Свяжитесь с нами

Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
  Войти      Регистрация






Приемная комиссия: НПО

Оглавление Перейти к программе

1. ВВЕДЕНИЕ
2. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОГРАММЕ
    2.1. Назначение и возможности программы
    2.2. Варианты программы и ограничения
    2.3. Системные требования
    2.4. Порядок установки программы
        2.4.1. Установка на один компьютер с компакт-диска
        2.4.2. Установка программы, полученной по электронной почте
        2.4.3. Установка обновления программы
    2.5. Компоненты программы
    2.6. Запуск программы
    2.7. Знакомство с программой в демонстрационном режиме
    2.8. Регистрация программы
    2.9. Наборы прав
        2.9.1. Обновление данных в окнах
        2.9.2. Монопольный режим
    2.10. Хранение информации в базе данных
    2.11. Окно программы, панели инструментов
        2.11.1. Окно программы
        2.11.2. Меню Вид
        2.11.3. Панель инструментов «Стандартная»
        2.11.4. Установка пароля
        2.11.5. Работа с вложенными окнами
        2.11.6. Получение справочной информации
            2.11.6.1. Руководство пользователя
            2.11.6.2. Ваш помощник
3. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ
    3.1. Порядок работы с программой
    3.2. Работа со справочниками, документами
        3.2.1. Выделение строк в таблицах
        3.2.2. Печать справочников и документов
        3.2.3. Работа с шаблонами
        3.2.4. Импорт данных
        3.2.5. Поиск абитуриентов
    3.3. Справочники
        3.3.1. Порядок заполнения справочников
        3.3.2. Работа со справочниками
            3.3.2.1. Уровни образования
            3.3.2.2. Формы обучения
            3.3.2.3. Виды финансирования
            3.3.2.4. Виды испытаний
            3.3.2.5. Системы оценивания
            3.3.2.6. Дисциплины
            3.3.2.7. Виды документов
            3.3.2.8. Виды свидетельств
            3.3.2.9. Иностранные языки
            3.3.2.10. Основания зачисления
            3.3.2.11. Виды льгот/преимуществ
            3.3.2.12. Направления подготовки
            3.3.2.13. Профессии
            3.3.2.14. Экзаменаторы
            3.3.2.15. Вступительные испытания
            3.3.2.16. Контрольные цифры
            3.3.2.17. Абитуриенты
    3.4. Документы
        3.4.1. Общие сведения о документах
        3.4.2. Работа с журналами документов и документами
            3.4.2.1. Экзаменационные ведомости
            3.4.2.2. Зачисление
    3.5. Отчеты
        3.5.1. Работа с отчетами
            3.5.1.1. Количество заявлений и конкурс
            3.5.1.2. Отчет по свидетельствам ЕГЭ
            3.5.1.3. Результаты вступительных испытаний
            3.5.1.4. Итоги приема
            3.5.1.5. План приема и вступительные испытания
            3.5.1.6. Журнал регистрации
            3.5.1.7. Журнал учета документов
4. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ
    4.1. Создать новую базу данных
    4.2. Открыть базу данных
    4.3. Сохранить базу данных в другом файле
    4.4. Сжатие и восстановление базы данных
    4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации
    4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш)
    4.7. Восстановление базы данных со съемного диска (флеш)

1. ВВЕДЕНИЕ

Для любого учебного заведения приемная комиссия является ключевым отделом. Главная задача приемной комиссии – это организация и проведение приемной кампании - одного из наиболее напряженных периодов работы.

Низкий уровень автоматизации, регламентированные сроки оглашения результатов поступления, большой объем информации, нуждающейся в обработке, невозможность получить актуальные аналитические данные в любой момент проведения приемной кампании, обилие регламентов, предписаний и требований министерства образования – вот типичные задачи, решать которые приходится практически любому учебному заведению.

При анализе работы сотрудников приемной комиссии образовательных учреждений НПО нами были выделены следующие технологические этапы: прием заявлений абитуриентов, вступительные испытания, зачисление и подведение итогов приема в образовательное учреждение.

Автоматизация этапов приемной кампании предоставляет учебному заведению возможность предложить свои образовательные услуги большему количеству абитуриентов, способствует повышению престижности учебного заведения, позволяет выполнить план приема, зачисляя самый подготовленный контингент абитуриентов.

На основании вышесказанного была разработана программа «Приемная комиссия: НПО».

Данный программный продукт многофункционален – дает возможность автоматизировать работу сотрудников приемной комиссии.

Программа проста в освоении, так как наследует знакомые пользователю приемы и методы работы, стандартный вид окна и интерфейс.

Программа надежна в работе, так как в программе имеются механизмы надежного хранения и резервного копирования данных.

Программа настраиваема – Вы можете корректировать шаблоны документов в Microsoft Excel и Word, расширяя тем самым возможности программы.

Программа документирована – данное руководство пользователя содержит сведения не только по использованию готовых возможностей, но и описание технического характера.

Наши программы постоянно дорабатываются, поэтому, пожалуйста, присылайте свои предложения. Это позволит сделать программу более функциональной, удобной и максимально соответствующей Вашим ожиданиям и запросам, уважаемые коллеги.

С уважением к Вам и надеждой на плодотворное сотрудничество, автор и разработчик программы «Приемная комиссия: НПО», П.С.Батищев.

2. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОГРАММЕ

2.1. Назначение и возможности программы

Компьютерная программа «Приемная комиссия: НПО» предназначена для автоматизации работы сотрудников приемной комиссии общеобразовательных учреждений начального профессионального образования.

Возможности программы:

  • Программа «Приемная комиссия: НПО» - удобный инструмент для учета абитуриентов и их зачисления. Есть возможность автоматического формирования заявления абитуриента, а также корректировки шаблона печати заявления (печатная форма заявления соответствует требованиям Министерства образования и науки РФ);
  • Автоматическое формирование необходимых при приеме документов, таких как расписка в приеме документов, карточка абитуриента, экзаменационный лист, индивидуальная экзаменационная ведомость по вступительным испытаниям абитуриента;
  • Составление экзаменационных ведомостей на любой предмет, учитывая также форму испытания (письм., ЕГЭ или др.), уровень образования абитуриентов в группе, вид испытания (основное, пробное или др.), и печать данного документа (печатная форма ведомости соответствует требованиям Министерства образования и науки РФ);
  • Автоматическое формирование рейтинговых (сводных) ведомостей по результатам вступительных испытаний на конкретную профессию;
  • Корректирование всех справочников под Ваше образовательное учреждение;
  • При заполнении справочника вступительных испытаний возможность выделить профильный предмет;
  • Быстрый и удобный поиск абитуриентов;
  • Составление перечня профессий, на которые образовательное учреждение объявляет прием, с выделением форм получения образования (обучения), перечня вступительных испытаний по общеобразовательным предметам по каждой профессии при поступлении и количество мест для приема по различным видам финансирования (бюджет субъектов РФ, оплата стоимости обучения, целевой договор) по каждому направлению подготовки и возможность печати документа (печатная форма документа соответствует требованиям Министерства образования и науки РФ);
  • Получение ежедневной информации о количестве поданных заявлений и конкурсе приема;
  • Формирование отчетов по предметам: отчета по свидетельствам ЕГЭ, который отображает информацию о свидетельствах абитуриентов и полученные ими баллы, и отчета о результатах вступительных испытаний;
  • Уникальная возможность - автоматическое формирование журнала регистрации на каждый день приема и журнала учета документов и их печать, автоматическое формирование и последующая печать списков рекомендованных к зачислению абитуриентов и резервных списков;
  • Контроль успешного прохождения вступительных испытаний при формировании списков рекомендованных и при их зачислении;
  • Формирование отчета об итогах приема в образовательное учреждение, который содержит перечень профессий, на которые образовательное учреждение объявляло прием, количество мест для приема по плану, число принятых заявлений, число зачисленных абитуриентов по различным видам финансирования (бюджет субъектов РФ, оплата стоимости обучения, целевой договор) по каждой профессии и возможность печати данного отчета;
  • В программе заполнены необходимыми данными справочники «Уровни образования», «Формы обучения», «Виды финансирования», «Виды испытаний», «Системы оценивания», «Дисциплины», «Виды документов», «Виды свидетельств», «Иностранные языки», «Основания зачисления», «Виды льгот/преимуществ», имеется возможность их корректировки под пользователя;
  • Ведение справочников «Направления подготовки», «Профессии», «Вступительные испытания», «Контрольные цифры», «Абитуриенты», «Экзаменаторы»;
  • Ввод и импорт из Excel всех справочников, кроме «Вступительных испытаний», «Контрольных цифр» и «Учреждение»;
  • Установка пароля на вход в программу;
  • Возможности автоматической отправки базы данных разработчику;
  • Возможность копирования базы данных на флеш, восстановления с флеш для резервного копирования или переноса информации на другой компьютер.

Преимущества:

  • Программа удобна в работе, легка в освоении;
  • Уникальная возможность ведения журнала регистрации и журнала учета документов, автоматического формирования и последующей печати списков рекомендованных к зачислению абитуриентов и резервных списков;
  • Контроль успешного прохождения вступительных испытаний при формировании списков рекомендованных и их зачислении;
  • Программа позволяет автоматически зачислить список абитуриентов, рекомендованных к зачислению;
  • Автоматическое формирование необходимых при приеме документов (расписка в приеме документов, карточка абитуриента, экзаменационный лист, индивидуальная экзаменационная ведомость);
  • Выделение профильного предмета в справочнике вступительных испытаний;
  • Быстрый и удобный поиск абитуриентов;
  • Стандартный вид окна и интерфейс Windows;
  • Имеется руководство пользователя;
  • С течением времени программа постоянно улучшается и дорабатывается по Вашим предложениям, производится обновление версий;
  • Осуществляется техническая поддержка по телефону линии консультаций и по электронной почте.

2.2. Варианты программы и ограничения

Варианты программы

Программа выпускается в двух вариантах:

  • рабочая версия – предназначена для работы пользователей, которые приобрели неисключительные права на использование программы,
  • демонстрационная версия – предназначена для ознакомления с программой широким кругом лиц и организаций.

