Заполнение справочников

Справочники содержат всю информацию, используемую программой "Экспресс-расписание Школа" при формировании расписаний, документов и отчетов.

Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники, при этом справочники рекомендуется заполнять в определенной последовательности: раньше заполняются те справочники, информация которых используется при заполнении других справочников.

Группа "Учителя"

Справочник "Учителя"

В справочнике "Учителя" содержится список учителей, работающих в учебном заведении, совместителей.

Чтобы открыть справочник:

• в меню "Справочники" выберите пункт "Учителя", затем "Учителя";
• или нажмите кнопку на панели инструментов "Справочники".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Таб. №" укажите табельный номер учителя (до 10 символов);
• "Фамилия И.О." укажите фамилию и инициалы учителя;

• "Методическое объединение" из выпадающего списка выберите методическое объединение, в котором работает учитель;

  Примечание

  Список формируется на основе справочника "Методические объединения".

• "Аудитория" из выпадающего списка выберите предпочитаемую аудиторию;

  Примечание

  Список формируется на основе справочника "Аудитории".

• "Адрес" и "Телефон" укажите адрес и контактный телефон учителя;

• "Примечание" указывается любая дополнительная информация.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Методические объединения"

В справочнике "Методические объединения" перечисляются методические объединения учебного заведения. Справочник служит для группировки учителей.

Чтобы открыть справочник:

• в меню "Справочники" выберите пункт "Учителя", затем "Методические объединения";
• или нажмите кнопку на панели инструментов "Справочники".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

Укажите наименование методического объединения и нажмите , чтобы сохранить сведения.

Группа "Классы"

Справочник "Классы"

Справочник "Классы" содержит список учебных классов, имеющихся в школе.

Чтобы открыть справочник:

• в меню "Справочники" выберите пункт "Классы", затем "Классы";
• или нажмите кнопку на панели инструментов "Справочники".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Параллель" из выпадающего списка выберите параллель;

  Примечание

  Список формируется на основе справочника "Параллели".

• "Год" укажите номер года обучения (цифра от 1 до 11);

• "Класс" укажите сокращенное название класса (например: "5а");

• "Аудитория" из выпадающего списка выберите аудиторию, которая будет закреплена за классом;

  Примечание

  Список формируется на основе справочника "Аудитории".

• "Классный руководитель" из выпадающего списка выберите учителя, который является классным руководителем;

  Примечание

  Список формируется на основе справочника "Учителя".

• "Вид обучения" из выпадающего списка выберите вид обучения;

  Примечание

  Список формируется на основе справочника "Виды обучения".

• "Тип класса" из выпадающего списка выберите тип класса;

  Примечание

  Список формируется на основе справочника "Типы классов".

• "Выпуск" установите галочку, если класс обучается последний учебный год;

• "Начало" и "Окончание" укажите даты начала и окончания обучения класса (даты должны укладываться в границы учебного периода);
• "Примечание" укажите любую дополнительную информацию;

• "Максимальная нагрузка" укажите максимально допустимую нагрузку на неделю;

  Примечание

  Данное значение используется при формировании отчета "Анализ нагрузки классов".

• "Количество, чел." укажите количество человек в классе.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Параллели"

В справочнике "Параллели" указываются параллели, имеющиеся в учебном заведении, иначе говоря, годы обучения, которые необходимы для группировки классов.

Этот справочник рекомендуется заполнять демонстрационными данными при создании базы данных, в последующем его содержание не меняется.

Чтобы открыть справочник:

• в меню "Справочники" выберите пункт "Классы", затем "Параллели";
• или нажмите кнопку на панели инструментов "Справочники".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Наименование" укажите полное наименование параллели;
• "Сокращение" укажите сокращение, которое будет идентифицировать параллель.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Виды обучения"

В справочнике "Виды обучения" указываются виды обучения, доступные в школе.

Справочник заполняется автоматически, и нет необходимости добавлять в него строки.

Чтобы открыть справочник, в меню "Справочники" выберите пункт "Классы", затем "Виды обучения".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Наименование" укажите виды обучения;
• "Примечание" укажите любую дополнительную информацию.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Типы классов"

В справочнике "Типы классов" указывается тип класса.

