Автоматизация управления учебным заведением на базе программного комплекса "Помощь образованию"

Внедрение информационных технологий в работу персонала учебных заведений начального и среднего специального образования – длительный процесс, начало которому было положено более десяти лет назад. Но до сих пор лишь небольшая часть образовательных учреждений произвела полную автоматизацию работы персонала. Почему же расписание чаще всего составляется на листке бумаги с использованием карандаша и резинки, а дипломы заполняются ручкой? Казалось бы, в настоящее время создано большое количество программ, позволяющих выполнять основные функции персонала в течение всего года без использования ручного труда. Недостаточное финансирование учебных заведений и страх работников перед работой с новыми компьютерными программами – вот две основные причины столь длительного вхождения инновационных технологий в работу образовательных учреждений.

Многие разработчики программного обеспечения пытались решить эти проблемы. Однако, стандартный подход создания одной комплексной программы для решения всех задач применить в данном случае затруднительно, поскольку при он не учитывает высокую стоимость получаемых программных продуктов и излишнюю их функциональность для отдельного пользователя. Например, методисту, составляющему расписание, вовсе не нужно распечатывать дипломы или вносить данные о посещаемости студентами занятий.

Руководитель Программного центра «Помощь образованию» Павел Сергеевич Батищев предложил и организовал принципиально новую схему по внедрению информационных технологий в организационную работу учебных заведений: он стал автором ряда компьютерных программ, каждая из которых призвана автоматизировать деятельность одного конкретного подразделения. Четыре программы, название каждой из которых говорит само за себя – «Приемная комиссия», «Экспресс-расписание», «Учебный учет», «Диплом-стандарт» - он объединил в программный комплекс «Помощь образованию» (рис.1). Подобное функциональное разделение программ позволило не только обеспечить простоту в работе с ними, но и существенно снизить затраты на организацию оборудованного программой рабочего места. Эти достоинства не остались незамеченными, и к настоящему времени уже более 1000 учебных заведений используют программные продукты Павла Сергеевича в своей работе.

Первая программа - «Экспресс-расписание» (рис.2) – была разработана в 2002 году и совершенствуется до сих пор. Создавалась она в тесном сотрудничестве с диспетчером Орлово-Вятского сельскохозяйственного колледжа, поэтому в ней сразу были учтены все особенности составления расписания в колледжах. Будучи простотой и удобной, программа снискала популярность среди завучей и диспетчеров колледжей и техникумов. Информация об «Экспресс-расписании» распространялась по России, стремительно росло количество учебных заведений, избравших данную программу. Положительные отзывы пользователей заинтересовали и диспетчеров образовательных учреждений начального профессионального образования. Тогда программа была доработана с учетом специфики этих учебных заведений и стала широко использоваться среди них.

Идея программы «Экспресс-расписание» и ее названия – это быстрое расписание. Программа позволяет составлять расписание как вручную, так и автоматически. Наиболее сильная ее сторона – это ведение ежедневных изменений расписания учебных занятий. Она полностью информирует диспетчера об имеющихся нагрузках, занятости выбранного преподавателя, группы, аудитории, остатке невыполненных часов, рассчитывает и рекомендует, сколько необходимо назначать занятий в день с учетом будущего отсутствия преподавателей, чтобы выполнить учебный план в срок. Вводя причины отсутствия преподавателей можно получать табель учета рабочего времени с указанием выполненного количества часов за каждый день. Различные отчеты по выполнению часов в разрезе групп, преподавателей за любой период в целом и по дням периода делают программу незаменимым инструментом любого диспетчера. Также в ней есть возможность распечатки документов в и публикации веб-страниц в Интернет.

Автор ввел гибкую ценовую политику в отношении программы «Экспресс-расписание» – он создал три версии программы, различающихся ценой и максимальным количеством групп, для которых составляется расписание. Это «Мини» (до 12 групп), «Оптима» (до 24 групп) и «Полная версия» (без ограничений). Для крупных учебных заведений выпущена сетевая версия программы, где с одной базой данных могут работать пользователи сразу до 10 пользователей персональных компьютеров. Стоимость программы «Экспресс-расписание» Мини в 5 раза ниже, чем сетевой версии. Такие меры позволяют внедрять программу как в крупные городские, так и в малокомплектные сельские образовательные учреждения.

Компьютерная программа «Учебный учет» (рис.3) разработана сравнительно недавно, но уже снискала популярность во многих учебных заведениях. Связано это с тем, что она позволяет значительно упростить работу классных руководителей и заведующих отделениями.