Рабочая версия программы без выполненной регистрации работает в демонстрационном режиме, а при вводе кода регистрации работает в обычном режиме, в котором доступны все возможности программы.

При работе в демонстрационной версии и демонстрационном режиме доступны все возможности программы, кроме печати документов, введенная информация не будет сохранена при выходе из программы.

Ограничения

В программе не ограничено количество вводимой информации в справочники.

Примечание: В демонстрационном режиме и в демонстрационной версии есть ограничения на количество строк в справочниках.

Рабочая версия выпускается в двух вариантах: однопользовательская версия (для установки и работы на одном компьютере) и сетевая версия – для работы нескольких компьютеров с одной базой данных.

2.3. Системные требования

Персональный компьютер 2000 года изготовления и новее:

  1. Минимальные требования:
    • Процессор: Pentium-II (333 МГц);
    • ОЗУ: 32 Мегабайта;
    • Объем жесткого диска: 800 Мегабайт.
  2. Оптимальные требования:
    • Процессор: Celeron-633 (Pentium II или выше);
    • ОЗУ: 128 Мегабайт;
    • Объем жесткого диска: 2 Гигабайта.

Программа занимает на жестком диске не более 50 Мегабайт.

Программное обеспечение:

  • Microsoft Windows 95/98/Me/2000/XP/Vista/7 (любая версия из перечисленных);
  • Microsoft Office 2000/XP/2003/2007/2010 (любая версия из перечисленных версий), в том числе:
    • Microsoft Excel – распечатка справочников,
    • Microsoft Word – распечатка документов,
    • Microsoft Access – хранение информации,
    • Microsoft Outlook – для поддержки пользователей.

Примечание: программы Excel, Word, Access, Outlook входят в комплект программ Microsoft Office и наиболее часто бывают установлены на компьютере.

Примечание: ОС Windows, программы Excel, Word, Access, Outlook в комплект поставки программы «Приемная комиссия: НПО» не входят.

Программа MS Access используется для хранения данных, поэтому ее наличие обязательно (либо компонента DAO360.dll, который используется только для связи программы с базой данных, входит в Access).

Программа MS Outlook применяется только в том случае, если Вы пожелаете обратиться к разработчику и отослать базу данных для экспертизы и получения рекомендаций. В любом случае электронное письмо можно создать вручную в любом другом почтовом клиенте.

Для нормальной работы с программой необходим видеорежим с разрешением не менее 800х600 точек с глубиной цвета не хуже High Color.

Программа требует наличия на компьютере мыши. Работа без мыши невозможна.

ВНИМАНИЕ!

Программа должна быть установлена в папку на локальном жестком диске (регистрация на флеш невозможна).

Программа должна иметь «Доступ на запись» в ту папку, в которой она установлена (обычно С:\Program Files\ Приемная комиссия НПО), иначе она не может быть зарегистрирована (введены коды регистрации), а также не будут сохранены документы в подпапке Документы. Доступ на запись нужен и в ту папку, где будет находиться база данных (по умолчанию она находится в папке, куда установлена программа).

Если Вы используете операционную систему Windows 2000/XP/2003/Vista/7, то либо необходимо иметь права Администратора при входе в систему при загрузке компьютера, либо Вам как пользователю должны быть предоставлены права на запись в папку, где установлена программа «Приемная комиссия: НПО».

Если у Вас нет прав на запись в папку, обратитесь к системному администратору заведения.

2.4. Порядок установки программы

Однопользовательская версия устанавливается на один компьютер, либо на несколько компьютеров при наличии нескольких лицензий одинаковым способом и с одного компакт-диска, или с помощью одного файла установщика, полученного по электронной почте.

Особенность установки сетевой версии программы состоит в том, что она может быть установлена на несколько компьютеров, которые работают с одной базой данных. Для установки сетевой версии выполните:

  • Программа устанавливается на каждый компьютер отдельно с одного компакт-диска или файла установщика (см. 2.4.1. Установка на один компьютер с компакт-диска, либо 2.4.2. Установка программы, полученной по электронной почте).
  • Регистрация необходима для каждого компьютера отдельно (см. 2.8. Регистрация программы). Исходный код будет различным для каждого компьютера.
  • На одном (главном) компьютере создается база данных см. 4. Работа с базой данных (Файл/ Создать базу данных).
  • Необходимо установить общий доступ на папку с базой данных и предоставить права на изменение информации тем пользователям, которые будут работать с программой.
  • На других компьютерах база данных выбирается на каждом компьютере отдельно с помощью меню Файл/ Открыть базу данных (см. 4.2. Открыть базу данных). Нужно выбрать общий файл базы данных, находящийся на главном компьютере (или сервере) по сети (через Сетевое окружение).

    Установка однопользовательской версии программы выполняется аналогичным образом, но выполняются только пункты 1, 2 и 3, пункт 3 выполняется на том же компьютере.

    2.4.1. Установка на один компьютер с компакт-диска

    Программа нуждается в корректной установке. Простого копирования программы с одного диска на другой (при отсутствии некоторых компонентов в системе) будет недостаточно.

    ВНИМАНИЕ! Если Вы производите переустановку программы после сбоя, то сделайте резервную копию файла базы данных: Сервис/ Архивировать базу данных.

    1. Вставьте компакт-диск в дисковод, и автоматически запустится программа установки.

      Примечание: Если программа установки не запустилась, то откройте Мой компьютер, компакт-диск и запустите файл: pkn.exe;

    2. В появившемся окне с названием «Установка Приемная комиссия: НПО» прочитайте Лицензионное соглашение и если Вы согласны, то поставьте галочку «Я принимаю это соглашение», затем нажмите Далее;


      Установка программы «Приемная комиссия: НПО».

    3. Проверьте папку установки, при необходимости измените (по умолчанию программа устанавливается в папку: C:\Program Files\ Приемная комиссия НПО). Нажмите Начать – начнется копирование файлов, если какой-либо файл уже имеется на Вашем компьютере, то программа сообщит об этом, в большинстве случаев необходимо нажать Все пропустить.


      Окно выбора папки установки.

    4. По окончании установки нажмите .

    Примечание 1: В Windows XP/2003/Vista/7 может возникнуть вопрос о сохранении нераспознанных версий файлов, ответьте утвердительно с тем, чтобы оставить эти файлы, а не восстанавливать исходные версии файлов из комплекта установки Windows.

    Примечание 2: Если программа установки потребует перезагрузить компьютер, сделайте это. В версиях Windows 95/98/Me перезагрузка обязательна.

    Примечание 3: Также появится окно программы Блокнот с файлом ReadMe, содержащим общую информацию о программе и папка с ярлыками для запуска программы «Приемная комиссия: НПО».

    2.4.2. Установка программы, полученной по электронной почте

    Для ускорения получения продукта, программа может быть передана Вам по электронной почте в виде одного файла архива zip или rar.

    Программа, доставленная по электронной почте, абсолютно идентична программе, полученной на компакт-диске – это одна и та же программа. В некоторых случаях версия программы, доставленной по электронной почте, может быть новее, чем та, которая содержится на компакт-диске.

    • достаньте программу из письма и сохраните на компьютере, для этого: откройте полученное письмо, дважды щелкните по вложенному файлу, выполните «Сохранить как», укажите папку на Вашем компьютере (обычно Мои документы или Рабочий стол);
    • распакуйте архив, для этого дважды щелкните по файлу – при наличии установленной на Вашем компьютере программы архиватора откроется окно WinRar или WinZip, внутри этого окна Вы увидите файл pkn.exe;
    • запустите установку, для этого дважды щелкните по файлу pkn.exe – начнется установка, следуйте инструкциям, приведенным выше в разделе 2.4.1. Установка на один компьютер с компакт-диска, начиная с пункта 2.

    Примечание 1: В данном разделе мы не можем точно описать действия ввиду различий в операционных системах и установленных на Вашем компьютере программ.

    Примечание 2: Если на Вашем компьютере нет программы архиватора, то Вы можете распаковать полученный файл с помощью программ файловых менеджеров Total Commander и им подобных.

    Примечание 3: Программу можно получить на одном компьютере, затем перенести (например, на флеш) на другой компьютер и там установить. Доступ в Интернет на компьютере для установки и регистрации программы не нужен.

    2.4.3. Установка обновления программы

    Обновления программы высылаются, как правило, по электронной почте и устанавливаются «поверх» имеющейся программы, то есть без удаления старой версии программы. При первом запуске новой версии база данных автоматически (без Вашего участия) корректируется, и Вы продолжаете работать с ранее введенными данными.

    Внимание! удалять старую версию программы не нужно!

    Примечание: повторная регистрация программы обычно не требуется.

    2.5. Компоненты программы

    При установке программа создает папки и устанавливает все необходимые файлы для ее корректной работы.

    Папка для размещения программы выбирается при установке. По умолчанию предлагается папка:

    C:\Program Files\ Приемная комиссия НПО.

    В этой папке размещаются файлы:

    • pkn.exe – программа,
    • pkn.mdb – база данных,

    а также создаются подпапки:

    • Шаблоны – для размещения шаблонов печатных форм документов и отчетов,
    • Примеры – демонстрационные распечатанные документы,
    • Документы – для размещения созданных документов и отчетов,
    • Zip – для размещения программы-архиватора,
    • Архив – для размещения архивных копий базы данных.

    2.6. Запуск программы

    При правильной установке программы в главном меню Windows (меню Пуск) программа установки создает папку «Приемная комиссия НПО» (Пуск/Программы/ Приемная комиссия НПО), в которой имеются ярлыки:

    • Приемная комиссия НПО – для запуска программы.
    • Руководство пользователя – настоящий документ Word, содержащий подробное описание программы «Приемная комиссия: НПО».
    • Страница Приемная комиссия НПО – для открытия страницы о программе (в Internet).
    • Квитанция для приобретения – образец квитанции для оплаты стоимости программы в любом банке (имеется только в демонстрационной версии).
    • Деинсталляция – ярлык для удаления программы «Приемная комиссия: НПО» с компьютера.

    Запуск программы

    Для запуска программы выполните команду:

    Пуск/Программы/ Приемная комиссия НПО / Приемная комиссия НПО.

    Будет выведено окно регистрации программы:


    Регистрация программы «Приемная комиссия: НПО».