Классы могут быть классифицированы по различным признакам, например, по источнику финансирования. В программе имеется отчет о выполнении нагрузки в разрезе типов классов.

Чтобы открыть справочник, в меню "Справочники" выберите пункт "Классы", затем "Типы классов".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Наименование" укажите тип класса;
• "Примечание" укажите любую дополнительную информацию.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Учащиеся"

В справочнике "Учащиеся" содержится список учащихся по классам и в разрезе подгрупп.

Чтобы открыть справочник, в меню "Справочники" выберите пункт "Классы", затем "Учащиеся".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике:

• выберите класс;
• выберите, как отображать учащихся - все подгруппы сразу, или только выбранные;
• на панели инструментов нажмите кнопку , чтобы добавить новую запись, или , чтобы отредактировать имеющуюся.

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Фамилия", "Имя", "Отчество" укажите ФИО соответственно;
• "Класс" из выпадающего списка выберите класс, в котором обучается учащийся;

• "П/г" из выпадающего списка выберите подгруппу, в которой обучается ученик;

  Примечание

  Выберите значение - "0", если класс не делится на подгруппы.

• "Пол" из выпадающего списка выберите пол;

• "Дата рождения" укажите дату рождения;
• "Удостоверение личности" укажите информацию из паспорта или билета учащегося или иного документа;
• "Примечание" при необходимости укажите любую дополнительную информацию об ученике.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Группа "Аудитории"

Справочник "Аудитории"

В справочнике "Аудитории" содержится перечень аудиторий, имеющихся в учебном заведении.

Если в аудитории одновременно проводится несколько уроков, то аудитория должна быть представлена в справочнике несколькими строками, в которых тип аудиторий должен быть одинаковый.

Чтобы открыть справочник:

• в меню "Справочники" выберите пункт "Аудитории", затем "Аудитории";
• или нажмите кнопку на панели инструментов "Справочники".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Аудитория" укажите номер аудитории (кабинета);

• "Тип аудитории" из выпадающего списка выберите тип;

  Примечание

  Список формируется на основе справочника "Типы аудиторий".

• "Корпус" из выпадающего списка выберите корпус;

  Примечание

  Список формируется на основе справочника "Корпуса".

• "Вместимость, чел." укажите максимально возможное количество учащихся;

• "Время открытия" и "Время закрытия" укажите время начала и время окончания работы кабинета соответственно;
• "Примечание" при необходимости укажите любую дополнительную информацию, например, можно указать наименование учебного кабинета.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Типы аудиторий"

В справочнике "Типы аудиторий" содержится перечень типов аудиторий.

Чтобы открыть справочник:

• в меню "Справочники" выберите пункт "Аудитории", затем "Типы аудитории";
• или нажмите кнопку на панели инструментов "Справочники".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Наименование" укажите полное наименование типа;
• "Сокращение" укажите сокращение, которое будет идентифицировать тип.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Корпуса"

В справочнике "Корпуса" содержится перечень корпусов, в которых проводятся занятия.

Чтобы открыть справочник в меню в меню "Справочники" выберите пункт "Аудитории", затем "Корпуса".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле "Наименование" укажите полное наименование корпуса.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Время прохождения м/у корпусами"

В справочнике "Время прохождения м/у корпусами" содержится перечень корпусов, в которых проводятся занятия, а так же время, необходимое для прохождения между корпусами.

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Корпус 1" и "Корпус 2" из выпадающего списка выбираются корпуса (списки формируется на основе справочника "Корпуса");
• "Время, мин" укажите время для перехода между корпусами в минутах.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Предметы"

В справочнике "Предметы" содержится перечень предметов, которые изучаются в учебном заведении.

Чтобы открыть справочник:

• в меню "Справочники" выберите пункт "Предметы";
• или нажмите кнопку на панели инструментов "Справочники".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле "Наименование" укажите полное предмета.

В полях с наименованиями классов ("Трудность") укажите трудность предмета по выбранному классу согласно Санитарно-эпидемиологическим правилам.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

В программе имеется возможность оперативно узнать о совокупной трудности назначенных уроков, для этого необходимо подвести курсор мыши в "Планшете уроков" к наименованию класса – должно появиться сообщение о трудности.

Справочник "Проекты расписаний"

В справочнике "Проекты расписаний" содержится перечень хранящихся в базе данных проектов расписания.

