ТОП-3 ошибок при работе с персональными данными: что важно знать кадастровому инженеру

Работа кадастрового инженера напрямую связана с персональными данными. Паспортные сведения, контактные телефоны, адреса электронной почты, правоустанавливающие документы — все это попадает под действие Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Ошибки в обращении с такими данными приводят к штрафам, проверкам Роскомнадзора и, в отдельных случаях, даже к уголовной ответственности.

Разберем три самые распространенные ошибки, которые встречаются почти у каждого оператора.

Ошибка № 1. Отсутствие согласия на обработку персональных данных

Ключевое требование закона — обработка ПДн возможна только с согласия субъекта. Исключения есть, но их перечень крайне ограничен. На практике это значит: если вы вносите паспортные данные собственника в межевой или технический план без подписанного согласия, вы нарушаете закон.

Что считается обработкой?

Обработка ПДн — это не только хранение копий документов, но и их сбор, внесение в межевые/технические планы (в т.ч. в XML-файлы), использование при подготовке итоговых документов, передача в Росреестр и последующее хранение в архиве, а также обезличивание и уничтожение.

Таким образом, практически все этапы работы с документами заказчика попадают под это определение.

Опасное заблуждение

Многие кадастровые инженеры считают, что договор с клиентом освобождает от необходимости брать согласие. Однако Роскомнадзор и судебная практика указывают: договор оправдывает обработку только строго минимальных данных, а паспортные сведения к ним не относятся. Самый безопасный вариант — всегда брать письменное согласие.

Как правильно оформить согласие:

1. Это должен быть отдельный письменный документ (не пункт в договоре);
2. В согласии должны быть указаны:

• ФИО, паспортные данные, адрес субъекта
• Цели обработки;
• Перечень действий с данными, которые будут совершаться, и перечень самих данных;
• Реквизиты оператора (наименование или ФИО);
• Срок действия и способ отзыва;
• Подпись и дата.

Согласие нужно получать не только от заказчика, но и от его представителя и соседей, участвующих в согласовании границ.

Последствия отсутствия согласия:

• дисциплинарные взыскания и увольнение;
• штрафы до 300 000 рублей для должностных лиц, ИП и до 700 000 рублей для юр. лиц;
• гражданско-правовая ответственность: если из-за утечки или неправомерного использования данных клиенту будет причинен моральный вред, он может подать в суд и взыскать с вас компенсацию; 
• уголовная ответственность (в крайних случаях).

Ошибка № 2. Неправильные онлайн-формы согласия

Все чаще кадастровые инженеры привлекают клиентов через сайты. Однако простая форма заявки «Имя, телефон, кнопка “Отправить”» нарушает требования закона.

Типичные ошибки в онлайн-формах:

1. Нет галочки (чекбокса) с текстом: «Я даю согласие на обработку моих персональных данных» — пользователь не совершает осознанного действия (по умолчанию она должна быть неактивной)
2. Нет ссылки на Политику обработки ПДн
3. Политика скопирована и не отражает реальных данных
4. Собираются лишние данные — например, паспортные сведения на этапе заявки. Для первичного контакта и консультации достаточно имени и номера телефона
5. Не обеспечиваются конфиденциальность и безопасность — форма передает данные без шифрования, хранит их в открытом виде или на хостинге

Правильная форма должна содержать:

• только необходимые для контакта поля;
• чекбокс согласия, отключенный по умолчанию;
• ссылку на актуальную Политику обработки ПДн;
• защищенное соединение;
• безопасное хранение и ограниченный доступ к заявкам.

Риски при нарушениях:

• жалобы пользователей и проверки Роскомнадзора;
• блокировка сайта;
• штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ — до 700 000 рублей.

Ошибка № 3. Несоблюдение правил трансграничной передачи данных

На первый взгляд, кадастровый инженер не работает с международными компаниями и не отправляет данные на территорию иностранных государств. Но фактически нарушение происходит ежедневно, когда для хранения и отправки документов используются:

• почтовые сервисы Gmail, Outlook, Yahoo;
• облака Google Drive, iCloud, Dropbox;
• мессенджеры WhatsApp, Telegram, Viber;
• хостинг сайта за пределами России.

Эти сервисы хранят данные на серверах за пределами РФ. Любая передача данных на сервера за рубежом — это трансграничная передача. Закон требует уведомлять Роскомнадзор о таких действиях, а в большинстве случаев они просто запрещены

Что делать правильно:

• использовать почту и облака на российских сервисах;
• выбирать хостинг с серверами в РФ;
• ограничить использование мессенджеров для передачи документов;
• информировать клиентов о правилах обмена файлами.

Последствия нарушения:

• штрафы до 300 000 рублей для должностных лиц и до 700 000 рублей для организаций;

Пройдите обучение, чтобы избежать штрафов Роскомнадзора

Системный подход к обработке персональных данных позволяет минимизировать риски и экономит ресурсы. Чем тщательнее выстроены процессы сегодня, тем меньше проблем возникнет завтра.

Чтобы освоить практические навыки работы с ПДн и существенно снизить риски штрафов Роскомнадзора, рекомендуем пройти курс повышения квалификации «Организация работы с персональными данными: как подготовиться к проверкам Роскомнадзора и избежать нарушений».

После обучения вы:

— научитесь правильно собирать, хранить, обрабатывать и передавать данные;

— получите готовые шаблоны ключевых документов (Политика обработки ПДн, формы согласий, акты уничтожения, инструкции, чек-листы).

По окончанию курса вы получите удостоверение о повышении квалификации установленного образца.

Узнать подробнее об обучении >>