    2.7. Знакомство с программой в демонстрационном режиме

    Демонстрационная версия программы может работать только в демонстрационном режиме. Она не выдает кода регистрации, не может распечатывать документы, не сохраняет результаты. Если Вы работаете в демонстрационной версии программы, то при запуске программы появляется окно, в котором нажмите кнопку Открыть программу.


    Стартовое окно демонстрационной версии.

    Рабочая версия без регистрации работает в демонстрационном режиме, он включается нажатием кнопки Демонстрационный режим в окне Регистрация.

    Демонстрационный режим – это режим, в котором используются уже заполненные справочники («Уровни образования», «Формы обучения», «Виды финансирования», «Виды испытаний», «Системы оценивания», «Дисциплины», «Виды документов», «Виды свидетельств», «Иностранные языки», «Основания зачисления», «Виды льгот/преимуществ», «Направления подготовки», «Профессии», «Контрольные цифры», «Вступительные испытания», «Экзаменаторы», «Абитуриенты») и документы («Экзаменационные ведомости», «Зачисления»). Эти данные можно удалить и изменить. Вам доступны все возможности по вводу данных, кроме распечатки документов. Однако после закрытия программы, созданные Вами данные, не будут сохранены. В демонстрационном режиме также есть ограничения по количеству создаваемых строк в справочниках.

    Вы можете, не регистрируя программу, ознакомиться со всеми ее возможностями.

    2.8. Регистрация программы

    Программа снабжена системой защиты от несанкционированного копирования! Это сделано для защиты авторского права разработчика.

    Для работы в программе «Приемная комиссия: НПО» ее необходимо зарегистрировать. Незарегистрированная копия программы работает только в демонстрационном режиме.

    Регистрация программы:

    • запустите программу и запишите исходный код продукта;
    • передайте исходный код по электронной почте: 473147@mail.ru , если у вас нет такой возможности, то по телефону линии консультаций и заказов: 8 (8332) 47-31-47;
    • получите код ответа и введите его;
    • нажмите кнопку Регистрация.

    ВНИМАНИЕ! Если при каждом запуске программа выдает разный исходный код, то Вам нужно предоставить программе полный доступ в папку, где она установлена, либо переустановить ее в папку «Мои документы».

    Примечание: Если исходный код изменился при следующем открытии программы, то ему будет соответствовать другой код ответа.

    Примечание: Окно регистрации можно закрыть и выключить компьютер до момента получения ответного кода от разработчика. Если имеется полный доступ в папку, где установлена программа, то исходный код не должен измениться.

    Примечание: После регистрации программы рекомендуется записать на внешний носитель информации (дискету или флеш) файл pkn.ini, находящийся в папке программы (С:\Program Files\ Приемная комиссия НПО). В этом файле сохранен код регистрации. В случае неисправностей с компьютером, Вы можете после ремонта и повторной установки программы вписать этот файл на прежнее место, и программа не будет запрашивать код регистрации при условии, что оборудование будет тем же.

    2.9. Наборы прав

    Для обеспечения сохранности информации и разграничения прав доступа в программе предусмотрен справочник Пользователи. Чтобы открыть справочник, выполните: Справочники/Пользователи.

    По умолчанию в справочнике создаются 3 пользователя: Администратор, Оператор, Пользователь с 3-мя соответствующими одноименными ролями.

    Роль определяет набор прав, то есть, какие возможности программы может использовать пользователь, согласно своей роли. В данной версии наборы прав не могут быть изменены и выбираются только с помощью выбора нужной роли. Список прав приведен в следующей таблице.

    Наборы прав

    Возможность Администратор Оператор Пользователь
    Печать отчетов + + +
    Создать, открыть, сохранить как базу данных + - -
    Скопировать базу данных на флеш, восстановить базу данных + - -
    Сжать, архивировать, вложить в письмо базу данных + - -
    Отмена последних действий + + -
    Редактирование справочников + + +
    Изменить параметры программы + + -
    Создать нового пользователя, изменить имя пользователя, роль + - -
    Изменить свой пароль + + +
    Изменить пароль другого пользователя + - -
    Войти в программу в монопольном режиме + - -

    Как видно из таблицы, Пользователь может только просматривать информацию и производить печать отчетов. Оператор может вводить данные в программу, изменять их, производить печать отчетов. Администратору доступны все возможности.

    2.9.1. Обновление данных в окнах

    Поскольку несколько пользователей одновременно работают с одной базой данных, то встает проблема одновременного отображения сделанных изменений в окне программы у всех пользователей.

    В программе предусмотрено автоматическое обновление окон, то есть считывание данных из базы данных и вывод на экран.

    2.9.2. Монопольный режим

    Монопольный режим – это режим работы с базой данных одного пользователя. Если один пользователь загрузил программу в монопольном режиме, то другие уже не смогут загрузить программу ни в обычном, ни в монопольном режиме (при работе с той же базой данных).

    Монопольный режим предназначен для выполнения операций, связанных с выбором и обслуживанием базы данных. Это создание, открытие, сохранение, сжатие, архивирование базы данных. Данные операции нельзя выполнить в обычном режиме, т.к. другие пользователи будут обращаться к базе данных, а это необходимо исключить.

    Запуск программы в монопольном режиме выполняется с помощью ярлыка «Приемная комиссия НПО Монопольно», либо указанием в командной строке ключа /m. Монопольно могут работать Администратор или Диспетчер.

    2.10. Хранение информации в базе данных

    Вся информация, с которой работает программа «Приемная комиссия: НПО» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP/2003/2007/2010 (расширение файла *.mdb).

    В файле базы данных хранится содержимое справочников, документов. Достаточно однажды создать базу данных, а затем при открытии программы база данных открывается автоматически. При обновлении версии программы структура базы данных корректируется также автоматически.

    При первом запуске зарегистрированной программы будет создана новая база данных. Необходимо будет ответить на несколько вопросов программы:

    «Заполнить справочники демонстрационными данными?». На этот вопрос нужно ответить «Нет», если Вы хотите получить чистую базу данных и начать работать с программой; «Да», если хотели бы ознакомиться с возможностями программы на демонстрационном примере. Независимо от ответа будут заполнены справочники «Уровни образования», «Формы обучения», «Виды финансирования», «Виды испытаний», «Системы оценивания», «Дисциплины», «Виды документов», «Виды свидетельств», «Иностранные языки», «Основания зачисления», «Виды льгот/преимуществ».

    Более подробно работа с базой данных описана в разделе: 4. Работа с базой данных.

    2.11. Окно программы, панели инструментов

    2.11.1. Окно программы

    Для работы программы открывается стандартное основное окно Windows. Внутри этого окна могут открываться вложенные окна, в которых размещаются компоненты программы, такие как справочники, окна диалогов и т.п.


    Окно программы «Приемная комиссия: НПО».

    Управление программой осуществляется с помощью:

    • меню;
    • панелей инструментов;
    • клавиатуры;
    • мыши.

    2.11.2. Меню Вид

    В меню Вид можно:

    • вывести на экран Панель инструментов «Стандартная» (рекомендуется);
    • включить или выключить отображение статус-строки. Она находится в нижней части основного окна, в ней выводятся сообщения о результате выполнения команды или о невозможности ее выполнения, например «Готово», а также текущая дата и время.

    2.11.3. Панель инструментов «Стандартная»

    Для отображения панели выполните:

    Вид/Панель инструментов


    Панель инструментов «Стандартная».

    1 – Абитуриенты – открыть справочник «Абитуриенты». Этот справочник можно открыть с помощью меню Справочники/Абитуриенты (см. 3.3.2.17. Абитуриенты).

    2 – Создать базу данных – создать файл новой базы данных (см. 4.1. Создать новую базу данных).

    3 – Открыть базу данных – открыть ранее созданный файл базы данных (см. 4.2. Открыть базу данных).

    4 – Сохранить базу данных как – сохранить базу данных в другом файле (см. 4.3. Сохранить базу данных в другом файле).

    5 – Печать – получить печатную форму таблиц справочников/ журналов (см. 3.2.2. Печать справочников и документов). Примечание: Этой кнопкой осуществляется печать текущего справочника/журнала.

    6 – Выборка абитуриентов – поиск абитуриентов по реквизитам (см. 3.2.5 Поиск абитуриентов).

    7 – Учреждение – открыть справочник «Учреждение». Это окно можно открыть с помощью меню Справочники/Учреждение (см. 3.1. Порядок работы с программой).

    8 – Профессии – открыть справочник «Профессии». Это окно можно открыть с помощью меню Справочники/Обучение/Профессии (см. 3.3.2.13. Профессии).

    9 – Дисциплины – открыть справочник «Дисциплины». Это окно можно открыть с помощью меню Справочники/Испытания/Дисциплины (см. 3.3.2.6. Дисциплины).

    10 – Виды льгот/преимуществ – открыть справочник «Виды льгот/преимуществ». Это окно можно открыть с помощью меню Справочники/Зачисление/Виды льгот/преимуществ (см. 3.3.2.11. Виды льгот/преимуществ).

    11 – Виды документов – открыть справочник «Виды документов». Это окно можно открыть с помощью меню Справочники/Документы/Виды документов (см. 3.3.2.7. Виды документов).

    12 – Журнал регистрации – открыть журнал «Журнал регистрации». Это окно можно открыть с помощью меню Отчеты/Журнал регистрации (см. 3.5.1.6. Журнал регистрации).

    13 – Журнал учета документов – открыть журнал «Журнал учета документов». Это окно можно открыть с помощью меню Отчеты/Журнал учета документов (см. 3.5.1.7. Журнал учета документов).

    14 – Отчет о количестве поданных заявлений и конкурсе – печать отчета «Количество заявлений и конкурс» в MS Excel. Печать можно выполнить с помощью меню Отчеты/Количество заявлений и конкурс (см. 3.5.1.1. Количество заявлений и конкурс).

    15 – Отчет о результатах вступительных испытаний – печать отчета «Результаты вступительных испытаний» в MS Excel. Печать можно выполнить с помощью меню Отчеты/Результаты вступительных испытаний (см. 3.5.1.3. Результаты вступительных испытаний).

    16 – Руководство пользователя – открывает руководство пользователя по программе «Приемная комиссия: НПО». Это окно можно открыть с помощью меню Справка/Руководство пользователя (см. 2.11.6.1. Руководство пользователя).

