели необходимо начать, и период. После этого нажмите на кнопку Создать текущее расписание, расписание автоматически составится.

Если в течение периода было изменено основное расписание (или дополнено расписаниями новых групп), то текущее расписание можно создать заново, при этом в качестве начальной даты указывайте дату начала действия нового расписания. Не указывайте прошедшую дату, так как текущее расписание в указываемом периоде будет подменено и для правильного составления отчетности Вам придется корректировать текущее расписание прошедших дней.

Примечание 1: на период практики, назначаемой только в текущем расписании, текущее расписание в соответствующей группе не будет создано, также расписание не создается на праздничные дни, указанные в справочнике.

Примечание 2: после создания текущего расписания основное становится действующим, а в Сервис/Пераметры/Общие появляется флажок Операции с основным расписанием запрещены.

Примечание 3: текущее расписание можно удалить, для этого также укажите период удаления и нажмите кнопку Удалить текущее расписание.

Создание и удаление текущего расписания можно отменить (см. 2.10.6. Отмена и возврат последних действий).

Перед любыми действиями в данном окне рекомендуется сделать архивную копию базы данных.

Распечатка текущего расписания.

1 вариант: Отчеты/Печать текущего расписания,

2 вариант: Откройте текущее расписание и нажмите кнопку (Печать) в Стандартной панели инструментов.

После этого появляется окно диалога:


Рис. 90. Печать текущего расписания.

В этом окне выберите форму документа: Расписание дня:

  • печатать расписание групп, преподавателей, либо аудиторий (чаще используется печать расписания по группам),
  • период печати: день, неделя, несколько дней ,
  • группы, преподаватели, аудитории, которые необходимо распечатать.


Рис. 91. Печать текущего расписания, выбор групп.

Нажмите кнопку Печать или клавишу Enter – отчет будет создан и передан в Excel.


Рис. 92. Печатная форма текущего расписания.

3.10. Ведение расписания различных форм обучения и этапов учебного процесса

Расписание для заочного отделения.

Нагрузки вводятся также, как при обычной форме обучения, даты нагрузок ставятся реально на период сессии. Можно использовать досоставление расписания, однако, часто для заочного отделения необходимо бывает отменять часть занятий на очном отделении, поэтому можно не исправлять основное расписание, а в текущем расписании назначать занятия вручную. Часы консультаций, экзаменов вводятся также в справочник нагрузки отдельными строками.

Если учебный процесс прерывается каникулами, то можно ввести в справочник нагрузки еще одну нагрузку, в которой указать часов 0, флажки практика и только в текущем расписании, период - фактический период каникул - начальная и конечная дата – неучебные дни.

Более подробно о заполнении нагрузки см. 3.4.15. Справочник нагрузки

3.11. Работа с отчетами

Отчеты открываются с помощью пункта меню Отчеты, либо с помощью соответствующих кнопок в панели инструментов основного окна программы, либо панелей инструментов других окон. Одни отчеты – это только печатные формы, поскольку информация уже представлена в планшете занятий: расписание занятий групп, расписание занятий преподавателей, табель по преподавателям, другие представляют собой экранные формы, которые можно распечатать: журнал замен, лист проблем, анализ нагрузки, выполнение нагрузки. В последних отчетах, как правило, есть панель инструментов и табличная часть.

Методы работы с таблицей отчета аналогичны работе с таблицами в справочниках, планшете занятий. Это:

3.11.1. Журнал замен занятий

Открыть отчет:

Отчеты/Журнал замен занятий или F7 или кнопка (Журнал замен) в главной панели инструментов.

В отчете сопоставляется основное расписание и текущее. Каждое различие представлено в виде одной строки, в которой показано снятое занятие и назначенное на данную пару в данной группе (подгруппе).

Панель инструментов:


Рис. 93. Панель инструментов «Журнала замен занятий».


Рис. 94. Журнал замен занятий.

1 – Планшет занятий – служит для перехода в окно Планшет занятий. Для этого необходимо выбрать в листе замены интересующую строку и нажать данную кнопку. В планшете будет выбрана именно та группа, дата и пара уроков, которая указана в строке листка замены, нужная ячейка будет выделена. Это же действие можно выполнить, нажав Enter на нужной строке таблицы.

2 – Лист проблем – открывает лист проблем с той же датой.

3 – Начальная дата. При ее выборе лист автоматически обновляется.

4 – Конечная дата. При ее выборе исток автоматически обновляется.

Распечатка журнала замены.

Для печати нажмите кнопку (Печать) в Стандартной панели инструментов, появится окно:

Выберите Да.

Отчет будет передан в Excel:


Рис. 95. Печатная форма «Журнала замен».

Если даты совпадают, то 1-я графа «Дата» не высвечивается.

3.11.2. Лист проблем

Открыть отчет:

Отчеты/Лист проблем или F6 или кнопка (Лист проблем).


Рис. 96. Лист проблем.

Отчет предназначен для отображения тех занятий, которые должны быть сняты (или заменены) по разным причинам. Причину отображает цвет строк в таблице и графа «Наименование проблемы».

В листе проблем отображаются следующие «проблемы»:

  • Занятие вне аудитории (синий цвет);
  • Занятие не в обязательной аудитории (черный цвет);
  • Занятие в аудитории другого типа (черный цвет);
  • Занятие превышает норму по нагрузке (сиреневый цвет);
  • Установлен запрет у преподавателя или группы или аудитории, но занятие не снято (красный цвет).

Панель инструментов:

Рис. 97. Панель инструментов.

1 – Планшет занятий – служит для перехода в окно «Планшет занятий». Для этого необходимо выбрать в листе проблем интересующую строку и нажать данную кнопку. В планшете будет выбрана именно та группа, дата и пара уроков, которая указана в строке листа проблем, нужная ячейка будет выделена. Это же действие можно выполнить, нажав Enter на нужной строке таблицы.

2 – Проблемы основного расписания – отображение листа проблем для основного расписания.

3 – Проблемы текущего расписания – отображение листа проблем для текущего расписания.

4 – Дата листа проблем. При ее выборе лист проблем автоматически обновляется.

Лист проблем можно распечатать с помощью кнопки кнопку (Печать) в Стандартной панели инструментов.

3.11.3. Табель по преподавателям

Отчет служит для печати табеля учета рабочего времени по преподавателям. В свете новой пенсионной реформы данный отчет является основанием исчисления выслуги лет, поэтому отражает фактически выданное количество учебных часов преподавателями, т.е. данные текущего расписания. Каждое занятие в табеле отражается как 2 часа. В табеле отражаются причины запретов в соответствии с их обозначениями для табеля. Если у преподавателя есть и запрет и выполнены занятия, то в табеле отразится и то и другое.

Открыть отчет:

Отчеты/Табель по преподавателям.

Далее необходимо выбрать месяц и год, можно выбрать преподавателей с помощью кнопки Выбрать.


Рис. 98. Табель по преподавателям.

Для формирования отчета нажмите Печать, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (см. 3.3.4. Печать таблиц).

Пример отчета в Excel:


Рис. 99. Печатная форма «Табеля по преподавателям».

3.11.4. Анализ нагрузки

Отчет служит для анализа общей нагрузки за семестр по преподавателям, группам, аудиториям, типам аудиторий. Для выявления превышения допустимого количества часов из-за чего выполнение нагрузки за семестр окажется нереальным.

Открыть отчет:

1 вариант: Отчеты/Анализ нагрузки/Преподавателей или Групп или Аудиторий или Типов аудиторий.

2 вариант: откройте Справочник нагрузки, затем выберите Преподавателя, Группу или Аудиторию, и нажмите кнопку (Анализ нагрузки).


Рис. 100. Анализ нагрузки преподавателей.

Отчет содержит следующие графы:

  • Преподаватель или Группа или Аудитория или Тип аудитории.
  • Количество нагрузок (у типов аудиторий – количество аудиторий).
  • Количество учебных часов всего в семестре.
  • Средненедельная нагрузка, часов. Выбирается из справочника нагрузки из графы План на 2 (1, 3 или 4) недели и деленное на количество недель.
  • Среднедневная нагрузка, часов. Рассчитывается как средненедельная нагрузка, деленная на 6 (рабочих дней), либо 5 (при 5-ти дневной неделе)

При открытии отчета он сортируется по убыванию общего количества часов в семестре. При необходимости можно отсортировать отчет по другой графе и в другом направлении (см. 3.3.3. Сортировка таблиц).