Данная программа представляет из себя многофункциональный электронный журнал посещаемости и успеваемости студентов с возможностью проведения статистического анализа. Классные руководители или старосты групп заносят в нее данные об оценках и посещениях учениками занятий, которые затем используются при составлении статистических отчетов и подготовке индивидуальных табелей успеваемости. Работа с программой «Учебный учет» позволяет экономить свободное и рабочее время преподавателей и студентов, а также дает возможность администрации образовательных учреждений следить за учебным процессом групп по той или иной дисциплине, легко и быстро получая ежемесячные отчеты о посещаемости и успеваемости.

«Диплом-стандарт» (рис.4) - простая и эффективная компьютерная программа для автоматизации работы секретаря учебной части при печати документов по выпуску специалистов начального и среднего профессионального образования. В ней формируются печатные формы таких документов, как вкладыши и приложения к дипломам и свидетельствам, а также академическая справка.

Программа была разработана в 2007 году, а в 2008 полностью переделана в связи с изменением форм бланков документов.После доработки были собраны предложения и замечания от учебных заведений различных регионов страны, что позволило программе на данный момент стать одной из самых известных компьютерных разработок в этой области. Использование программы «Диплом-стандарт» в учебных заведениях позволяет максимально упростить работу секретаря учебной части и избежать ошибок при заполнении вкладышей к дипломам. Итоговые оценки могут импортироваться прямо из программы «Учебный учет», что позволяет избежать повторного ввода данных в различных отделах.

Компьютерная программа «Приемная комиссия» (рис.5) - незаменимый помощник приемной комиссии в училищах, колледжах и техникумах. Она позволяет автоматизировать работу секретарей приемной комиссии. В ней формируются экзаменационные ведомости, отчеты, подводятся итоги зачисления.

Основным преимуществом использования программы «Приемная комиссия» является функция автоматического формирования списка абитуриентов, удовлетворяющих правилам приема. Составление данного списка ведется на основе анализа всех введенных данных: учитываются льготы при поступлении и результаты вступительных испытаний. Программа разделяет абитуриентов по группам «Зачисляются без экзаменов», «Зачисляются вне конкурса», «Зачисляются по конкурсу», «Зачисляются на коммерческой основе». Результатом работы программы становится четко организованная деятельность приемной комиссии при приеме абитуриентов на обучение и упрощение процесса их зачисления в учебные заведения.

Все четыре программы объединены в программный комплекс «Помощь образованию». Использование всего комплекса в одном учебном заведении позволяет значительно ускорить работу отделов: многие базы данных можно переносить из одной программы в другую и использовать в нуждах своего подразделения. Подобная функциональность помогает не только сократить время на заполнение справочников, но и избежать случайных ошибок, связанных с неверным заполнением журнала одним из отделов. К примеру, работа с базой данных студентов, предметов, справочником нагрузки и со многими другими ведется сразу в нескольких программах комплекса. Рассмотрим работу со справочником студентов в программном комплексе (рис.6). В «Приемной комиссии» ведется список абитуриентов и зачисленных на первый курс студентов, который затем экспортируется в программу «Экспресс-расписание», где дополняет существовавший ранее список учащихся. Список всех студентов образовательного учреждения может экспортироваться из «Экспресс-расписания» в «Учебный учет». Затем справочник, содержащий данные о студентах старшего курса может экспортироваться в программу «Диплом-стандарт», где используется для создания дипломов выпускникам.

Программный комплекс «Помощь образованию» помогает коллективу учебного заведения работать четко и слаженно. Использование во всех программах схожего дружественного интерфейса упрощает их освоение и помогает разобраться в программах даже начинающим пользователям персональных компьютеров.

Подводя итог, можно сказать, что разработки Программного центра «Помощь образованию» помогают значительно ускорить процесс повсеместного внедрения информационных технологий в организационную работу образовательных учреждений путем сокращения расходов на приобретение программ и упрощения работы с ними. Специалисты программного центра постоянно ведут консультации с пользователями и обучают своих клиентов работе с программными продуктами. Всю информацию о программах и о новых разработках можно найти на сайте http://psbatishev.narod.ru.

	рис. 1  Программный комплекс «Помощь образованию»
	рис. 2  Компьютерная программа «Экспресс-расписание»
	рис. 3  Компьютерная программа "Учебный учет"
	рис. 4  Компьютерная программа «Диплом-стандарт»
	рис. 5  Компьютерная программа «Приемная комиссия»
	рис. 6  Пример работы со справочником студентов