    17 – Ваш помощник – открывает справочную систему «Ваш помощник». Это окно можно открыть с помощью меню Справка/Ваш помощник (см. 2.11.6.2. Ваш помощник).

    2.11.4. Установка пароля

    В меню Сервис собраны команды для предоставления дополнительных удобств пользователю.

    Установить пароль. Для установки пароля необходимо его ввести, нажать Ok (или Enter), ввести заново и снова нажать Ok (или Enter). Для снятия пароля нужно проделать те же действия только оставить пустым поле для пароля. Пароль нельзя забывать, так как без пароля вход в программу будет невозможным.

    2.11.5. Работа с вложенными окнами

    Для работы с вложенными окнами имеется пункт меню Окно, в котором в последних строках перечислены открытые вложенные окна.

    Для переключения в другое вложенное окно необходимо:

    • выбрать строку с названием нужного окна в пункте меню Окно;
    • щелкнуть по нужному окну (если оно видно);
    • нажать Ctrl+F6.

    Для упорядочивания окон в пункте меню Окно предусмотрены следующие команды:

    • Каскад,
    • Расположить горизонтально,
    • Расположить вертикально.

    2.11.6. Получение справочной информации

    2.11.6.1. Руководство пользователя

    Полностью возможности программы описаны в настоящем Руководством пользователя.

    Руководство пользователя можно открыть непосредственно из программы «Приемная комиссия: НПО», нажав клавишу F1, либо, выполнив, Справка/Руководство пользователя, либо, нажав, кнопку на панели инструментов «Стандартная» (Руководство пользователя).

    При установке программы создается также специальный ярлык для вызова руководства: Пуск/Приемная комиссия НПО/Руководство пользователя.

    2.11.6.2. Ваш помощник

    Ваш помощник – краткая инструкция по работе с программой «Приемная комиссия: НПО». В нем кратко изложен порядок работы с программой. Нажимая на ссылки, Вы можете открыть справочники и другие возможности программы.

    Помощник можно открыть непосредственно из программы «Приемная комиссия: НПО», нажав клавишу Ctrl+F1, либо, выполнив, Справка/Ваш помощник. либо, нажав, кнопку на панели инструментов «Стандартная» (Ваш помощник).

    .

    В случае возникновения сложных вопросов, ответы на которые Вы не можете найти в руководстве пользователя и Вашем помощнике, поищите ответ на форуме данной программы на сайте http://pbprog.ru, либо задайте вопрос по электронной почте 473147@mail.ru или воспользуйтесь линией консультаций и заказов по телефону: 8 (8332) 47-31-47.

    3. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ

    3.1. Порядок работы с программой

    На этапе освоения программы рекомендуется работать с демонстрационной базой данных и исследовать на ее примере все этапы работы с программой. Это позволит Вам в дальнейшем лучше ориентироваться в программе, а также избежать ошибок ввода данных.

    После ознакомления с демонстрационной базой данных Вы создаете новую (чистую) базу данных и ведете работу по тому алгоритму, который указан ниже.

    Этапы работы с программой:

    1. Создание новой (чистой) базы данных (см. 4.1. Создать новую базу данных);
    2. Заполнение данных об учреждении, для этого:
      • Нажмите в меню Справочники\Учреждение или кнопку  (Учреждение) на стандартной панели инструментов.
      • Откроется окно, в котором необходимо ввести данные: полное наименование, сокращенное название, адрес, ФИО директора учреждения НПО. Остальные поля являются необязательными для заполнения.
      • При нажатии кнопки ОK введенные данные сохраняются.


      Пример заполнения данных об учреждении.

    3. При необходимости отредактируйте заполненные справочники: «Уровни образования» (см. 3.3.2.1. Уровни образования), «Формы обучения» (см. 3.3.2.2. Формы обучения), «Виды финансирования» (см. 3.3.2.3. Виды финансирования), «Виды испытаний» (см. 3.3.2.4. Виды испытаний), «Системы оценивания» (см. 3.3.2.5. Системы оценивания), «Дисциплины» (см. 3.3.2.6. Дисциплины), «Виды документов» (см. 3.3.2.7. Виды документов), «Виды свидетельств» (см. 3.3.2.8. Виды свидетельств), «Иностранные языки» (см. 3.3.2.9. Иностранные языки), «Основания зачисления» (см. 3.3.2.10. Основания зачисления), «Виды льгот/преимуществ» (см. 3.3.2.11. Виды льгот/преимуществ);
    4. Заполнение базовых справочников: «Направления подготовки» (см. 3.3.2.12. Направления подготовки), «Профессии» (см. 3.3.2.13. Профессии), «Контрольные цифры» (см. 3.3.2.16. Контрольные цифры), «Вступительные испытания» (см. 3.3.2.15. Вступительные испытания), «Экзаменаторы» (см. 3.3.2.14. Экзаменаторы);
    5. Создание документов «Экзаменационные ведомости» (см. 3.4.2.1. Экзаменационные ведомости), печать на их основе рейтинговой (сводной) ведомости;
    6. Заполнение данных об абитуриентах через справочник «Абитуриенты» (см. 3.3.2.17. Абитуриенты);
    7. Формирование документа «Зачисление» (см. 3.4.2.2. Зачисление);
    8. Печать на основе документа «Зачисление» списков рекомендованных к зачислению и списков зачисленных абитуриентов;
    9. Работа с отчетами: «Количество заявлений и конкурс» (см. 3.5.1.1. Количество заявлений и конкурс), «Отчет по свидетельствам ЕГЭ» (см. 3.5.1.2. Отчет по свидетельствам ЕГЭ), «Результаты вступительных испытаний» (см. 3.5.1.3. Результаты вступительных испытаний), «Итоги приема» (см. 3.5.1.4. Итоги приема), «План приема и вступительные испытания» (см. 3.5.1.5. План приема и вступительные испытания), «Журнал регистрации» (см. 3.5.1.6. Журнал регистрации), «Журнал учета документов» (см. 3.5.1.7. Журнал учета документов);
    10. Распечатка справочников, документов (см. 3.2.2. Печать справочников и документов);
    11. Создание архивных копий базы данных (см. 4. Работа с базой данных).

    3.2. Работа со справочниками, документами

    Данный раздел содержит сведения о том, как выполнить действия с элементами справочника. Здесь рассматривается, как добавить, изменить, скопировать, удалить строку справочника.

    Все действия со справочниками выполняются с помощью панели инструментов окна справочника

    1. Добавить строку:

    • щелкните кнопке (Новая строка);
    • откроется окно диалога, в котором необходимо заполнить все имеющиеся поля. В данном окне могут быть поля следующих типов:
      • – текстовое поле: в это поле необходимо ввести текст или число с клавиатуры, щелкните внутрь поля и введите текст. Если поле больше по высоте, то оно многострочное, переход на следующую строку Enter.
      • – поле со списком: содержимое этого поля выбирается из списка. Для открытия списка необходимо нажать кнопку: , в раскрывшемся списке щелкнуть по нужной строке;
      • – дата: может быть введена с помощью цифр на клавиатуре, либо выбрана из календаря. Для открытия календаря щелкните по кнопке , в открывшемся календаре выберите нужную дату;

      • – флажок. Установленный флажок – это «Да» или «Истина», нет флажка – «Нет» или «Ложь»;
    • для сохранения результатов нажмите OK.

    Переход от заполнения одного реквизита к заполнению другого осуществляется нажатием клавиши Enter. Исключение составляют многострочные текстовые поля, для перехода нажмите Tab.

    Примечание 1: Если Вы отказываетесь от добавления строки – закройте окно или щелкните по кнопке Отмена, на вопрос «Сохранить изменения?» выберите ответ: «Нет».

    Примечание 2: Если Вы не заполните реквизиты в окне, которые являются обязательными, либо ввели некорректные данные, программа сообщит Вам об этом и не позволит добавить строку без этих реквизитов.

    Примечание 3: Если Вы пытаетесь добавить строку, а содержимое ключевого реквизита совпадает с содержимым уже имеющейся строки, то программа не позволит сохранить новую строку. Например, если Вы пытаетесь добавить дисциплину с таким же наименованием.


    Пример добавления строки.

    2. Изменить строку:

    • выделите нужную строку с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры (клавиш со стрелками);
    • выполните двойной щелчок по нужной строке или нажмите Enter (или кнопку (Изменить, открыть));
    • в появившемся окне измените нужные поля;
    • щелкните OK для сохранения изменений или Отмена для того, чтобы оставить строку без изменений.

    3. Скопировать строку:

    • выделите строку, которую необходимо скопировать с помощью щелчка мыши или с помощью клавиш на клавиатуре;
    • щелкните по кнопке (Копировать строку) или нажмите F9;
    • в появившемся окне проверьте или измените реквизиты;
    • щелкните OK для сохранения новой строки или Отмена для того, чтобы отказаться от добавления новой строки.

    4. Удалить строку:

    • выделите строку, которую необходимо удалить с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры;
    • щелкните по кнопке (Удалить строку) или нажмите Delete,
    • выберите Да.

    Примечание 1: Если Вы отказываетесь от удаления строки, выберите Нет.

    Примечание 2: Если Вы пытаетесь удалить строку, содержимое которой используется в других справочниках, то программа не позволит вам этого сделать. Вы можете только изменить ее содержимое.

    Примечание 3. Можно удалить сразу несколько строк, для этого сначала необходимо выделить нужные строки (см. 3.2.1. Выделение строк в таблицах).

    Примечание 4: Отмена последних действий при работе со справочниками не предусмотрена. Будьте осторожны при удалении строк. Вернуть их невозможно. Можно только создать заново.

    В справочниках можно выделять некоторые строки, например, для вывода их на печать (см. 3.2.1. Выделение строк в таблицах).

    Имеется возможность сортировать справочник по содержимому любой графы, щелкая мышью по заголовкам граф.

    3.2.1. Выделение строк в таблицах

    Таблицы в программе используются для отображения содержимого справочников.

    Некоторые операции в списках можно выполнять сразу с несколькими строками, например, удаление, печать. Для этого нужные строки необходимо выделить.