Отчет можно отпечатать (см. 3.3.4. Печать таблиц) с помощью кнопки (Печать).

3.11.5. Выполнение нагрузки

Отчет служит для анализа текущего выполнения учебной нагрузки преподавателями, а также в группах и обязательных аудиториях. Отчет позволяет своевременно выявить отставание и наметить пути устранения отставания выполнения нагрузки.

Открыть отчет:

Отчеты/Выполнение нагрузки.


Рис. 101. Выполнение нагрузки.

Отчет состоит из 2-х таблиц.

1. В верхней таблице данные сгруппированы по преподавателям или группам или аудиториям.

2. В нижней части отчета выводятся нагрузки выделенного в верхней таблице преподавателя (группы или аудитории), т.е. расшифровываются показатели верхней таблицы, если нажата кнопка (Фильтр) в панели инструментов. Если эта кнопка не нажата, то в нижней таблице выводятся все нагрузки, имеющиеся в справочнике нагрузок.

Панель инструментов:

Рис. 102. Панель инструментов.

1 – Фильтр. Если кнопка нажата, то в нижней таблице выводятся только нагрузки выделенного в верхней таблице объекта, если не нажата, то все нагрузки .

2 – Анализ нагрузки – открывает одноименный отчет. Что именно будет проанализировано: преподаватели, группы или аудитории – определяет кнопка выбора типа объекта.

3 – Журнал занятий – выводит список занятий по выделенной нагрузке или объекту

4 – Кнопка выбора типа объекта: преподаватель, группа, аудитория (П, Г, А). Щелчок левой кнопкой мыши переключает в направлении: П → Г → А, а правой – в обратном.

5 – Рабочая дата. Поскольку в отчет выводятся заранее рассчитанные итоги по состоянию на рабочую дату, то в данном отчете выведена именно рабочая дата, т.е. та дата, которая устанавливается в окне Параметры (см. 3.2. Параметры расписания). Если здесь изменить рабочую дату, то она изменится и в окне Параметры. При смене рабочей даты итоги автоматически пересчитываются, и отчет обновляется (на это требуется немного времени).

Методика расчета показателей.

Верхняя таблица отчета группирует и суммирует данные нижней таблицы, поэтому рассмотрим методику расчета граф нижней таблицы.

  1. Всего часов в семестре.
  2. Выполнено часов до рабочей даты по закрепленным нагрузкам. Выполнение часов в день, соответствующий рабочей дате не учитывается, именно поэтому рекомендуется устанавливать рабочую дату – следующий рабочий день, при этом в итог не включается еще не выполненная нагрузка.
    2a. Выполнено преподавателем часов. Здесь учитываются именно те занятия, которые выполнены указанным преподавателем: вычитаются часы, выполненные другими преподавателями, добавляются часы, выполненные преподавателем по замене за своих коллег по закрепленным за ними нагрузкам.
  3. Остаток = гр.1 – гр.2.
  4. Процент выполнения нагрузки = гр.2 / гр.1 * 100%.
  5. План = (Рабочая дата – гр.12) / (гр.13 – гр.12) * гр.1.
  6. Отклонение = гр.2 – гр.5.
  7. Процент выполнения плана = гр.2 / гр.5 *100%.
  8. План в день = гр.3 / гр.17
  9. План в 2 недели = гр.8 * 12.
  10. Факт в 2 недели – фактически назначено занятий в 2-х недельном периоде, которому принадлежит рабочая дата (начиная с недели 1).
  11. Отклонение = гр.10 – гр.9.
  12. Начало – дата начала выполнения нагрузки (из справочника нагрузки).
  13. Окончание – дата окончания выполнения нагрузки (из справочника нагрузки).
  14. Остаток дней = гр.13 – гр.12.
  15. Нерабочих дней – количество выходных и праздничных дней между датами начала и окончания выполнения нагрузки (праздничные дни указаны в справочнике Праздничные дни).
  16. Запретов – количество дней запретов у преподавателя, группы и обязательной аудитории, указанных в нагрузке, причем если эти запреты совпадают по времени, то двойной счет исключен. В следующей графе указывается количество запретов на занятия, при расчетах их количество делится на максимальное количество пар в день (по умолчанию 4).
  17. Учебных дней = гр.14 – гр.15 – гр.16.

Совет: таким образом, наиболее важными показателями отчета являются: план в день и план на 2 недели. Они рассчитываются на будущее и наиболее реальны, если в планшете занятий проставлены запреты после рабочей даты у преподавателей, групп, аудиторий. Разумеется, не всегда можно заранее предугадать, когда будут отсутствовать преподаватели, особенно по болезни, но такие отсутствия, как учебная сессия, командировка, можно планировать заранее, тогда выполнение часов будет более планомерное.

Особенности работы с помощью клавиатуры.

В отчете предусмотрена возможность быстрой работы с помощью клавиатуры. При нажатии клавиши Enter выделение передается в объект ниже: из календаря панели инструментов в верхнюю таблицу, из верхней таблицы – в нижнюю; при нажатии Escape – в объект выше. Клавиша Tab выполняет те же действия, но по кругу.

Отчет можно сортировать (см. 3.3.3. Сортировка таблиц).

Можно распечатывать верхнюю или нижнюю таблицу, предварительно выбирая графы для печати (см. 3.3.4. Печать таблиц). Для этого установите указатель в нужную таблицу в верхнюю или в нижнюю.

3.11.6. Выполнение за месяц (справка-выписка)

Отчет показывает фактически выполненное количество учебных часов преподавателями в соответствующих группах за месяц, а также показывает выполнение нагрузки по дням месяца. Отчет является справкой-выпиской из журналов учебных групп и необходим для сдачи в бухгалтерию.

Также отчет можно назвать «Табель группы» или «Табель преподавателя».

Открыть отчет: Отчеты/Выполнение за месяц.


Рис. 103. Экранная форма отчета «Выполнение за месяц».

Экранная форма отчета состоит из 2-х таблиц. Верхняя таблица является шахматкой (перекрестный отчет): по строкам перечислены преподаватели, по столбцам – группы. Строки и столбцы можно менять местами щелчком по кнопке П (преподаватели по строкам) или Г (группы по строкам) в панели инструментов. Количество выполненных часов находится на пересечении преподавателя и группы. Если преподаватель выполнил в группе несколько дисциплин, то на пересечении показывается суммированное количество часов.

Нижняя таблица расшифровывает данные по выбранной строке верхней таблицы, словно переворачивая ее вертикально. Если выделена строка с преподавателем Иванов И.И., то нижняя таблица по строкам покажет, в каких группах выполнял нагрузку преподаватель (суммируя несколько предметов в одной группе). Столбцы нижней таблицы – эти дни выбранного месяца. На пересечении строк и столбцов указано количество выполненных часов. Соответственно, будет показано, в какие дни месяца преподаватель Иванов И.И. сколько часов выполнил в каждой группе. При выделении другой строки в верхней таблице, нижняя таблица показывает данные по другому преподавателю (группе).

При наведении указателя мыши на любую цифру в отчете, в качестве подсказки для удобства показывается наименование графы и строки – преподаватель и группа (или день для нижней таблицы).

Последняя строка верхней, а также нижней таблицы – это итоговая строка, в которой представлены итоги по графам. При печати всего отчета эта строка также выводится на печать. При печати нескольких выбранных строк итоги рассчитываются, исходя из данных выведенных на печать строк.

Верхняя и нижняя таблицы содержат также графы:

  • Выполнено на начало месяца, час. – суммарное количество с 1 сентября (включительно) до 1 числа выбранного месяца (не включительно).
  • Выполнено за месяц, час. – итог по строке.
  • Выполнено с начала года, час. – сумма 1 и 2 показателя.

Кроме этого, есть невидимые графы (нулевая ширина граф – можно размер графы можно растянуть мышью), но выводимые в печатную форму отчета: Табельный номер (у преподавателей), Код специальности (у групп), Примечание – данные проставляются из графы Примечание справочников преподавателей или групп, Подпись – для подписывания печатной формы отчета преподавателями.

Из отчета можно удобно перейти в Журнал занятий с помощью кнопки в панели инструментов (Журнал занятий). В таблице журнала занятий будут перечислены занятия (по строкам), которые были выполнены за месяц по преподавателю или группе (нажатие данной кнопки при выделенной верхней таблице отчета), либо одним преподавателем в выбранной группе (при выделенной нижней таблице).

