Общие сведения по заполнению

Справочники содержат всю информацию, используемую программой "Диплом-стандарт ДПО". Для правильной работы программы необходимо тщательно заполнить все имеющиеся справочники.

Все действия со справочниками выполняются с помощью:

• панели инструментов справочника;
• клавиш и их комбинаций на клавиатуре.

Работа со строками

Выделение строк

Некоторые операции в списках можно выполнять сразу с несколькими строками, например, удаление, печать. Для этого нужные строки необходимо выделить.

Чтобы выделить одну строку:

• нажмите левой кнопкой мыши по нужной строке;

или

• с помощью клавиш-стрелок на клавиатуре выберите нужную строку.

Примечание

Выделенная строка будет обозначена более интенсивным цветом, чем другие.

Чтобы выделить несколько последовательных строк:

• нажмите левой кнопкой мыши по первой нужной строке, удерживая Shift, нажмите по последней нужной строке;

или

• выберите первую нужную строку, удерживая Shift, нажимайте клавиши-стрелки на клавиатуре до последней нужной.

Чтобы выделить несколько непоследовательных строк:

• нажмите левой кнопкой мыши по первой нужной строке, удерживая Ctrl, выбирайте другие нужные строки;

или

• выберите первую нужную строку, удерживая Ctrl, клавишами-стрелками вверх или вниз выберите следующую нужную строку и нажмите Пробел и так далее.

Добавление строки

Чтобы добавить новую строку:

• нажмите кнопку или клавишу Insert;

• в открывшемся окне заполните все необходимые сведения;

  

  Виды полей

  В справочниках могут быть следующие виды полей:

  • - текстовое поле: в это поле необходимо ввести текст или число с клавиатуры.

    Щелкните внутрь поля и введите текст.

    Если поле больше по высоте, то оно многострочное, для перехода на следующую строку нажмите Enter.

  • - поле со списком: содержимое этого поля выбирается из списка.

    Для открытия списка нажмите кнопку: , в раскрывшемся списке Выберите нужный пункт.

  • - поле для даты: может быть введена с помощью цифр на клавиатуре, либо выбрана из календаря.

    Для открытия календаря щелкните по кнопке , в открывшемся календаре выберите нужную дату.

  • - галочка.

    Установленная галочка – это "Да" или "Истина", если галочка не установлена – "Нет" или "Ложь".

  Переход от заполнения одного реквизита к заполнению другого осуществляется нажатием клавиши Enter.

  Исключение составляют многострочные текстовые поля, для перехода нажмите Tab.

  Если Вы не заполните реквизиты в окне, которые являются обязательными, программа сообщит Вам об этом и не позволит добавить строку без этих реквизитов.

• для сохранения результатов нажмите .

Примечание

• Чтобы отменить добавление строки, на , на вопрос "Сохранить изменения?" ответьте "Нет".
• Если Вы пытаетесь добавить строку, а содержимое ключевого реквизита совпадает с содержимым уже имеющейся строки, то программа не позволит сохранить новую строку. Например, пытаетесь добавить предмет с таким же наименованием.

Изменение строки

Чтобы изменить строку:

• выберите нужную строку;
• нажмите кнопку , или дважды щелкните левой кнопкой мыши по нужной строке, или нажмите Enter;
• в открывшемся окне измените нужные сведения;
• для сохранения результатов нажмите или , чтобы оставить строку без изменений.

Копирование строки

Чтобы скопировать сведения из выделенной строки и добавить новую:

• выберите строку, которую необходимо скопировать;
• нажмите кнопку или F9;
• в появившемся окне проверьте или измените сведения;
• для сохранения результатов нажмите или , чтобы отказаться от добавления новой строки.

Удаление строки

Чтобы удалить строку:

• выберите строку, которую необходимо удалить;
• нажмите кнопку или Delete;
• на вопрос с подтверждением удаления ответьте "Да", чтобы удалить строку, или ответьте "Нет", чтобы отменить удаление.

Примечание

• Если Вы пытаетесь удалить строку, содержимое которой используется в других справочниках, то программа не позволит вам этого сделать. Вы можете только изменить ее содержимое.
• Вы можете удалить сразу несколько строк, но для этого необходимо выделить нужные строки.

Внимание!

Отмена последних действий при работе со справочниками не предусмотрена. Будьте осторожны при удалении строк. Вернуть их невозможно. Можно только создать заново.

Сортировка таблиц

Для сортировки таблицы по какому-либо столбцу необходимо щелкнуть на заголовок этого столбца. Повторный щелчок сортирует таблицу по данному столбцу, но в обратном порядке.

В справочнике "Учебный план" и в справочниках для итоговых оценок можно изменять взаимный порядок строк предметов, то есть можно "поднять выше" или "опустить ниже" какую-либо строку. Для этого выделите строку и нажмите или , чтобы переместить строку выше или ниже соответственно.

Печать справочников

Печатная форма справочников формируется с помощью программ Microsoft Excel или OpenOffice Calc, в зависимости от того, какая программа выбрана в параметрах организации в реквизите "Офисная программа, в которой Вы будете распечатывать документы".

Чтобы сформировать печатную форму справочника:

• на панели инструментов нажмите кнопку , или в меню "Файл" выберите пункт "Печать справочника...", или нажмите комбинацию клавиш CTRL+P;

Примечание

Если необходимо распечатать не все строки справочника, перед печатью выделите нужные строки.

• далее откроется окно выбора столбцов (граф), которые необходимо включить в печатную форму.

  Установите галочки напротив нужных столбцов (граф):

  

  Примечание

  Часть справочников имеет большое количество столбцов, которые не помещаются на одну страницу. Чтобы переходить между страницами используйте кнопки: и .

  Чтобы выделить все столбцы, нажмите кнопку . Чтобы снять выделение, нажмите: .

  Нажмите . Начнется формирование печатной формы.

После завершения формирования появится соответствующее сообщение:

Печатная форма автоматически сохраняется. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (...\Диплом-стандарт ДПО\Документы).

Примечание

Имена файлов разным типам отчетов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив файл вручную. Если один и тот же справочник был распечатан дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра. Например: Справочник Студенты (1).xls.

Импорт

В некоторые справочники доступна возможность импорта информации из таблиц Microsoft Excel в формате *.xls или *.xlsx.

Для импорта:

• Откройте нужный справочник;
• Нажмите кнопку ;
• Выберите нужный файл, из которого будет взята информация.

Откроется окно "Импорт данных". Проверьте, насколько полно информация была взята из файла.

Нажмите кнопку , при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна.

Нажмите , чтобы импортировать информацию.

Примечание

При импорте из Excel программа "Диплом-стандарт ДПО" ищет названия столбцов справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы.

Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков столбцов (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия столбцов должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Иными словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее файлов.