    1. Выделить одну строку:

    • 1 вариант: выберите строку с помощью мышки;
    • 2 вариант: с помощью клавиш-стрелок на клавиатуре выберите нужную строку.

    Выделенная строка будет обозначена более интенсивным цветом, чем другие.

    2. Выделить несколько последовательных строк:

    • 1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Shift, щелкните по последней строке;
    • 2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Shift, нажимайте клавиши-стрелки на клавиатуре.

    Примечание: В справочниках «Абитуриенты» имеются две таблицы, выделение нескольких строк возможно только в нижней таблице.

    3. Выделить несколько непоследовательных строк:

    • 1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Ctrl, щелкайте по другим необходимым строкам;
    • 2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Ctrl, клавишами-стрелками вверх или вниз выберите следующую строку и нажмите Пробел и так далее.

    Примечание: В справочниках «Абитуриенты» имеются две таблицы, выделение нескольких непоследовательных строк возможно только в нижней таблице.

    3.2.2. Печать справочников и документов

    Печатная форма справочников и отчетов выполняется с помощью программы Microsoft Excel. То есть информация из программы «Приемная комиссия: НПО» передается в программу Microsoft Excel и далее пользователь может использовать все возможности последней программы для форматирования печатной формы, ее редактирования и оформления.

    Функция печати предусмотрена во всех справочниках, журналах, документах и отчетах данной программы.

    Для печати справочника или журнала документов:

    • Откройте нужный справочник или журнал документов;
    • Нажмите кнопку (Печать справочника) на панели инструментов «Стандартная» или Файл/Печать…;
    • Выберите графы для печати и нажмите ОК;
    • Далее открывается программа Microsoft Excel, в которой автоматически открывается нужный шаблон и формируется печатная форма.


    Печатная форма справочника «Виды документов».

    По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите OK и активным станет окно программы Microsoft Excel, в котором Вы можете редактировать рабочую книгу и распечатать на бумаге, нажав (в окне Excel) кнопку (Печать).

    Печатная форма автоматически сохраняется. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (C:\Program Files\Приемная комиссия НПО\Документы). Тип всех файлов – рабочая книга Excel (расширение файла *.xls).

    Имена файлов разным типам отчетов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив файл вручную. Если один и тот же справочник был распечатан дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра. Например: Журнал учета документов (1).xls.

    Примечание: Распечатать программа не позволяет справочник «Учреждение». В справочнике «Абитуриенты» при выделении строки в верхней таблице печатается верхняя часть справочника, при выделении в нижней – нижняя.

    3.2.3. Работа с шаблонами

    При формировании печатных форм используются шаблоны Excel (расширение файлов xlt), которые находятся в подпапке Шаблоны, находящейся в папке программы. Пользователь может менять формы шаблонов по своему усмотрению – тогда и печатные формы будут выглядеть точно так же. Однако при внесении изменений в шаблоны нельзя забывать, что программа «Приемная комиссия: НПО» при выведении информации в таблицу Excel ориентируется на ячейки с определенными адресами, поэтому структура шаблона должна оставаться неизменной, а можно менять только формат ячеек.

    Для редактирования шаблона откройте С:\Program Files\ Приемная комиссия НПО \Шаблоны, выберите нужный шаблон и щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите команду Открыть. После редактирования сохраните шаблон, проверьте печать отчета.

    В шаблоне Excel печатной формы заявления абитуриента (пункт меню печати «Заявление абитуриента» в справочнике «Абитуриенты») используются метки – надписи в ячейках вида <имя_метки>. Программа просматривает весь документ с начала и при нахождении определенной метки вставляет необходимую информацию, то есть данный шаблон можно редактировать и добавлять в него информацию. Наличие всех меток в шаблоне не обязательно, но для вывода полной информации по заявлению необходимо, чтобы были все метки.

    В шаблонах Word (расширение файлов dot) печатных форм документов для вывода информации используются закладки с именами вида <имя_закладки>. Программа просматривает весь документ с начала и при нахождении определенной закладки вставляет необходимую информацию. Данные шаблоны можно редактировать и при нежелании выводить какую-либо информацию можно удалить или переименовать закладки, соответствующие данной информации.

    Если при формировании отчета шаблон по каким-либо причинам отсутствует, то печать может быть выполнена без шаблона, но тогда в полученном документе не будет необходимых элементов оформления, а также не будет постоянного текста, например, заголовков граф справочника.

    3.2.4. Импорт данных

    В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники из таблиц Microsoft Excel (формата *.xls).

    Импортировать данные программа позволяет во все справочники кроме «Контрольные цифры», «Вступительные испытания», «Учреждение».

    При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников (порядок такой же, как и при вводе вручную):

    Для импорта выполните следующее:

    • откройте нужный справочник,
    • нажмите кнопку (Импорт),
    • выберите нужный файл, из которого будет взята информация,
    • нажмите кнопку Открыть.


    Окно диалога «Импорт данных» в справочник «Дисциплины».

    • В появившемся окне «Импорт данных» проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
    • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник дисциплин, графа «Наименование» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все наименования должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить одну дисциплину от другой.
    • Нажмите OK – информация будет записана в справочник.

    При импорте из рабочей книги Excel программа «Приемная комиссия: НПО» ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Иными словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее файлов.

    3.2.5. Поиск абитуриентов

    Для удобного и быстрого поиска необходимого абитуриента в справочнике «Абитуриенты» предусмотрена функция поиска по реквизитам.

    1. Чтобы воспользоваться поиском нажмите на кнопку (Выборка абитуриентов) на стандартной панели инструментов или выбрать меню Правка/Выборка абитуриентов…


      Окно поиска.

    2. Выбрав необходимую строку реквизита, введите значения реквизитов с помощью нажатия кнопки (Открыть словарь) или Enter или двойным щелчком.

      Таблица – Реквизиты и их значения для поиска

      Реквизит Значение реквизита
      Регистрационный номер Ввод значения в текстовое поле
      Дата регистрации Выбор конкретной даты или периода
      № экз. листа Ввод значения в текстовое поле
      Фамилия Ввод значения в текстовое поле
      Имя Ввод значения в текстовое поле
      Отчество Ввод значения в текстовое поле
      Дата рождения Выбор конкретной даты или периода
      Место рождения Ввод значения в текстовое поле
      Гражданство Ввод значения в текстовое поле
      Адрес регистрации Ввод значения в текстовое поле
      Адрес проживания Ввод значения в текстовое поле
      Телефон Ввод значения в текстовое поле
      Уровень образования Выбор из списка
      Год окончания Ввод значения в текстовое поле
      Средний балл Ввод значения в текстовое поле
      Льгота Выбор из списка льгот и/или преимуществ
      Нуждается в общежитии Выбор Да/Нет
      Зачислен Выбор Да/Нет
      Примечание Ввод значения в текстовое поле

    3. Для очищения значений реквизитов используются кнопки:
      • (Очистить строку) или нажатие Delete – для очищения выделенной строки;
      • (Очистить все строки) или нажатие Ctrl+Delete (удерживая Ctrl, нажмите Delete) – для очищения всех строк.
    4. После указания необходимых параметров поиска (реквизитов) щелкните на кнопку «Справочник абитуриентов» внизу окна или кнопку на панели инструментов или нажмите F9;
    5. Если в справочнике нет абитуриента, удовлетворяющего условиям поиска, то кнопка «Справочник абитуриентов» внизу окна будет неактивна.
    6. После нажатия кнопки «Справочник абитуриентов» откроется окно справочника «Абитуриенты», в котором Вы можете продолжить работу с выбранными абитуриентами.

    3.3. Справочники

    3.3.1. Порядок заполнения справочников

    Справочники содержат информацию об однородных объектах, используемых программой «Приемная комиссия: НПО». Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники.

    Справочники рекомендуется заполнять в определенной последовательности: раньше заполняются те справочники, информация которых используется при заполнении других справочников.

    Сначала заполняются базовые справочники:

    • Учреждение (Справочники/Учреждение – см. 3.1. Порядок работы с программой);
    • Уровни образования (Справочники/Обучение/Уровни образования – см. 3.3.2.1. Уровни образования). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Формы обучения (Справочники/Обучение/Формы обучения – см. 3.3.2.2. Формы обучения). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Виды финансирования (Справочники/Обучение/Виды финансирования – см. 3.3.2.3. Виды финансирования). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Виды испытаний (Справочники/Испытания/Виды испытаний – см. 3.3.2.4. Виды испытаний). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Системы оценивания (Справочники/Испытания/Системы оценивания – см. 3.3.2.5. Системы оценивания). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Дисциплины (Справочники/Испытания/Дисциплины – см. 3.3.2.6. Дисциплины). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Виды документов (Справочники/Документы/Виды документов – см. 3.3.2.7. Виды документов). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Виды свидетельств (Справочники/Документы/Виды свидетельств – см. 3.3.2.8. Виды свидетельств). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Иностранные языки (Справочники/Документы/Иностранные языки – см. 3.3.2.9. Иностранные языки). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Основания зачисления (Справочники/Зачисление/Основания зачисления – см. 3.3.2.10. Основания зачисления). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;
    • Виды льгот/преимуществ (Справочники/Зачисление/Виды льгот/преимуществ – см. 3.3.2.11. Виды льгот/преимуществ). Данный справочник заполнен. Если есть необходимость, то редактируется;

    Затем заполняются справочники:

    3.3.2. Работа со справочниками

    3.3.2.1. Уровни образования

    Открыть пункт меню: Справочник/Обучение/Уровни образования. Данный справочник является базовым.

    В справочнике указывается полное и сокращенное наименования уровней образования. Этот справочник необходим для того, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, а просто выбирали его из списка – так будет быстрее. При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его.

    Для того чтобы создать уровень образования в данном справочнике:

    • На панели инструментов справочника нажмите кнопку;
    • В диалоговом окне заполните поля Наименование, Сокращение;
    • Нажмите ОК – уровень образования сохранен.

    Для того чтобы редактировать справочник «Уровни образования»:

    • На панели инструментов справочника нажмите кнопку, либо кликните мышью по редактируемой строке;
    • В диалоговом окне измените поля Наименование, Сокращение;
    • Нажмите ОК – уровень образования отредактирован.