Панель инструментов отчета, работа с клавишами клавиатуры, сортировка, выделение строк, выбор граф для печати и печать отчета аналогична отчету о выполнении нагрузки (см. 3.11.5. Выполнение нагрузки). В панели инструментов выбирается месяц и год расчета показателей. Кнопка П (Г) позволяет выбрать тип объекта, отображаемого по строкам верхней таблицы отчета.

Распечатывать в Excel можно отдельно верхнюю таблицу и отдельно нижнюю, для этого сначала щелкните мышью в нужную таблицу. Распечатка происходит с помощью шаблонов: Справка-выписка из журналов (шаблон).xlt – верхняя таблица, Справка-выписка за месяц (шаблон).xlt – нижняя таблица. Если печатную форму необходимо доработать, то доработайте шаблон (см. 3.3.4. Печать таблиц, 3.3.4.1. Работа с шаблонами).

Пример распечатки в Excel:


Рис. 104. Печатная форма «Справки-выписки».

3.11.7. Учет часов за месяц

Отчет позволяет вывести на печать количество фактически выданных часов занятий в группах по дням месяца в разрезе нагрузок.

Открыть окно отчета: Отчеты/Учет часов за месяц.


Рис. 105. Учет часов за месяц.

Далее необходимо выбрать месяц и год формирования отчета. По умолчанию отчет выводится для всех групп, а с помощью кнопки Выбрать можно выбрать только необходимые группы, либо специальности, чтобы сформировать отчет по группам этих специальностей.

Для формирования отчета нажмите кнопку Печать. Отчет будет сформирован в программе Excel.

Пример отчета в Excel.


Рис. 106. Печатная форма «Учета часов за месяц».

Примечание: отчет фактически дублирует отчет 3.11.6. Выполнение за месяц, с разницей в печатной форме (шаблон Факт по группам за месяц (шаблон).xlt), и в детализации: в данном отчете детализация по нагрузкам (а не суммарно по группам или преподавателям как в предыдущем). То есть, если один преподаватель читал несколько дисциплин в одной группе, то в этом отчете будет несколько строк. Отчет сделан в программе для пользователей, ранее использовавших данный отчет.

3.11.8. Учет по типам занятий

В учебном заведении занятия бывают различных типов, например, лекция, практика, семинар.

Программа позволяет вести учет выполненных часов в разрезе их типов по преподавателям или группам. Типы занятий указываются в одноименном справочнике, а в отчете учет по типам занятий каждый тип будет представлен одной графой. Типы занятий указываются в справочнике нагрузки, если тип не указан, то количество выполненных занятий вводится в графу не указан.

Окно отчета состоит из двух таблиц, верхней таблице данные группируются по преподавателям или группам, а нижняя таблица расшифровывает данные выделенной строки в верхней таблицы в разрезе нагрузок. Отчет может формироваться за любой период ограниченный двумя датами, выбираемыми в панели инструментов отчета. Отчет имеет итоги по выполненным часам по горизонтали и вертикали.

Открыть окно отчета: Отчеты/Учет по типам занятий


Рис. 107. Экранная форма «Учета по типам занятий (по преподавателям)».


Рис. 108. Экранная форма «Учета по типам занятий (по группам)».

3.11.9. Учет по типам групп

В учебном заведении бывают различные типы учебных групп, различающиеся например источником финансирования: бюджет, внебюджет.

Типы групп указываются в одноименном справочнике. Учет часов, выполненных преподавателями, ведется в разрезе типов групп и отображается в отчете учет по типам групп. В справочнике типов групп можно указывать типы не только по источнику финансирования, но и по любым другим признакам. В отчете каждый тип будет представлен одной графой, а если, тип группы не указан в справочнике учебных групп, то выполненное количество часов выводится в графу не указан.

Окно отчета состоит из двух таблиц, в верхней таблице данные группируются по преподавателям или группам, а нижняя таблица расшифровывает данные выделенной строки верхней таблицы в разрезе нагрузок. Отчет может формироваться за любой период ограниченный двумя датами, выбираемыми в панели инструментов отчета. Отчет имеет итоги по выполненным часам по горизонтали и вертикали.

Открыть окно отчета: Отчеты/Учет по типам групп


Рис. 109. Экранная форма «Учета по типам групп»

3.11.10. Передача нагрузки

В течение семестра ввиду длительного отсутствия преподавателя, его нагрузку по данной дисциплине могут передавать другому преподавателю. В планшете занятий используется операция заменить преподавателя? Которая выполняется одним из способов:

  • кнопка (Заменить преподавателя),
  • комбинация клавиш Ctrl+Enter.

Отчет о передаче нагрузки показывает количество переданных часов, по месяцам в разрезе преподавателей у которых было снятие и передача нагрузки.

Примечание: при замене одной дисциплины на другую данные не отображаются в данном отчете.

Отчет состоит из двух частей, нижняя часть содержит перечень замененных занятий и расшифровывает данные выделенной строки верхней части.

Открыть окно отчета: Отчеты/Передача нагрузки


Рис. 110. Передача нагрузки.

Примечание: в нижней части таблицы указывается тот преподаватель, который фактически провел данное занятие.

3.11.11. Выборка занятий

Выборка занятий позволяет выбрать занятия или запреты основного или текущего расписания, соответствующие любым поставленным условиям. Получаемый журнал занятий поможет сверить данные расписания с данными в журналах учебных групп.

Открыть окно выборки: Операции/Выборка занятий.


Рис. 111. Выборка занятий.

Окно состоит из панели инструментов, таблицы условий, информационной панели и кнопки Журнал занятий.

Работа с таблицей условий.

Таблица условий состоит из полей, например, Преподаватель, Группа, Подгруппа и т.п. В эти поля проставляются условия. Выбираемые занятия (запреты) должны соответствовать всем поставленным условиям.

Если не поставлено ни одно условие, то информационная панель сообщает: «Запросу соответствует X занятий (запретов) или X*2 часов».

Условия можно ставить с помощью словарей. Открыть словарь – Enter или двойной щелчок мышью по строке нужного поля или нажать кнопку (Открыть словарь).

В словаре можно выделить одну строку или несколько строк с помощью клавиши Insert или щелчков мыши по нужным строкам. Вписать условие в карточку условий – Enter или кнопка Выбрать в окне словаря.

Рис. 112. Окно выбора даты.

Если в словаре было выбрано несколько условий, то они объединяются с помощью условия ИЛИ, т.е. в журнал занятий попадут занятия, удовлетворяющие хотя одному из поставленных условий (одной из выделенных строк).

Для выбора даты (периода) открывается не словарь, а окно, в котором можно выбрать дату точно (выбрать занятия за один день), указать период раньше определенной даты или позже, указать период, определяемый двумя датами. Для этого необходимо установить флажок напротив нужного варианта и выбрать дату из календаря или вписать с клавиатуры.

Поле Тип выборки определяет, какие конкретно записи из базы данных будут выбраны:

  • Учебные занятия текущего расписания;
  • Учебные занятий основного расписания;
  • Запреты текущего расписания;
  • Запреты основного расписания.

При внесении каждого условия информационная панель автоматически обновляется и сообщает о количестве занятий (запретов), соответствующих условиям.

Очистить поле карточки условий: Delete или (Очистить строку).

Очистить все поля карточки условий: Ctrl+Delete или (Очистить все строки).

Открыть журнал выбранных занятий можно нажав кнопку Журнал занятий в нижней части окна или F9.

В журнале занятий каждая строка представляет собой либо занятие, либо запрет, о чем сообщается в последней графе журнала. Если строка выделена сиреневым цветом, то данное занятие превышает количество часов, указанное в нагрузке (для текущего расписания) или превышает рекомендуемое количество занятий на 2 недели (для основного расписания).

Примечание: здесь, как и в планшете занятий выделяются все занятия данной нагрузки с превышением количества занятий в периоде основного расписания. Занятия текущего расписания выделяются только позже последнего запланированного по нагрузке занятия.

При наведении указателя мыши на строку в графе дата появляется подсказка, содержащая номер недели (1, 2, 3 или 4 неделя) и день недели (понедельник – суббота).

Журнал занятий можно сортировать (см. 3.3.3. Сортировка таблиц).

