Свяжитесь с нами

Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
  Войти      Регистрация






Приемная комиссия: НПО

Оглавление Перейти к программе

3.2.1. Выделение строк в таблицах

Таблицы в программе используются для отображения содержимого справочников.

Некоторые операции в списках можно выполнять сразу с несколькими строками, например, удаление, печать. Для этого нужные строки необходимо выделить.

1. Выделить одну строку:

  • 1 вариант: выберите строку с помощью мышки;
  • 2 вариант: с помощью клавиш-стрелок на клавиатуре выберите нужную строку.

Выделенная строка будет обозначена более интенсивным цветом, чем другие.

2. Выделить несколько последовательных строк:

  • 1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Shift, щелкните по последней строке;
  • 2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Shift, нажимайте клавиши-стрелки на клавиатуре.

Примечание: В справочниках «Абитуриенты» имеются две таблицы, выделение нескольких строк возможно только в нижней таблице.

3. Выделить несколько непоследовательных строк:

  • 1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Ctrl, щелкайте по другим необходимым строкам;
  • 2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Ctrl, клавишами-стрелками вверх или вниз выберите следующую строку и нажмите Пробел и так далее.

Примечание: В справочниках «Абитуриенты» имеются две таблицы, выделение нескольких непоследовательных строк возможно только в нижней таблице.

3.2.2. Печать справочников и документов

Печатная форма справочников и отчетов выполняется с помощью программы Microsoft Excel. То есть информация из программы «Приемная комиссия: НПО» передается в программу Microsoft Excel и далее пользователь может использовать все возможности последней программы для форматирования печатной формы, ее редактирования и оформления.

Функция печати предусмотрена во всех справочниках, журналах, документах и отчетах данной программы.

Для печати справочника или журнала документов:

  • Откройте нужный справочник или журнал документов;
  • Нажмите кнопку (Печать справочника) на панели инструментов «Стандартная» или Файл/Печать…;
  • Выберите графы для печати и нажмите ОК;
  • Далее открывается программа Microsoft Excel, в которой автоматически открывается нужный шаблон и формируется печатная форма.


Печатная форма справочника «Виды документов».

По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите OK и активным станет окно программы Microsoft Excel, в котором Вы можете редактировать рабочую книгу и распечатать на бумаге, нажав (в окне Excel) кнопку (Печать).

Печатная форма автоматически сохраняется. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (C:\Program Files\Приемная комиссия НПО\Документы). Тип всех файлов – рабочая книга Excel (расширение файла *.xls).

Имена файлов разным типам отчетов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив файл вручную. Если один и тот же справочник был распечатан дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра. Например: Журнал учета документов (1).xls.

Примечание: Распечатать программа не позволяет справочник «Учреждение». В справочнике «Абитуриенты» при выделении строки в верхней таблице печатается верхняя часть справочника, при выделении в нижней – нижняя.

3.2.3. Работа с шаблонами

При формировании печатных форм используются шаблоны Excel (расширение файлов xlt), которые находятся в подпапке Шаблоны, находящейся в папке программы. Пользователь может менять формы шаблонов по своему усмотрению – тогда и печатные формы будут выглядеть точно так же. Однако при внесении изменений в шаблоны нельзя забывать, что программа «Приемная комиссия: НПО» при выведении информации в таблицу Excel ориентируется на ячейки с определенными адресами, поэтому структура шаблона должна оставаться неизменной, а можно менять только формат ячеек.

Для редактирования шаблона откройте С:\Program Files\ Приемная комиссия НПО \Шаблоны, выберите нужный шаблон и щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите команду Открыть. После редактирования сохраните шаблон, проверьте печать отчета.

В шаблоне Excel печатной формы заявления абитуриента (пункт меню печати «Заявление абитуриента» в справочнике «Абитуриенты») используются метки – надписи в ячейках вида <имя_метки>. Программа просматривает весь документ с начала и при нахождении определенной метки вставляет необходимую информацию, то есть данный шаблон можно редактировать и добавлять в него информацию. Наличие всех меток в шаблоне не обязательно, но для вывода полной информации по заявлению необходимо, чтобы были все метки.

В шаблонах Word (расширение файлов dot) печатных форм документов для вывода информации используются закладки с именами вида <имя_закладки>. Программа просматривает весь документ с начала и при нахождении определенной закладки вставляет необходимую информацию. Данные шаблоны можно редактировать и при нежелании выводить какую-либо информацию можно удалить или переименовать закладки, соответствующие данной информации.

Если при формировании отчета шаблон по каким-либо причинам отсутствует, то печать может быть выполнена без шаблона, но тогда в полученном документе не будет необходимых элементов оформления, а также не будет постоянного текста, например, заголовков граф справочника.

3.2.4. Импорт данных

В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники из таблиц Microsoft Excel (формата *.xls).

Импортировать данные программа позволяет во все справочники кроме «Контрольные цифры», «Вступительные испытания», «Учреждение».

При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников (порядок такой же, как и при вводе вручную):

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите нужный файл, из которого будет взята информация,
  • нажмите кнопку Открыть.


Окно диалога «Импорт данных» в справочник «Дисциплины».

  • В появившемся окне «Импорт данных» проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник дисциплин, графа «Наименование» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все наименования должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить одну дисциплину от другой.
  • Нажмите OK – информация будет записана в справочник.

При импорте из рабочей книги Excel программа «Приемная комиссия: НПО» ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Иными словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее файлов.

Оглавление Перейти к программе

Страница 9 - 9 из 19
Начало | Пред. | 7 8 9 10 11 | След. | Конец Все