    Окно справочника «Уровни образования».

    Предусмотрена функция импорта для быстрого заполнения данного справочника. Чтобы воспользоваться импортом, нажмите на панели инструментов справочника кнопку . Далее перед Вами встанет задача выбора файла, из которого Вы хотите выполнить импорт. После выбора файла и нажатия кнопки ОК появится окно с данными. Для того чтобы импортировать эти данные, нажмите кнопку ОК. Перед нажатием кнопки ОК, если есть необходимость, выполните проверку данных, нажав на кнопку «Проверка» (см. 3.2.4. Импорт данных).

    Кнопка на панели инструментов справочника дает возможность скопировать данные.

    3.3.2.2. Формы обучения

    Открыть пункт меню: Справочник/Обучение/Формы обучения. Данный справочник является базовым.

    В справочнике указываются наименования форм обучения (например, очная, заочная, очно-заочная). Этот справочник необходим для того, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, а просто выбирали его из списка – так будет быстрее. При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его.

    Чтобы создать форму обучения в справочнике «Формы обучения»:

    • На панели инструментов справочника нажмите на кнопку ;
    • В диалоговом окне заполните поле Наименование;
    • Нажмите ОК - категория сохранена.

    Чтобы редактировать справочник «Формы обучения»:

    • На панели инструментов справочника нажмите на кнопку, либо кликните мышью по редактируемой строке;
    • В диалоговом окне измените поле Наименование;
    • Нажмите ОК - категория отредактирована.


    Окно справочника «Формы обучения».

    3.3.2.3. Виды финансирования

    Открыть пункт меню: Справочники/Обучение/Виды финансирования. Данный справочник является базовым и используется в разделе «Специальности» справочника «Абитуриенты».

    Справочник содержит наименования и сокращения видов финансирования. Этот справочник необходим для того, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, а просто выбирали его из списка – так будет быстрее. При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его.


    Окно справочника «Виды финансирования».

    Виды финансирования расположены в порядке приоритетности при зачислении (первый – наиболее приоритетный). Перемещение строк осуществляется с помощью кнопок (Переместить строку вверх) и (Переместить строку вниз) в панели инструментов.

    3.3.2.4. Виды испытаний

    Открыть пункт меню: Справочник/Виды испытаний.

    Данный справочник является базовым и используется для заполнения документа «Экзаменационная ведомость».

    При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его. В справочнике содержится наименование видов испытаний (например, основное, пробное) и примечание к каждому виду. Примечание заполнять необязательно.

    Окно справочника «Виды испытаний».

    3.3.2.5. Системы оценивания

    Открыть пункт меню: Справочники/Испытания/Системы оценивания.

    Данный справочник является базовым, используется для заполнения документа «Экзаменационная ведомость».

    При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его. В справочнике содержится наименование видов систем оценивания экзаменов (например, стобалльная, зачет/незачет).

    Справочник «Системы оценивания».

    3.3.2.6. Дисциплины

    Открыть пункт меню: Справочники/Испытания/Дисциплины либо на панели инструментов «Стандартная» нажать кнопку (Дисциплины).

    Данный справочник является базовым, необходим для заполнения других справочников и документа «Экзаменационная ведомость». При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его.

    Данный справочник содержит перечень общеобразовательных предметов и минимальный балл по каждому из предметов.


    Окно справочника «Дисциплины».

    3.3.2.7. Виды документов

    Открыть пункт меню: Справочники/Документы/Виды документов либо на панели инструментов «Стандартная» нажать кнопку (Виды документов).

    Данный справочник является базовым и используется в разделе «Документы» справочника «Абитуриенты».

    Этот справочник содержит наименования документов, которые абитуриенты предъявляют и/или сдают копии при подаче заявления. Данный справочник заполняется программой автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его.


    Окно справочника «Виды документов».

    3.3.2.8. Виды свидетельств

    Открыть пункт меню: Справочники/Документы/Виды свидетельств.

    Справочник является базовым, необходим для заполнения других справочников.

    Данный справочник содержит полные и сокращенные наименования свидетельств, которые абитуриенты предъявляют для защиты в качестве результатов вступительных испытаний (например, Единый Государственный Экзамен – ЭГЭ; Государственная итоговая аттестация – ГИА, Олимпиада – О). При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его.


    Окно справочника «Виды свидетельств».

    3.3.2.9. Иностранные языки

    Открыть пункт меню: Справочники/Документы/Иностранные языки.

    Данный справочник является базовым.

    Справочник содержит перечень иностранных языков. Эти данные используются в заявлении абитуриента.


    Окно справочника «Иностранные языки».

    3.3.2.10. Основания зачисления

    Открыть пункт меню: Справочники/Зачисление/Основания зачисления.

    Справочник является базовым, он должен заполняться раньше справочника Виды льгот/преимуществ. При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его.

    Содержит основания для зачисления, причем порядок их вывода отражает их приоритет при зачислении (например, зачисление без вступительных испытаний, вне конкурса, на конкурсной основе). Приоритет можно изменить с помощью кнопок (Переместить строку вверх) и (Переместить строку вниз) в панели инструментов.


    Окно справочника «Основания зачисления».

    3.3.2.11. Виды льгот/преимуществ

    Открыть пункт меню: Справочники/Зачисление/Виды льгот/преимуществ либо на панели инструментов «Стандартная» нажать кнопку (Виды льгот/преимуществ).

    Перед работой с данным справочником необходимо заполнить справочник «Основания зачисления».

    Справочник является базовым, необходим для заполнения других справочников. При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его.

    В данном справочнике указываются наименования льгот, разделенные по основаниям для зачисления и указанные также с учетом приоритета высшей строки.


    Окно справочника «Виды льгот/преимуществ».

    3.3.2.12. Направления подготовки

    Открыть пункт меню: Справочники/Обучение/Направления подготовки.

    При создании новой базы данных справочник заполнится данными автоматически, при необходимости Вы можете отредактировать его.

    Справочник содержит наименования, сокращения и код направлений подготовки.


    Окно справочника «Направления подготовки».

    3.3.2.13. Профессии

    Открыть пункт меню: Справочники/Обучение/Профессии либо на панели инструментов «Стандартная» нажать кнопку .

    Перед работой с данным справочником необходимо заполнить справочник «Направления подготовки».


    Окно справочника «Профессии».

    3.3.2.14. Экзаменаторы

    Открыть пункт меню: Справочники/Испытания/Экзаменаторы.

    Содержит информацию (фамилия, имя, отчество) об экзаменаторах учебного заведения и используется в документе «Экзаменационная ведомость».


    Окно справочника «Экзаменаторы».

    3.3.2.15. Вступительные испытания

    Открыть пункт меню: Справочники/Испытания/Вступительные испытания.

    Перед тем, как начать работу с данным справочником, необходимо заполнить данными справочник «Профессии».

    В справочнике выбираются дисциплины на каждую профессию, причем из составленного списка предметов выбирается профильный предмет. Профильный предмет на одну профессию может быть только один.


    Окно справочника «Вступительные испытания».

    3.3.2.16. Контрольные цифры

    Открыть пункт меню: Справочники/Обучение/Контрольные цифры.

    Перед тем, как начать работу с данным справочником, необходимо заполнить данными справочники «Формы обучения», «Профессии», «Виды финансирования».

    Справочник содержит информацию о плане приема на каждую профессию. Справочник сортируется по форме обучения.

    В таблице имеются графы:

    • Профессия – в данной графе указывается наименование Профессии.
    • Вид финансирования – наименование вида финансирования.
    • Количество мест – предполагаемое число мест на выбранную профессию и вид финансирования.
    • Примечание.


    Окно справочника «Контрольные цифры».

    3.3.2.17. Абитуриенты

    Открыть пункт меню: Справочники/Абитуриенты, либо на панели инструментов «Стандартная» нажать кнопку (Абитуриенты).

    В данном справочнике предусмотрено поле со списком для сортировки данных по профессиям, на которые абитуриенты подают заявления.


    Окно справочника «Абитуриенты».

    Внимание! Справочник состоит из двух частей.

    Верхняя часть справочника содержит необходимую информацию об абитуриенте:

    • Регистрационный номер – регистрационный номер абитуриента;
    • Фамилия – фамилия абитуриента;
    • Имя – имя абитуриента;
    • Отчество – отчество абитуриента;
    • Дата регистрации – дата регистрации абитуриента в системе;
    • № экзаменационного листа – номер экзаменационного листа абитуриента;
    • Зачислен – поле показывает зачислен ли абитуриент в данное образовательное учреждение;
    • Льгота – наименование льготы или преимущества абитуриента;
    • Дата рождения – дата рождения абитуриента;
    • Гражданство – название страны, гражданином которой абитуриент является.
    • Телефон – контактный телефон абитуриента;
    • Уровень образования – уровень образования абитуриента;
    • Год окончания – год окончания последнего учебного заведения;
    • Средний балл – средний балл диплома или аттестата;
    • Нуждается в общежитии – поле показывает нуждается ли абитуриент в общежитии;
    • Примечание.

    Для того чтобы добавить/редактировать или удалить абитуриента необходимо:

    • Поставить курсор на верхнюю часть справочника;
    • Воспользоваться кнопками на панели инструментов справочника: , или .


    Окно добавления нового абитуриента в справочник «Абитуриенты».

    В нижней части справочника «Абитуриенты» отображаются данные по разделам: «Документы», «Свидетельства», «Специальности», «Испытания», «Иностранные языки». Для того чтобы выбрать раздел необходимо поставить точку около названия раздела на панели инструментов окна справочника.

    Далее рассмотрим разделы:

    • Документы – информация о документах, которые сдал абитуриент в приемную комиссию.

      Для добавления абитуриенту сразу нескольких документов следует нажать кнопку (Скопировать из справочника «Виды документов»), после чего появится окно, в котором необходимо выделить документы, которые нужно добавить абитуриенту. Причем уже указанные в нижней части справочника документы в окне выбора будут помечены галкой.

      Окно добавления абитуриенту группы документов в разделе «Документы» справочника «Абитуриенты».

      При попытке добавления документов с одинаковыми наименованиями программа выдаст сообщение.


      Сообщение об одинаковых документах.