Журнал занятий можно распечатать полностью или частично, т.е. выделить сначала необходимые строки (см. 3.3.4. Печать таблиц).


Рис. 113. Журнал занятий.

Переход из Журнала занятий в Планшет занятий:

Есть возможность перехода из журнала занятий в планшет занятий с помощью клавиши Enter или двойного щелчка мышью по строке занятия или запрета.

Переход из Планшета занятий в Журнал занятий:

Для проверки правильности заполнения классного журнала можно в Планшете занятий выделить нужное занятие и нажать кнопку (Журнал занятий), либо Действия/Журнал занятий. Будет открыто окно Журнала занятий со списком всех занятий этой нагрузки.

Данная возможность позволяет не устанавливать условия в окне Выборка занятий, а сразу увидеть список нужных занятий.

3.11.12. Журнал изменений


Рис. 114. Журнал изменений.

Журнал изменений открывается: Правка/Журнал изменений, либо F3, либо в стандартной панели инструментов кнопка . В нем фиксируются все назначения и отмены занятий и запретов основного и текущего расписания с указанием имени пользователя и даты и времени изменения за определенный период.

Журнал очищается при каждом запуске программы.

Каждая запись журнала является одним действием пользователя (назначением или отменой занятия/запрета). В первой графе имеются знаки «+» плюс – занятие было назначено, запрет установлен; «-» минус – занятие было отменено.

В журнале можно выделять строки и распечатывать, можно сортировать записи журнала, щелкая по заголовкам граф.

Есть возможность перехода из строк журнала в Планшет занятий на выбранное занятие. Для этого выберите строку и выполните двойной щелчок.

В сетевой версии период настраивается: Сервис/Параметры/Сеть/Журнал изменений/Хранить журнал.

По умолчанию 14 дней, но это значение можно изменить. Если установлен флажок Очищать журнал полностью при загрузке программы, то при загрузке удаляются все записи из журнала.

3.12. Публикация веб-страниц

Для распространения оперативной информации о составленном расписании может быть использован веб-сервер или файл-сервер, а также технология веб-страниц. Поскольку почти на любом компьютере имеется программа для просмотра веб-страниц, такая как Internet Explorer, то отображение расписания на веб-страницах становится наиболее привлекательной технологией, простой и доступной.

На веб-сервере могут работать различные механизмы для формирования веб-страниц с расписанием по запросу. Однако, эти технологии очень зависимы от программного обеспечения, установленного и поддерживаемого веб-сервером. А настройка сервера требует определенной квалификации.

Другой способ – это заблаговременное формирование всех необходимых веб-страниц в программе «Экспресс-расписание» и обеспечение доступа к ним из общей папки.

Для формирования веб-страниц необходимо ежедневно после окончания составления расписания выполнить:

Отчеты/Публикация веб-страниц/Начать.

Будут сформированы страницы с информацией:

  • основное – основное расписание в разрезе групп, преподавателей, аудиторий на 2 (1, 3 или 4) недели.
  • текущее – текущее расписание в разрезе групп, преподавателей, аудиторий на 14 (7, 21 или 28) дней в зависимости от периода основного расписания, начиная с даты, указанной в окне (рабочей даты).
  • на день – текущее расписание на день – одна страница с расписанием групп и также по одной странице с расписанием преподавателей и аудиторий на указанную в окне дату (на рабочую дату).
  • выполнение – страницы с информацией о выполнении нагрузки, аналогичные отчету Выполнение нагрузки в разрезе преподавателей, групп, аудиторий.
  • журналы – страницы со списками проведенных занятий в разрезе нагрузок с начала действия расписания по дату, указанную в окне (рабочую дату).
  • списки – вспомогательные страницы со списками групп, преподавателей, аудиторий для обеспечения навигации в выше указанных режимах.

В окне Публиковать расписание установленные флажки определяют, какие типы страниц будут формироваться. Для экономии времени можно снимать некоторые флажки. Например, если основное расписание не менялось, то снимите флажок основное.

При наличии флажка открывать страницу после формирования открывается главная страница веб-сайта расписания в программе для просмотра веб-страниц.


Рис. 115. Веб-страница.

Страницы формируются на основании шаблонов, располагающихся в папке Экспресс-расписание/Веб-шаблоны

Перечень страниц-шаблонов:

  • index.htm – главная страница веб-сайта расписания (не формируется, а копируется заранее подготовленная),
  • b.htm – шаблон для страниц основного расписания,
  • c.htm – шаблон для страниц текущего расписания на период,
  • h.htm – шаблон для страниц текущего расписания на день,
  • v.htm – шаблон для страниц выполнения нагрузки и журнала занятий.

Готовые страницы сохраняются в папку WWW, также в эту папку переписываются картинки из подпапки images и таблица стилей – файл style.css и главная страница index.htm

Папку для размещения веб-сайта можно изменить в окне Публикация веб-страниц, если изменить ее имя в поле Папка для веб-сайта. По умолчанию, это WWW. Если указанная в поле папка недоступна, то используется папка, назначенная по умолчанию.

Обеспечение общего доступа.

Для обеспечения общего доступа к сформированным страницам необходимо папку WWW (или другую, назначенную для этих целей) сделать общей папкой с доступом на чтение. Сделайте это самостоятельно, или обратитесь за помощью к системному администратору учебного заведения.

3.13. Экспорт данных

Если Вы используете программы 2-НК, 1-техникум или 76-КД-с вы можете экспортировать в них данные.

Для экспорта выполните: Файл/Экспорт данных, откроется диалоговое окно:


Рис. 116. Диалоговое окно «Экспорт данных».

3.13.1. Экспорт в 2-НК

Программа 2-НК должна быть установлена стандартным образом на компьютер, то есть в папку: C:\Program Files\MICC\2NK.

Для экспорта нажмите кнопку Экспортировать данные в 2-НК.

Примечание: если образовательное учреждение не выбрано, выберите его в раскрывающемся списке. После этого нажмите кнопку Экспортировать данные в 2-НК.

Программа выдаст сообщение:


Рис. 117. Диалоговое окно 2-НК

Нажмите ОК.

3.13.2. Экспорт в 1-техникум

Программа 1-техникум должна быть установлена стандартным образом на компьютер, то есть в папку: C:\Program Files\MICC\1-tehnikum\

Для экспорта нажмите кнопку Экспортировать данные в 1-техникум (распределение).

Примечание: если образовательное учреждение не выбрано, выберите его в раскрывающемся списке. После этого нажмите кнопку Экспортировать данные в 1-техникум (распределение).

Программа выдаст сообщение:


Рис. 118. Диалоговое окно 1-техникум.

Нажмите ОК.

3.13.3. Экспорт в 76-КД-с

Перед экспортом убедитесь, что форма 76-КД-с есть в папке: C:\Program Files\Экспресс-расписание\Шаблоны\

Для экспорта нажмите кнопку Экспортировать данные в 76-КД-с

Программа передаст данные в Excel и выдаст сообщение:


Рис. 119. Диалоговое окно 76-КД-с.

Нажмите ОК.

Пример печатной формы в Excel:

4. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ

Вся информация, с которой работает программа «Экспресс-расписание» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP/2003 (расширение файла *.mdb).

В файле базы данных хранится содержимое справочников, основное, текущее расписание, параметры расписания.

Примечание: часть своих настроек программа хранит в реестре Windows.

Для выполнения стандартных операций с файлом базы данных: создание, открытие, сохранение в другом файле имеются стандартные команды в меню Файл и стандартные кнопки в панели инструментов Стандартная.

4.1. Создать новую базу данных.

Если Вы только зарегистрировали программу, и нет файла raspis.mdb, то он создается автоматически и заполняются справочники Рис. 87.

Если нужно создать дополнительную базу данных выполните:

Файл/Создать или (Создать), или Ctrl+N далее необходимо указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Сохранить.


Рис. 120. Создание базы данных.

В появившемся окне (Рис. 121.) отметьте флажками те таблицы, которые необходимо заполнить примерными данными (из демонстрационного примера).

Рис. 121. Создание файла.

Возможно, будет рационально использовать готовый справочник дисциплин (предметов), причин запретов, праздничных дней. Нажмите Ok. Файл базы данных будет создан.

4.2. Открыть базу данных.

Файл/Открыть или (Открыть), или Ctrl+O далее необходимо выбрать файл (или вписать его имя) и нажать кнопку Открыть.