Данный справочник содержит только параметры того или иного проекта, а уроки, соответствующие каждому проекту, будут отображаться в "Планшете уроков". Проект основного расписания имеет даты начала и окончания, также можно указать примечание к проекту, чтобы отличать его впоследствии от других проектов. Номера проектов уникальны и не могут быть изменены.

Для создания основного расписания сначала добавляют строку в справочник проектов, а затем выполняют назначение уроков вручную или автоматически. Проект содержит уроки и запреты основного расписания в периоде от одной до четырех недель.

При создании базы данных программа автоматически добавляет одну строку в справочник "Проекты расписаний" с периодом по умолчанию с сентября по декабрь текущего года.

Чтобы открыть справочник, в меню "Справочники" выберите пункт "Проекты расписаний".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Начало" и "Окончание" укажите дату начала и окончания действия проекта расписания соответственно;
• "Примечание" при необходимости укажите любую дополнительную информацию.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Нагрузка"

В справочнике "Нагрузка" содержатся записи об учебной нагрузке классов и учителей, соответствующие учебному плану и тарификации.

Данный справочник является основополагающим для автоматизированного или ручного составления расписания, а также для составления отчетности.

Назначение и замена уроков производятся исходя из справочника "Нагрузки". Подсчет количества выданных часов осуществляется также в разрезе записей справочника нагрузки.

Чтобы открыть справочник:

• в меню "Справочники" выберите пункт "Нагрузка";
• или нажмите кнопку на панели инструментов "Справочники".

Окно справочника состоит из следующих элементов:

• Панель инструментов – содержит кнопки управления справочником, переключатель типа объекта (У, К, А), раскрывающийся список для выбора объекта справочника (конкретного учителя, класса или аудитории);
• Основная таблица, которая содержит все содержимое справочника. В нижней части таблицы указываются связанные нагрузки;

• Информационная строка, в которой отображаются итоговые данные по таблице.

  В информационной строке можно увидеть, какой объем учебных занятий группы получился в результате составления расписания, в скобках указана норма в соответствии с требованиями СанПиН.

  Если нагрузка группы превышает норму, то данные значения выделятся красным цветом:

  

  Внимание

  Для того, чтобы посчитать нагрузку группы, программа суммирует значения из столбика "План в нед., час" различных дисциплин.

  • если для одной и той же дисциплины есть занятия разных типов (например, лекция и практика), то значение нагрузки получится путем суммирования плановых часов всех типов занятий:

  

  • если одна и та же дисциплина установлена для разных подгрупп, то плановые часы не суммируются:

  

  • если разные дисциплины установлены для разных подгрупп, то плановые часы суммируются:

  

Выбор учителя, класса или аудитории, за которыми закреплена нагрузка, осуществляется с помощью специального поля на панели инструментов:

• буква "У", "К" или "А", переключает тип объекта на: "Учитель", "Класс", "Аудитория" соответственно;
• выпадающий список позволяет выбрать нужного учителя (класс или аудиторию), при этом в справочнике будут выбраны только соответствующие этому учителю (классу или аудитории) записи.

Примечание

Нажатие левой кнопкой мыши по букве У (К или А) переключает в таком порядке: У - К - А, правой кнопкой - в обратном порядке: А - К - У.

Если тип объекта - А (аудитория), в справочнике выводится нагрузка аудитории в том случае, если в справочнике нагрузки аудитория была указана в столбце как обязательная аудитория.

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Учитель" из выпадающего списка выберите учителя, который будет проводить урок;
• "Класс" из выпадающего списка выберите класс, у которого назначен урок;
• "Подгруппа" из выпадающего списка выберите подгруппу, если урок будет проведен у части класса. Если нагрузка для класса в целом, выберите "0 (класс полностью)";
• "Предмет" из выпадающего списка выберите предмет;

• "Обязательная аудитория" при необходимости выберите аудиторию, в которой должен быть проведен урок;

  Примечание

  Эта аудитория будет обязательно назначена при автоматическом составлении расписания (подразумевается, что другие аудитории не подходят для данной нагрузки).

  При ручном назначении урока аудитория будет предложена по умолчанию, но ее можно будет изменить.