    • Свидетельства – информация о свидетельствах ЕГЭ, ГИА или дипломах олимпиад, которые предъявил абитуриент, признаваемые как результаты вступительных испытаний;
    • Испытания – информация о вступительных испытаниях, которые абитуриент собирается проходить или уже прошел;
    • Специальности – данные о профессиях, на которые подает заявление, указанные в порядке приоритетности;
    • Иностранные языки – иностранные языки, которые абитуриент изучал.

    Абитуриент вправе подать заявление только на три профессии [Приказ Минобрнауки РФ от 15.01.2009 N 3 (ред. от 24.11.2009) "Порядок приема в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального профессионального образования"], поэтому в разделе «Специальности» имеется ограничение строк. При попытке добавления документов на четвертую профессию программа сначала сообщит об этом и не даст добавить новую запись.

    В справочнике «Абитуриенты» нажав на треугольник кнопки печати , появится подменю, в котором можно выбрать:

    Заявление абитуриента. После заполнения данных об абитуриенте и нижней части справочника можно распечатать заявление.


    Печатная форма «Заявление абитуриента».

    Карточка абитуриента. В карточке абитуриента указываются данные об абитуриенте (ФИО, адрес, дата рождения, паспортные данные, информация о родителях и т.д.), информация о результатах сдачи им вступительных испытаний, свидетельствах ЕГЭ, ГИА или дипломах олимпиад, которые абитуриент предъявлял при поступлении, а также шифр и наименование профессии, на которое был зачислен.


    Печатная форма «Карточка абитуриента».

    Расписка. Выдается абитуриенту в случае сдачи им в приемную комиссию документов, необходимых для поступления, например, копии удостоверения личности, справки формы №086/у, фотографий размером 3х4 и пр. Для формирования расписки необходимо заполнение раздела «Документы» справочника «Абитуриенты».


    Печатная форма «Расписки».

    Экзаменационный лист. В экзаменационный лист абитуриента вписываются дисциплины, на сдачу которых абитуриент допущен, даты сдачи экзаменов. После прохождения испытания в листе проставляются результаты сдачи вступительных испытаний. Для формирования экзаменационного листа необходимо заполнение раздела «Испытания» справочника «Абитуриенты» или документов «Экзаменационные ведомости».


    Печатная форма «Экзаменационный лист».

    Индивидуальная экзаменационная ведомость. Может использоваться, если абитуриент сдавал вступительные испытания, проводимые образовательным учреждением самостоятельно. Для формирования печатной формы ведомости необходимо заполнение раздела «Испытания» справочника «Абитуриенты» или документов «Экзаменационные ведомости».


    Печатная форма «Индивидуальной экзаменационной ведомости».

    3.4. Документы

    3.4.1. Общие сведения о документах

    Для того чтобы правильно работать с документами, необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники.

    Документы рекомендуется заполнять в определенной последовательности:

    1. Экзаменационные ведомости (Документы/Экзаменационные ведомости – см. 3.4.2.1. Экзаменационные ведомости);
    2. Зачисление (Документы/Зачисление – см. 3.4.2.2. Зачисление);

    3.4.2. Работа с журналами документов и документами

    3.4.2.1. Экзаменационные ведомости

    Открыть пункт меню: Документы/Экзаменационные ведомости.

    Прежде чем начать работать с данным документом, необходимо заполнить следующие справочники: «Дисциплины», «Уровни образования», «Системы оценивания», «Виды испытаний», «Экзаменаторы», «Абитуриенты».

    В журнале документов для удобства на панели инструментов можно выбрать предмет, по которому формируется экзаменационная ведомость (по умолчанию отображаются ведомости по всем предметам).

    Для того чтобы создать новую ведомость:

    • В журнале документов нажмите на панели инструментов кнопку ;
    • В диалоговом окне документа заполните поля «Номер», «Дата», «Время начала», «Время окончания», выберите дисциплину, уровень образования, систему оценивания, форму и вид испытания в полях со списком, выберите экзаменаторов, нажав на кнопку Изменить;
    • Для того чтобы добавить абитуриентов в ведомость, щелкните внутри таблицы 2 раза либо нажмите на панели инструментов документа кнопку (Новая строка);
    • В диалоговом окне выберите абитуриента в поле со списком, заполните поля «№ билета (варианта)» и «Оценка», если необходимо – «Балл апелляции» и «№ протокола апелляции». После ввода оценки поле «Балл для зачисления» (значение должно быть целым и указываться в стобалльной системе оценивания) заполнится автоматически, но если Вы используете не стобалльную систему оценивания данного испытания, то переведите оценку в стобалльную систему и запишите результат в поле «Балл для зачисления». Нажмите ОК. При необходимости повторите шаги 3-4;
    • После ввода необходимых абитуриентов нажмите ОК.

    При редактировании документа:

    • В журнале документов нажмите на панели инструментов кнопку (Изменить, открыть), либо два раза кликните мышью по выбранному документу.
    • В окне редактирования документа измените необходимые поля;
    • Для того чтобы добавить/отредактировать/копировать/удалить абитуриента или удалить всех абитуриентов из выбранного документа, щелкните на панели инструментов документа кнопку / / / или соответственно;
    • После ввода необходимых изменений нажмите ОК.


    Окно журнала документов «Экзаменационные ведомости».


    Окно документа «Экзаменационная ведомость».


    Окно добавления/редактирования абитуриента в ведомость.

    В журнале документов «Экзаменационные ведомости» предусмотрена возможность копирования документа вместе с абитуриентами. Для этого на панели инструментов журнала документов нажмите кнопку (Копировать строку) и в появившемся диалоговом окне:


    нажмите Да.

    Также в журнале документов «Экзаменационные ведомости» предусмотрена возможность печати рейтинговой (сводной) ведомости. В данной ведомости отображаются результаты вступительных испытаний по определенному направлению подготовки.

    Прежде чем формировать данную ведомость, нужно заполнить справочник «Вступительные испытания» на необходимую профессию.

    Для формирования печатной формы рейтинговой ведомости необходимо:

    • В журнале документов нажмите на панели инструментов на треугольник кнопки печати , появится подменю, в котором нужно выбрать пункт «Рейтинговая (сводная) ведомость»;
    • На вопрос о печати рейтинговой ведомости ответить Да;
    • В появившемся окне выберите форму обучения, профессию в полях со списком, нажмите на кнопку ОК (нажав кнопку Отмена, рейтинговая ведомость не будет сформирована).


    Окно печатной формы «Рейтинговой (сводной) ведомости».

    Чтобы распечатать документ «Экзаменационная ведомость», необходимо:

    • Открыть нужный документ;
    • Нажать кнопку (Печать) на панели в окне документа или кнопку Печать внизу окна документа;
    • На вопрос о печати ответить Да, далее будет сформирована печатная форма документа в Excel.


    Окно распечатки документа «Экзаменационная ведомость» в Excel.

    3.4.2.2. Зачисление

    Открыть пункт меню: Документы/Зачисление.

    Прежде чем начать работать с документом «Зачисление», необходимо заполнить следующие справочники: «Профессии», «Формы обучения», «Абитуриенты», «Вступительные испытания», «Контрольные цифры», «Виды финансирования», «Основания зачисления».

    В журнале документов для удобства на панели инструментов можно выбрать профессию, по которой необходимо вывести документы (по умолчанию выводятся документы по всем направлениям подготовки).

    Для того чтобы создать новый документ:

    1. В журнале документов нажмите на панели инструментов кнопку ;
    2. В диалоговом окне документа заполните поля «Номер», «Дата», выберите профессию и форму обучения в полях со списком.
    3. Добавление абитуриентов

      1 вариант - вручную:

      • Нажмите на панели инструментов документа кнопку ;
      • В диалоговом окне выберите абитуриента и вид финансирования в полях со списком, нажмите ОК. Общий балл и балл профильного предмета рассчитается автоматически, основание зачисления ставится автоматически по льготе абитуриента;
      • При необходимости повторите шаг 3;

      2 вариант – автоматически:

      • В окне документа на панели инструментов нажать кнопку (Формирование списка рекомендованных к зачислению). В список попадают только абитуриенты, успешно прошедшие вступительные испытания. После этого в окне появится список рекомендованных к зачислению абитуриентов и резервный список, который выделен серым цветом.
      • Абитуриентов в списке можно перемещать с помощью кнопок (Вверх), (Вниз), удалять, добавлять или редактировать у них данные.
    4. После формирования списка можно сделать проверку оригиналов сданных документов об образовании и совпадения контрольных цифр с числом абитуриентов в списке, нажав кнопку (Проверка) на панели инструментов.
    5. Кнопка (Зачисление) проводит процедуру зачисления сформированного списка рекомендованных к зачислению абитуриентов. При этом проверяется, сданы ли абитуриентами оригиналы документов об образовании, совпадение контрольных цифр с числом абитуриентов в списке по каждому виду финансирования.


    Окно журнала документов «Зачисление».


    Окно документа «Зачисление».


    Окно добавления/редактирования абитуриента.

    Печать документа осуществляется с помощью кнопки (Печать) на панели инструментов в окне документа или кнопкой Печать внизу окна документа.

    Примечание: Если абитуриенты в списке не зачислены, то будут сформированы список рекомендованных и резервный список, иначе будет сформирован список зачисленных.


    Печатная форма списка рекомендованных к зачислению и резервного списка.

    3.5. Отчеты

    3.5.1. Работа с отчетами

    Для печати отчетов необходимо, чтобы были заполнены все справочники, так как данные в отчеты берутся из всех имеющихся в программе справочников.

    3.5.1.1. Количество заявлений и конкурс

    Для того чтобы сформировать отчет:

    • Откройте пункт меню Отчеты/Количество заявлений и конкурс либо нажмите на кнопку (Отчет о количестве заявлений и конкурсе) на панели инструментов «Стандартная»;
    • На вопрос «Печатать отчет о количестве поданных заявлений и конкурсе?» ответьте Да;
    • Отчет сформирован в Microsoft Excel.


    Окно отчета «Количество заявлений и конкурс».

    3.5.1.2. Отчет по свидетельствам ЕГЭ

    Для формирования ведомости нажмите пункт меню Отчеты/Отчет по свидетельствам ЕГЭ.