Примечание: Программа запоминает файл, с которым она работает. Эту команду не нужно использовать каждый раз! Она выполняется после установки программы на другой компьютер, либо для последующей работы с другой базой данных.

4.3. Сохранить базу данных в другом файле.

Файл/Сохранить как или (Сохранить как), далее необходимо указать новое имя файла, отличающееся от предыдущего и нажать кнопку Сохранить.

После этого программа работает с новым файлом, являющимся полной копией старого. Старый файл также хранится на диске.

Внимание: во время работы с программой данные сохраняются автоматически и нет необходимости в периодическом сохранении информации.

Примечание: данная команда может использоваться при переходе на новый учебный год, для того чтоб облегчить работу оператора по вводу данных. Для этого создается копия, в которой удаляется расписание и нагрузка.

Примечание: если возникает необходимость в резервном копировании, то выполните команду Сервис/Архивировать базу данных. (см. 4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации).

4.4. Сжатие и восстановление базы данных.

Для эффективной и быстрой работы программы необходимо постоянно следить за файлом базы данных. Эта особенность продиктована форматом файла Microsoft Access. Формируемые запросы к базе данных, массовое добавление или удаление записей увеличивают объем файла, из-за чего программа постепенно начинает работать медленнее, а, кроме того, могут случиться серьезные сбои в работе и потеря информации (причем сразу всей, т.к. вся информация хранится в одном файле).

Эта проблема во многом решена. Каждый день при первом запуске программы автоматически проводится восстановление и сжатие базы данных. Чтобы эта операция была наиболее безопасной, сначала формируется копия файла базы данных, имя файла которой *_backup.mdb, далее эта копия сжимается в файл *_compact.mdb и перезаписывается на место исходного файла.

Сжатие и восстановление базы данных позволяет уменьшить размер базы данных, а значит, повысить скорость работы программы, ее устойчивость против сбоев.

Сжатие и восстановление текущего файла базы данных можно выполнить вручную с помощью: Сервис/Сжать базу данных.

4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации.

Не секрет, что компьютерная техника не всегда бывает надежной. Может выйти из строя жесткий диск, и тогда вся информация, наработанная за долгий период, будет потеряна, а могут возникнуть ошибки на диске, не устраненные вовремя. Тогда, поскольку размещение информации на диске будет неверным, может возникнуть потеря части файла базы данных или его порча, причем безвозвратная.

Чтобы этого не произошло, необходимо периодически создавать резервную копию файла базы данных. Для создания резервной копии текущего файла базы данных в программе предусмотрена команда: Сервис/Архивировать базу данных. При ее выполнении сначала производится сжатие и восстановление текущего файла базы данных, а затем его архивирование в подпапку Архив папки программы.

Для более надежной защиты, рекомендуется выполнять резервное копирование файла базы данных на другой жесткий диск, дискету или флеш. Это удвоит надежность. Помните, что при потере файла базы данных станет не только невозможной дальнейшая работа с наработанными данными расписания, но может быть парализована нормальная работа всего учебного заведения.

4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш).

Рис. 122. Флеш

Для завучей и диспетчеров, которые работают с программой как на работе, так и дома, есть удобная возможность копировать базу данных на съемный диск, то есть флеш, а, перейдя на другой компьютер, восстанавливать информацию с флеш и продолжать работу.

Для записи базы данных на флеш выполните: Файл/Скопировать на съемный диск/Да.

Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите Ok.

Примечание 1: перед записью база данных сжимается, затем копируется с жесткого диска на флеш, имя файла сохраняется тем же. Если на флеш уже был записан файл с таким именем, то он будет заменен (без предупреждения).

Примечание 2: вместе с файлом базы данных, на флеш записывается файл raspis.txt, внутри которого указывается имя файла базы данных. Это позволит в дальнейшем автоматизировать восстановление базы данных.

Примечание 3: при выполнении данной команды программа продолжает работать с прежним файлом базы данных, а при выполнении команды Файл/Сохранить как – программа работает с созданной копией.

Примечание 4: в Windows 95 и 98 требуются специальные драйверы, которые входят в комплект поставки флеш, а более современные Windows Me, 2000, XP работают с любыми флеш автоматически.

4.7. Восстановление базы данных со съемного диска (флеш)

Если база данных была предварительно записана на съемный диск (см. 4.6. Копирование базы данных на съемный диск), то можно удобно восстанавливать информацию путем копирования со съемного диска (флеш) на жесткий диск.

Для восстановления выполните: Файл/Восстановить со съемного диска/Да.

Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите Ok.

Если база данных была скопирована на флеш не с помощью специального режима копирования (см. 4.6. Копирование базы данных на съемный диск), а вручную, используя Проводник или любой файловый менеджер, либо на съемном диске был удален файл raspis.txt, то будет выдано окно диалога для выбора файла базы данных. Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

Примечание 1: при выполнении данной команды программа сначала копирует файл, а затем работает с его копией. При выполнении команды Файл/Открыть – программа работает с выбранным файлом базы данных без его копирования.

Примечание 2: если на жестком диске уже имеется файл с тем же именем, что и восстанавливаемый, то он будет переименован в файл «Имя (1).mdb». Таким образом, при частом использовании данного режима на жестком диске будут накапливаться файлы с возрастающими номерами в скобках. Но при наличии современного компьютера расход места на жестком диске будет не значительным, а данная операция практически заменит резервное копирование базы данных.

Примечание 3: восстанавливаемый файл копируется в ту же папку и на тот же диск, где был предыдущий файл базы, с которым работала программа. При восстановлении файла со съемного диска на съемный диск будет выдано предупреждение и рекомендуется ответить «Да», чтобы скопировать файл на жесткий диск в папку, где размещается программа.

4.8. Очистка базы данных при переходе на новый учебный год.

В учебных заведениях для программы Экспресс-расписание на каждый учебный год нужно составлять новую базу данных. Это происходит из-за того, что меняются нагрузки преподавателей, состав учебных групп и т.д. Составить базу данных на следующий год можно методом копирования текущей базы данных и ее последующей корректировке. Для этого выполните сохранение текущей базы данных см. 4.3. Сохранить базу данных в другом файле. В названии базы данных укажите следующий по счету год.

Откройте базу на следующий год, в ней нужно произвести следующие действия:

  • удалить текущее расписание
  • удалить основное расписание
  • очистить справочник нагрузки
  • произвести корректировку в справочниках преподаватели и студенты.

С помощью данных действий, мы создали базу данных для следующего учебного года. Это позволит облегчить труд оператора по созданию расписания в начале нового учебного года.

5. РАБОТА В СЕТЕВОЙ ВЕРСИИ ПРОГРАММЫ

В сетевой версии программы «Экспресс-расписание» могут работать одновременно несколько пользователей (диспетчеров) с одной базой данных. Таким образом, например, назначение занятия одним пользователем влечет за собой отражение этой информации у других пользователей.

5.1. Наборы прав

Для обеспечения сохранности информации и разграничения прав доступа в программе предусмотрен справочник Пользователи. Чтобы открыть справочник выполните: Справочники/Пользователи.

По умолчанию в справочнике создаются 3 пользователя с 3-мя соответствующими одноименными ролями: Администратор, Диспетчер, Пользователь.

Роль определяет набор прав, то есть, какие возможности программы может использовать пользователь, согласно своей роли. В данной версии наборы прав не могут быть изменены и выбираются только с помощью выбора нужной роли. Список прав приведен в следующей таблице.

Наборы прав ролей
Возможность Администратор Диспетчер Пользователь
Назначить, отменить занятие + + -
Установить, снять запрет + + -
Печать расписания + + +
Создать, удалить основное расписание + + -
Создать удалить текущее расписание + + -
Создать, открыть, сохранить как базу данных + + -
Скопировать базу данных на флешь, восстановить базу данных + + -
Сжать, архивировать, вложить в письмо базу данных + + -
Отмена последних действий + + -
Редактирование справочников + + -
Изменить параметры расписания (Сервис/Параметры) + + +
Создать нового пользователя, изменить имя пользователя, роль + - -
Изменить свой пароль + + +
Изменить пароль другого пользователя + - -
Войти в программу в монопольном режиме + + -

Как видно из таблицы, пользователь, например, может только просматривать информацию. Диспетчер может все, за исключением работы со справочником пользователей.

В справочник пользователей можно добавлять пользователей, удалять, изменять параметры пользователя. Нельзя удалить пользователя, имеющего администраторские права, то есть хотя бы один пользователь (с любым именем) должен иметь такие права. Если нет ни одного пользователя с правами администратора, то при следующем запуске программы будет создан пользователь Администратор с правами администратора (без пароля).

Для установки пароля выберите нужную запись в справочнике пользователей, нажмите Enter (или двойной щелчок по строке), в поле Пароль введите пароль и в поле Подтверждение пароля введите то же самое, нажмите Ok.

Пароль хранится в файле базы данных в зашифрованном виде. Имейте ввиду, что строчные и заглавные буквы различаются. Также при вводе пароля обратите внимание на выбранный алфавит.

5.2. Обновление данных

Поскольку несколько пользователей одновременно работают с одной базой данных, то встает проблема одновременного отображения сделанных изменений в окне программы у всех пользователей.

В программе предусмотрено автоматическое обновление окон, то есть считывание данных из базы данных и вывод на экран.

Чтобы настроить период автообновления выполните: Сервис/Параметры/Сеть/Автообновление окон, установите через сколько секунд будет происходить автообновление. По умолчанию 10 секунд.

В процессе работы если есть необходимость обновить активное окно, то нажмите кнопку Обновить (или клавишу F5, или Вид/Обновить) – обновляет содержимое активного окна.

5.3. Монопольный режим

Монопольный режим – это режим работы с базой данных одного пользователя. Если один пользователь загрузил программу в монопольном режиме, то другие уже не смогут загрузить программу ни в обычном, ни в монопольном режиме (при работе с той же базой данных).

Монопольный режим предназначен для выполнения операций, связанных с выбором и обслуживанием базы данных. Это создание, открытие, сохранение, сжатие, архивирование базы данных. Данные операции нельзя выполнить в обычном режиме, т.к. другие пользователи будут обращаться к базе данных, а это необходимо исключить.

Запуск программы в монопольном режиме выполняется с помощью ярлыка «Экспресс-расписание Монопольно», либо указанием в командной строке ключа /m. Монопольно могут работать Администратор или Диспетчер.

5.4. Справочник пользователи

Справочник открывается: Справочники/Пользователи


Рис. 123. Справочник Пользователи

В справочнике по умолчанию записано три пользователя (Администратор, Диспетчер, Пользователь). На Рис. 123. добавлен пользователь Сидоров с правами Администратора. Каждый пользователь может создать свой пароль для входа в программу.

6. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ

1. Как составить расписание, если нулевая пара используется в исключительных случаях?

Если занятий, назначаемых на нулевые пары, не много, то удобнее будет расставить их до автоматического составления. Затем в окне Сервис/Параметры на вкладке Расписание укажите Автоматически назначать на пары с 1-й по (выберите 4 или более), затем используйте кнопку Досоставить основное расписание.

Можно поступить иначе: в справочнике нагрузки в нагрузках, назначаемых на нулевую пару поставьте флажок Только в текущем расписании, и автоматически эти занятия не будут назначены, их после автоматического составления расписания (кнопка Составить основное расписание) Вы назначите вручную на нулевые пары.

2. При составлении расписания программа выдает сообщение «…превышено допустимое количество пар». Как составить расписание?

Такое сообщение выдается, если нагрузка преподавателя (группы, обязательной аудитории или типа аудитории) на 2 недели (1, 3 или 4 недели) больше, чем имеется свободных ячеек в этом же периоде. Для устранения проблемы либо уменьшите нагрузку в справочнике нагрузки, либо увеличьте сетку основного расписания. По умолчанию занятия назначаются на пары с 1-й по 4-ю. Сначала увеличьте максимальное количество занятий: Сервис/Параметры, на вкладке Общие увеличьте максимальное количество пар в день, затем на вкладке Расписание в параметре Автоматически назначать занятия на пары увеличьте 2-ю цифру, то есть установите, например, с 1-й по 5-ю. После этого заново составьте расписание.

3. Как составить расписание для 2-х смен, то есть, если 1-я группа занимается с 1-й пары по 4-ю, а 2-я группа – с 4-й пары по 7-ю?

Автоматика в программе работает таким образом, что сначала занятия назначаются на свободные пары, а затем занятия с нижних пар поднимаются вверх, как только это возможно. Поэтому во 2-й группе (и во всех аналогичных группах) установите запреты на пары с 1-й по 3-ю на все дни в основном расписании и составляйте расписание с помощью кнопки Составить (или досоставить) основное расписание в окне Операции/Основное расписание. Если расписание в группах, занимающихся в 1-ю смену (1-я группа) получилось не достаточно ровным, то установите в 1-й группе (и в аналогичных группах) запреты на пары с 5-й по 7-ю и заново составьте расписание. Перед тем, как составлять расписание не забудьте увеличить максимум уроков в день, а также установите Автоматически назначать занятия на пары с 1-й по 7-ю в окне Сервис/Параметры.

4. Что делать, если компьютер при составлении расписания задумывается надолго, а затем выдает сообщение о том, что расписание составить затруднительно?

К сожалению, для качественного составления расписания, например, в 30 группах на 2 пятидневные недели, а каждая группа имеет по 10 нагрузок, необходимо проработать 10 в степени 1200 вариантов. Это очень много даже для современных компьютеров, поэтому интеллектуальные алгоритмы программы стараются значительно снизить количество просматриваемых вариантов. При автоматическом составлении основного расписания рекомендуется сначала составить расписание без запретов, а затем при удачном исходе, устанавливая запреты, составлять расписание снова и снова. Если расписание при установленных запретах не составляется, то их необходимо снять. Бывает так, что запреты, установленные преподавателю (группе), например, на среду не дают возможности составить расписание, а если их переставить, например, на вторник, то все в порядке. Кроме запретов на составление расписания влияют «узкие места». Например, может быть недостаточно аудиторий нужного типа. Если занятия не будут вмещаться в сетку расписания, то программа сообщит об этом сразу, но если сетки вроде бы хватает, но «впритык», то может случиться неудача. Еще обратите внимание на обязательные аудитории, указанные прямо в нагрузках. Если много нагрузок имеют обязательные аудитории, то расписание теряет вариативность, и в некоторых случаях не может быть составлено вообще.

Итак, пробуйте и не забывайте, что при нажатии на кнопку Составить основное расписание старое расписание указанное в окне проекта будет удалено полностью и на его место вписано новое расписание. При нажатии на кнопку Досоставить основное расписание распределяются только не назначенные занятия, а уже назначенные остаются на своих местах без изменений. Если Вы уже назначили часть занятий вручную, то пользуйтесь второй кнопкой, и если полученное расписание не удовлетворяет условиям, то удаляйте его нажатием кнопки Отменить последнее действие в главной панели инструментов (или Alt+BackSpace), либо нажмите кнопку Удалить основное расписание и на вопрос «Удалить автоматически назначенные занятия?» ответьте Да, а на остальные вопросы – Нет.

5. У нас в профессиональном училище выделен один день в неделю для практики, при этом учебный процесс не прерывается. Как быть?

Для такой практики не нужно ставить флажок Практика при заполнении справочника нагрузки. Если дни заранее известны, то откройте основное расписание и назначьте такую практику вручную. После этого сделайте досоставление основного расписания.

6. Как учить товароведов с программистами в одной группе? (Реальный пример Орлово-Вятского с.-х. колледжа)

В случае недобора и объединении студентов разных специальностей в одну группу в программе «Экспресс-расписание» необходимо в справочнике групп добавить соответственно только одну группу. Учебные дисциплины, преподаваемые сразу во всей группе (физкультура, психология, философия) вносятся в справочник нагрузки обычным образом, то есть указывается 0 (вся группа). Дисциплины, преподаваемые только у программистов, помечаются подгруппой 1, а у товароведов подгруппой 2 в справочнике нагрузки. Поскольку любой из предметов, преподаваемых программистам в 1-й подгруппе, может выдаваться в одно и то же время с преподаванием любых предметов у товароведов во 2-й подгруппе, то в справочнике нагрузки у таких одновременно назначаемых занятий необходимо установить флажок Назначать с другими дисциплинами. В этом случае программа позволит назначить, например, занятие «Информационные технологии» у программистов в одно и то же время с дисциплиной «Статистика» у товароведов. Если хотя бы по одной из дисциплин в справочнике нагрузки не установлен выше указанный флажок, то эти дисциплины программа не позволит назначить одновременно. Так, например, не нужно устанавливать флажок при вводе дисциплины «Иностранный язык», поскольку группа в данном случае делится совсем по другому признаку.