    Программа выдаст сообщение вида:

    После нажатия «Да» выберите предмет, для которого необходимо формирование отчета.

    Далее появится сообщение:


    После нажатия кнопки ОК появится сформированный документ в Excel. Процесс формирования ведомости можно наблюдать в статус-строке.


    Печатная форма Отчета по свидетельствам ЕГЭ.

    3.5.1.3. Результаты вступительных испытаний

    Для того чтобы сформировать отчет:

    • Нажмите пункт меню Отчеты/Результаты вступительных испытаний, либо нажмите кнопку (Отчет о сдаче вступительных испытаний) на панели инструментов «Стандартная»;
    • На вопрос о печати ответьте Да;
    • В появившемся окне выберите дисциплину, уровень образования, форму и вид испытания в полях со списком и нажмите кнопку ОК:


    • Отчет сформирован в Microsoft Excel.


    Печатная форма отчета «Результаты вступительных испытаний».

    3.5.1.4. Итоги приема

    Для того чтобы сформировать отчет:

    • Откройте пункт меню Отчеты/Итоги приема;
    • На вопрос о печати ответьте Да;
    • Выберите форму обучения;
    • Отчет сформирован в Microsoft Excel.


    Печатная форма отчета «Итоги приема».

    3.5.1.5. План приема и вступительные испытания

    Для того чтобы сформировать отчет:

    • Откройте пункт меню Отчеты/План приема и вступительные испытания;
    • На вопрос о печати ответьте Да;
    • Выберите форму обучения;
    • Отчет сформирован в Microsoft Excel.


    Печатная форма отчета «План приема и вступительные испытания».

    3.5.1.6. Журнал регистрации

    Для того чтобы распечатать журнал:

    • Откройте пункт меню Отчеты/Журнал регистрации, либо нажмите кнопку (Журнал регистрации) на панели инструментов «Стандартная»;
    • Нажмите (Печать) на панели инструментов «Стандартная» или двойным щелчком в таблице журнала;
    • Печатная форма журнала сформирована в Microsoft Excel.


    Окно журнала «Журнал регистрации».


    Печатная форма (отчет) «Журнал регистрации».

    3.5.1.7. Журнал учета документов

    Для того чтобы распечатать журнал:

    • Откройте пункт меню Отчеты/Журнал учета документов, либо нажмите кнопку (Журнал учета документов) на панели инструментов «Стандартная»;
    • Нажмите (Печать) на панели инструментов «Стандартная» или двойным щелчком в таблице журнала;
    • Печатная форма журнала сформирована в Microsoft Excel.

    Журнал формируется автоматически, нет возможности его редактировать.


    Окно журнала «Журнал учета документов».


    Печатная форма журнала (отчет) «Журнал учета документов».

    4. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ

    Вся информация, с которой работает программа «Приемная комиссия: НПО» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP/2003/2007 (расширение файла *.mdb).

    В одном файле базы данных хранится содержимое всех справочников и документов.

    Примечание: часть своих настроек программа хранит в реестре Windows.

    Для выполнения стандартных операций с файлом базы данных: создание, открытие, сохранение в другом файле имеются стандартные команды в меню Файл и стандартные кнопки в панели инструментов «Стандартная».

    4.1. Создать новую базу данных

    Если Вы только что зарегистрировали программу, и нет файла pkn.mdb, то он создается автоматически, и в нем заполняются только справочники «Уровни образования», «Формы обучения», «Виды финансирования», «Виды испытаний», «Системы оценивания», «Дисциплины», «Виды документов», «Виды свидетельств», «Иностранные языки», «Основания зачисления», «Виды льгот/ преимуществ». Остальные справочники будут пусты.

    Чтобы создать новую (чистую) базу данных выполните:

    Файл/Создать базу данных или (Создать базу данных) далее необходимо указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Сохранить.


    Ввод имени файла базы данных.

    На вопрос «Заполнить справочники демонстрационными данными?» ответьте Нет, если хотите создать чистую базу данных, ответьте Да, если хотите получить базу данных, заполненную демонстрационными данными для ознакомления с программой. Вне зависимости от Вашего ответа в базе данных будут заполнены справочники «Уровни образования», «Формы обучения», «Виды финансирования», «Виды испытаний», «Системы оценивания», «Дисциплины», «Виды документов», «Виды свидетельств», «Иностранные языки», «Основания зачисления», «Виды льгот/преимуществ», поскольку данные из этих справочников будут в любом случае Вам необходимы – файл базы данных будет создан.

    4.2. Открыть базу данных

    Файл/Открыть базу данных или (Открыть базу данных) далее необходимо выбрать файл (или вписать его имя) и нажать кнопку Открыть.

    Примечание: Программа запоминает файл, с которым она работает. Эту команду не нужно выполнять каждый раз при открытии программы! Она выполняется только после установки программы на другой компьютер, либо для последующей работы с другой базой данных.

    4.3. Сохранить базу данных в другом файле

    Файл/Сохранить базу данных как или (Сохранить базу данных как), далее необходимо указать новое имя файла, отличающееся от предыдущего и нажать кнопку Сохранить.

    После этого программа работает с новым файлом, являющимся полной копией старого. Старый файл также хранится на диске.

    Внимание: во время работы с программой данные сохраняются автоматически и нет необходимости в периодическом сохранении информации.

    Примечание: если возникает необходимость в резервном копировании, то выполните команду Сервис/Архивировать базу данных (см. 4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации).

    4.4. Сжатие и восстановление базы данных

    Для эффективной и быстрой работы программы необходимо постоянно следить за файлом базы данных. Эта особенность продиктована форматом файла Microsoft Access. Формируемые запросы к базе данных, массовое добавление или удаление записей увеличивают объем файла, из-за чего программа постепенно начинает работать медленнее, а, кроме того, могут случиться серьезные сбои в работе и потеря информации (причем сразу всей, т.к. вся информация хранится в одном файле).

    Эта проблема во многом решена. Каждый день при первом запуске программы автоматически проводится восстановление и сжатие базы данных. Чтобы эта операция была наиболее безопасной, сначала формируется копия файла базы данных, имя файла которой *_backup.mdb, далее эта копия сжимается в файл *_compact.mdb и перезаписывается на место исходного файла.

    Сжатие и восстановление базы данных позволяет уменьшить размер базы данных, а значит, повысить скорость работы программы, ее устойчивость против сбоев.

    Сжатие и восстановление текущего файла базы данных можно выполнить вручную с помощью: Сервис/Сжать базу данных.

    4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации

    Не секрет, что компьютерная техника не всегда бывает надежной. Может выйти из строя жесткий диск, и тогда вся информация, наработанная за долгий период, будет потеряна, а могут возникнуть ошибки на диске, не устраненные вовремя. Тогда, поскольку размещение информации на диске будет неверным, может возникнуть потеря части файла базы данных или его порча, причем безвозвратная.

    Чтобы этого не произошло, необходимо периодически создавать резервную копию файла базы данных. Для создания резервной копии текущего файла базы данных в программе предусмотрена команда: Сервис/Архивировать базу данных. При ее выполнении сначала производится сжатие и восстановление текущего файла базы данных, а затем его архивирование в подпапку Архив папки программы.

    Для более надежной защиты, рекомендуется выполнять резервное копирование файла базы данных на другой жесткий диск, дискету или флеш. Это удвоит надежность. Помните, что при потере файла базы данных станет не только невозможной дальнейшая работа с наработанными данными, но и может быть задержан выпуск специалистов.

    4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш)

    Флеш.

    Для резервного копирования данных, а также для сотрудников, которые работают с программой на разных компьютерах, например, на работе и дома, есть удобная возможность копировать базу данных на съемный диск, то есть флеш, а, перейдя на другой компьютер, восстанавливать информацию с флеш и продолжать работу.

    Для записи базы данных на флеш выполните: Файл/Скопировать на съемный диск/Да.

    Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите OК.

    Примечание 1: перед записью база данных сжимается, затем копируется с жесткого диска на флеш, имя файла сохраняется тем же. Если на флеш уже был записан файл с таким именем – он будет заменен (без предупреждения).

    Примечание 2: вместе с файлом базы данных, на флеш записывается файл dou.txt, внутри которого указывается имя файла базы данных. Это позволит в дальнейшем автоматизировать восстановление базы данных.

    Примечание 3: при выполнении данной команды программа продолжает работать с прежним файлом базы данных, а при выполнении команды Файл/Сохранить базу данных как – программа работает с созданной копией.

    Примечание 4: в Windows 95 и 98 требуются специальные драйверы, которые входят в комплект поставки флеш, а более современные Windows Me, 2000, XP, Vista, 7 работают с любыми флеш автоматически.

    4.7. Восстановление базы данных со съемного диска (флеш)

    Если база данных была предварительно записана на съемный диск (см. 4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш)), то можно удобно восстанавливать информацию путем копирования со съемного диска (флеш) на жесткий диск.

    Для восстановления выполните: Файл/Восстановить со съемного диска/Да.

    Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите Ok.

    Если база данных была скопирована на флеш не с помощью специального режима копирования (см. 4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш)), а вручную, используя Проводник или любой файловый менеджер, либо на съемном диске был удален файл pkn.txt, то будет выдано окно диалога для выбора файла базы данных. Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

    Примечание 1: при выполнении данной команды программа сначала копирует файл, а затем работает с его копией. При выполнении команды Файл/Открыть – программа работает с выбранным файлом базы данных без его копирования.

    Примечание 2: если на жестком диске уже имеется файл с тем же именем, что и восстанавливаемый, то он будет переименован в файл «Имя (1).mdb». Таким образом, при частом использовании данного режима на жестком диске будут накапливаться файлы с возрастающими номерами в скобках. Но при наличии современного компьютера расход места на жестком диске будет не значительным, а данная операция практически заменит резервное копирование базы данных.

    Примечание 3: восстанавливаемый файл копируется в ту же папку и на тот же диск, где был предыдущий файл базы, с которым работала программа. При восстановлении файла со съемного диска на съемный диск будет выдано предупреждение и рекомендуется ответить Да, чтобы скопировать файл на жесткий диск в папку, где размещается программа.

  • Оглавление Перейти к программе

    Страница 1 - 19 из 19
    Начало | Пред. | 1 | След. | Конец По стр.