7. Как работать с программой, если в учебном заведении 2 корпуса, находящихся на большом расстоянии?

Для этого в справочнике типов аудиторий добавьте строки: «1-й корпус общего пользования», «2-й корпус общего пользования», «1-й корпус компьютеры», «2-й корпус компьютеры» (сократите при необходимости названия) и т.п. Если имеются аудитории, используемые при обучении всех студентов, например, спортивные сооружения, то выделите эти аудитории (сооружения) в отдельный тип, например, «Спортивные».

В справочнике аудиторий каждой аудитории нужно присвоить тип, соответствующий корпусу, в котором она расположена, и назначению («общего пользования» или другой), например, компьютерный класс, находящийся в 1-м корпусе должен быть отнесен к типу «1-й корпус компьютеры».

При вводе нагрузки в справочник Нагрузка также указывайте соответствующий тип аудитории, например, в нагрузке с предметом «Литература», для групп, занимающихся во 2-м корпусе, нужно выбрать тип аудитории «2-й корпус общего пользования».

8. Что делать, если при автоматическом составлении расписания программа выдала сообщение: «Нагрузка типа аудитории Спортивный зал - 80 пар, что больше количества доступных пар - 48 в 2-х неделях».

Если в спортивном зале может заниматься более одной группы, то необходимо в справочнике аудиторий ввести количество аудиторий, равное максимальной вместимости спортзала. Например, если спортзал способен одновременно принять 2 группы, то в справочнике аудиторий необходимо ввести 2 строки: первую «Зал1», вторую «Зал2» (либо другие сокращения). У обеих аудиторий должен быть установлен тип аудитории «Спортивный зал». После корректировки справочников снова составьте или досоставьте расписание.

9. Можно ли автоматически назначать физкультуру только по 2 пары и только либо на 1 и 2 пару занятий, либо на 3 и 4 пару?

Столь уникальные ограничения в программе как таковые пока не предусмотрены, но ситуация решается достаточно просто. Вам необходимо открыть основное расписание и вручную назначить только данные занятия именно так, как это необходимо (по 2 пары на оговоренные часы). Далее выполните досоставление основного расписания: Операции/Основное расписание/Досоставить основное расписание. При этом программа не затронет назначенные Вами занятия, а вокруг них расставит все другие занятия. Если по каким-то причинам составленное компьютером расписание Вам не подходит, либо Вы хотели бы уточнить исходные данные, установить запреты, например, и попробовать снова составить расписание, то не забудьте прежде всего сделать отмену последнего действия, чтобы убрать автоматически назначенные занятия, а оставить только те, которые Вы назначили вручную.

10. Как поступать с вакантными занятиями: время уходит, а основное расписание необходимо вывешивать?

В этом случае в справочнике преподавателей добавьте преподавателя с фамилией, например, «Вакансия», либо «Вакансия История». Необходимо учесть, что если вакантные часы будут в последствии выполнять несколько преподавателей, то и строк в справочнике преподавателей надо добавить ровно столько, сколько будет приглашено преподавателей. При занесении нагрузки в справочник Нагрузка выбирайте соответствующую «фамилию» преподавателя: «Вакансия История», «Вакансия Иностранный» и т.п. Нагрузка, предполагаемая к закреплению за одним преподавателем должна быть помечена одной и той же «фамилией».

Когда преподаватель будет принят на работу, то в справочнике преподавателей необходимо исправить «фамилию» «Вакансия История» на конкретную фамилию, например, «Иванов И.И.». Поскольку в основе программы положена реляционная база данных, то после изменения фамилии в справочнике преподавателей, конкретная фамилия преподавателя будет подставлена и в справочник нагрузки и в основное и текущее расписание.

11. Как правильно занести нагрузку, чтобы количество занятий в основном расписании было рассчитано правильно, если группа занимается со 2 сентября, с 22 декабря начинается экзаменационная сессия, а с 1 по 14 ноября предусмотрена учебная практика?

Поскольку занятий 1 сентября нет, а с 22 декабря начинается экзаменационная сессия, то необходимо в справочнике Нагрузка у всех дисциплин установить даты начала и окончания со 2 сентября по 21 декабря. Практику, продолжающуюся 2 недели необходимо занести отдельной строкой в справочник Нагрузка, но даты начала и окончания будут соответственно 1 и 14 ноября, а то, что это практика, в течение которой не проводятся занятия по другим дисциплинам, пометьте флажками Практика и Только в текущем расписании. При таком подходе программа из количества дней периода со 2 сентября по 21 декабря вычтет период практики и расчет количества занятий по дисциплинам на недели основного расписания будет сделан правильно.

12. Как при корректировке расписания в режиме просмотра расписания преподавателя или группы узнать, в какие часы свободен тот или иной компьютерный класс, в какие часы заняты все компьютерные классы?

Для этого в программе предусмотрено несколько вариантов.

Во-первых, можно просто открыть расписание той или иной аудитории и запомнить свободные часы. Однако, в этом случае нужно и выбрать режим «А» и выбрать конкретную аудиторию из списка, запомнить ситуацию, а затем вернуться обратно для назначения занятия. На это понадобится время и дополнительные усилия. Более удобный способ, это выбрать назначенное занятие, в котором фигурирует нужная аудитория, затем щелкнуть правой кнопкой мыши по маркеру ячейки и выбрать из открывшегося меню строку Аудитория. Ячейки, в которых аудитория занята, будут покрашены в оранжевый цвет. Если в том же меню выбрать Тип аудитории, то оранжевым цветом будут покрашены ячейки, в которых заняты все аудитории выбранного типа (например, компьютерные классы). Также в программе предусмотрен и третий способ: щелкните по ячейке, в которую Вы хотели бы назначить занятие, найдите в листе нагрузки назначаемое занятие, и в графе Свободных смотрите количество свободных аудиторий на данный час необходимого типа. Если в строке с дисциплиной «Информатика» в графе Свободных 0 (ноль), то все компьютерные классы заняты, необходимо щелкнуть по другой ячейке, чтобы проверить занятость классов на другой час.

13. При заполнении справочника Нагрузка необходимо внести дисциплину «Математика», закрепленную за преподавателем «Иванов И.И.», которую он будет читать в 5-ти группах (имеется ввиду, в разное время, не в один и тот же час). Как это сделать проще и быстрее?

Добавьте новую строку в справочнике нагрузки, в которой заполните все необходимые реквизиты. Затем выделите эту строку, нажмите кнопку Копировать строку, и в появившемся окне смените группу, нажмите Ok. Проделайте эту же операцию еще 3 раза.

Есть другой способ: добавьте строку в справочнике нагрузки, в которой заполните все необходимые реквизиты. Выделите эту строку, нажмите кнопку Копировать на группы…, отметьте нужные группы флажками, нажмите Ok. Таким образом, можно копировать сразу все нагрузки одной группы (предварительно выделив их), чтобы внести нагрузку в аналогичных группах.

14. Как правильно внести данные, чтобы автоматика назначала занятия преподавателю «Иванов И.И.» всегда в аудитории 101?

Если аудитория указана в справочнике Нагрузка как обязательная, то вариативность составления расписания заметно уменьшается, так как компьютер должен обязательно выполнить поставленное условие, вследствие чего, часто расписание не может быть составлено. Поэтому рекомендуется не указывать аудиторию как обязательную в справочнике нагрузки, а вводить ее как предпочитаемую преподавателем в справочнике Преподаватели. Если аудиторию предпочитает только один преподаватель, и она не указана как обязательная в нагрузках другого преподавателя, а также подходит по типу, то именно она будет автоматически назначена для всех занятий данного преподавателя.

15. На иностранный язык группа делится на 3 подгруппы: английский, немецкий и французский, но «французы» занимаются отдельно от остальных и одновременно с «французами» из нескольких других учебных групп. Как правильно внести это в программу?

Если по другим дисциплинам в учебном заведении нет деления на 3 подгруппы, а только на две, то целесообразно Сервис/Параметры/Расписание, установить максимальное количество подгрупп все-таки 2 (а не 3). При заполнении справочника Нагрузка необходимо в одной строке указать подгруппу 1 и преподавателя английского языка, в другой строке подгруппу 2 и преподавателя немецкого языка, а в третьей строке указать 0, т.е. вся группа (условно) и преподавателя французского языка. В результате при автоматическом назначении занятия английского и немецкого языка будут назначаться одновременно, а «французы» будут заниматься в другое время. Если студенты, изучающие французский, из разных учебных групп, то рекомендуется до автоматического составления расписания вручную назначить занятия французского языка в одной учебной группе, а во всех других группах (в которых есть посещающие это занятие «французы») установить на этот час запрет. Еще раз уточним, что если занятия проводятся в одно и тоже время, но все они считаются одним занятием, то они связываются в справочнике нагрузки.

16. Период обучения (семестр) группы З-41 с 1 ноября по 31 марта следующего года. В то время как в других группах 2 периода: имеется 1 семестр до 31 декабря, а с 01 января – 2-й семестр. Как правильно внести нагрузку и составить расписание?

В параметрах расписания Сервис/Параметры/Общие укажите период семестра с 01 сентября по 31 марта следующего года – это позволит указывать даты этого периода в справочнике Нагрузка. Внесите нагрузку всех групп и в т.ч. группы З-41 в справочник Нагрузка, при этом укажите фактический период обучения групп в нагрузках, например, у группы З-41 с 01 ноября по 31 марта следующего года. Составьте основное расписание, скопируйте его в текущее расписание на период 1 семестра: с 01 сентября по 31 декабря. Для группы З-41 занятия в текущее расписание будут скопированы только с 01 ноября, до этого в текущем расписании группы будет пусто. Пусто пока будет и, начиная с 01 января следующего года. Когда 1 семестр закончится, необходимо удалить основное расписание по всем группам, кроме З-41, для этого выполните Операции/Основное расписание, нажмите Выбрать и отметьте флажками все группы, кроме З-41, нажмите Удалить основное расписание. В параметрах расписания укажите период 2-го семестра: с 01 января по 30 июня. Внесите нагрузку 2-го семестра. Выполните: Операции/Основное расписание/Досоставить основное расписание. При этом занятия группы З-41 останутся на своих местах, а «вокруг» них и с учетом их будут назначены не распределенные занятия в других группах. Другой вариант: можно расписание полностью удалить и составить заново, тогда оно изменится у группы З-41 со 2-го семестра. Скопируйте основное расписание в текущее на период 2 семестра.

Уточним: 1. Основное расписание автоматически составляется на основании тех нагрузок, которые хотя бы одним днем попадают в период семестра, указанный в Сервис/Параметры, но количество часов рассчитывается исходя из периода, указанного в самой нагрузке.

2. При неудалении текущего расписания 1-го семестра подсчет фактически выданных часов в группе З-41 не нарушится, а будет продолжен.

17. После автоматического составления основного расписания у преподавателя Иванова И.И. назначены 1-я и 3-я пары занятий. Как не вручную, а автоматически убрать «окно», образовавшееся на 2-й паре?

Необходимо открыть расписание преподавателя Иванова И.И., выделить в этот день 3-ю и 4-ю ячейки (пары) и установить запрет. После чего составить расписание заново. Программа может назначить занятия либо на 1-ю и 2-ю пары, либо перенести занятие с 3-й пары на другой день. В последнем случае можно запретить весь день – сделать методический день преподавателю. Если после запрета расписание было составлено хуже, либо вариант не может быть найден, то отмените запрет. Если Вы автоматически досоставляли расписание, то необходимо сначала выполнять отмену досоставления (Правка/Отменить), чтобы убрать доназначенные занятия, затем устанавливать (или отменять запрет), после чего снова досоставлять расписание.

18. В начале семестра занятия в группе Б-33 по предмету «Бухгалтерский учет» выполнял преподаватель Шулятиков В.И., а через месяц он заболел до конца семестра, и оставшиеся занятия выполняла Русских М.В. Как это отразить в программе?

Возможны 2 варианта:

1. В программе предусмотрена временная замена преподавателя. В планшете занятий найдите данное занятие, либо назначьте его (по замене), выделите ячейку, нажмите кнопку Заменить преподавателя (или Ctrl+Enter), в открывшемся окне выберите Русских М.В. Это необходимо сделать с каждым занятием в оставшиеся месяцы. В справочнике Нагрузка останется указан преподаватель Шулятиков В.И. Факт выполнения часов по нагрузке и по обоим преподавателям будет рассчитан правильно.

2. Измените в справочнике Нагрузка по предмету «Бухгалтерский учет» в группе Б-33 фамилию преподавателя Шулятиков В.И. на фамилию Русских М.В. (Примечание: после этого исправления в основном и текущем расписании фамилии преподавателей в назначенных занятиях не изменятся.) В основном расписании вручную отмените занятия Шулятикова В.И. в данной группе, назначьте занятия Русских М.В. Затем создайте текущее расписание с момента болезни Шулятикова В.И. до конца семестра.

Внимание! Создавайте текущее расписание только на следующие дни, чтобы не нарушить факт по выполнению часов, который отражается в текущем расписании.

Эти вопросы были собраны в результате личных бесед и телефонных разговоров с диспетчерами за 5 лет внедрения программы в учебных заведениях России и СНГ. Если Вы не нашли ответ на свой вопрос, то задайте его разработчику по телефону горячей линии 8 (8332) 47-31-47.

Новое в версии 5.5.1 от 25.09.2009 г.

  • В режиме «колледж» можно устанавливать занятия как по 2 часа, так и по 1 часу: Сервис – Параметры – Общие – Занятие, часов: 1 или 2. В режиме «школа» только по 1 часу.
  • В планшете занятий увеличено количество секций по горизонтали (до 50), а также добавлена возможность размещать секции и по вертикали (до 10), всего до 84 секций может быть отображено одновременно. Это позволяет увидеть большую часть расписания. Для вертикального расположения используйте кнопки справа от полосы прокрутки: «Увеличить / Уменьшить количество секций».
  • Добавлен отчет о занятости аудиторий, который показывает, в каких аудиториях сколько часов занимаются группы или преподаватели: Отчеты – Учет по аудиториям.
  • В режиме «школа» в справочнике предметов добавлено поле «трудность», которое при заполнении демонстрационными данными заполняется показателями трудности предметов.
  • В режиме «школа» в планшете занятий при наведении мыши на заголовок секции (дата или класс) появляется информация об общей трудности за день.
  • В справочниках сделано контекстное меню и меню «Действия» для работы со строками.
  • Демонстрационные примеры выполнены для 2009 года.
  • В справочнике нагрузки при вводе новой строки, если указать количество часов в неделю (2 недели), а количество часов в семестре оставить равным нулю, то будет заполнено количество часов в семестре путем умножения часов в неделю на количество недель.
  • В справочнике нагрузки при вводе новой строки тип занятия устанавливается автоматически – первая строка типов занятий.
  • В справочнике нагрузки исправлен расчет итогового количества часов по преподавателю (группе) – исключен повторный подсчет часов по связанным нагрузкам.
  • В справочнике типов аудиторий нельзя удалить строку, если тип аудитории указан в справочнике нагрузки.
  • В справочнике групп добавлены даты начала и окончания обучения при вводе строки они заполняются датами семестра (из Сервис – Параметры). В справочнике нагрузки даты заполняются либо датами из Сервис – Параметры, либо датами из справочника групп.
  • В планшете занятий в листе нагрузок можно установить режим отображения нагрузок: Вид – Показывать нагрузки – Только неназначенные. Это позволяет увидеть только те нагрузки, занятия по которым необходимо назначить.
  • При работе со справочниками также как и при работе с уроками можно установить по умолчанию активной кнопку «Да» или «Нет» в запросах программы: Сервис – Параметры – Интерфейс – По умолчанию предлагать.
  • Добавлен пункт меню Вид – Расписание: Преподавателя, Группы, Аудитории. Для смены типа объекта расписания в планшете – соответствует двойному щелчку по буквам П, Г или А.
  • При выборе групп в различных режимах окно со списком групп увеличено по вертикали, больше групп теперь отображается.
  • Расписание для школ – исправлены неточности наименований отчетов на экране и при распечатке, исправлен импорт данных по школе.

Надеюсь на плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество. Желаю успехов!

С уважением к Вам, автор и разработчик программы «Экспресс-расписание», П.С. Батищев.

Оглавление Перейти к программе

Страница 1 - 38 из 38
Начало | Пред. | 1 | След. | Конец По стр.