  Если аудитория выбрана, автоматически будет выбран тип аудитории, т.е. заполнено поле - "Тип аудитории".

• "Тип аудитории" из выпадающего списка, выберите в аудитории какого типа может быть назначен урок;

  Примечание

  Если аудитория не указана в поле "Обязательная аудитория", подразумевается, что может быть назначена любая аудитория данного типа.

• "Часов в 1 неделю" укажите количество часов в неделю.

Галочка в поле "Вводить количество часов в неделю" заблокирована. При этом значение в поле "Часов в неделю" рассчитывается автоматически на основании реквизита "Часов в неделю" и зависит от параметра "Период основного расписания".

В полях "Дата начала" и "Дата окончания" укажите период выполнения нагрузки.

Примечание

Текущее расписание создается по конкретной нагрузке только в пределах данного интервала.

Галочка в поле "Назначать с другими предметами" доступна, если нагрузка назначается не в целом классе, а в подгруппе.

• установите галочку, если уроки данной нагрузки, назначенные в одной подгруппе можно назначать вместе с уроками любых других предметов, имеющих аналогичную галочку;
• снимите галочку, если во всех подгруппах могут быть назначены только уроки одного предмета.

Примечание

Одновременно можно назначать только предметы, в нагрузках которых указаны разные номера подгрупп.

Установите галочку "Каникулы", если данная строка нагрузки является каникулами, продолжительным периодом в течении которого не ведется учебный процесс, т.е. не действует составленное расписание (не будет создано текущее расписание). Это также могут быть трудовая деятельность учеников, выезжающих на сельскохозяйственные работы, при этом количество часов в неделю будет нулевым.

Установите галочку "Только в текущем расписании", чтобы при автоматическом создании основного расписания уроки по данной нагрузке не были назначены.

В поле:

• "Типы урока" из выпадающего списка выберите тип урока;
• "Примечание" при необходимости укажите любую дополнительную информацию.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Чтобы удалить все строки из справочника нагрузки, нажмите кнопку . Будет удалена нагрузка у всех учителей и классов.

Однако если назначен хотя бы один урок в основном или текущем расписании (соответствующее любой из нагрузок), то удаление не будет выполнено. Для этого сначала:

• удалите текущее расписание;
• удалите основное расписание;
• удалите всю нагрузку.

Если Вы ввели нагрузку одного класса, а у другого класса или нескольких классов нагрузка должна быть аналогичной, то Вы можете скопировать эту нагрузку на один или несколько классов.

Для этого:

• выделите строки, которые нужно скопировать;
• нажмите кнопку ;

• в открывшемся окне выберите параллель, класс, или подгруппу, в которые необходимо скопировать нагрузку:

  

• нажмите , затем подтвердите копирование:

  

Примечание

Таким способом нагрузки не копируются на тот же класс, который был указан в копируемой нагрузке, то есть при выборе параллели повторных нагрузок создано не будет.

Кнопка открывает отчет - "Анализ нагрузки" в зависимости от выбранного типа объекта нагрузки в справочнике.

В панели инструментов справочника нагрузки есть кнопка , которая используется для назначения поточных занятий.

Предполагается, что уроки, соответствующие этим нагрузкам назначены в одно и то же время, в одну аудиторию, одновременно для нескольких классов и учителей. Количество часов и другие параметры нагрузки (установленные или снятые галочки) у всех связанных нагрузок должны быть одинаковые.

При назначении такого поточного занятия, при выборе одной из связанных нагрузок урок назначается и всем остальным связанным объектам. Нагрузки связывают после их раздельного ввода в программу, но обязательно до назначения уроков.

Программа позволяет связать нагрузку с уже связанными между собой нагрузками. Ошибочно связанные нагрузки можно разорвать.

Чтобы связать нагрузки:

• выделите две или более строки;

• нажмите кнопку и подтвердите связывание:

  

Примечание

Связанные нагрузки выделены синим цветом.

Чтобы разорвать нагрузки:

• выделите одну из связанных нагрузок;

• нажмите кнопку и подтвердите отсоединение:

  

В справочнике нагрузки с помощью кнопки можно вывести журнал уроки основного и текущего расписания по выбранной нагрузке:

Из "Журнала уроков" можно с помощью двойного щелчка (или Enter) перейти на нужный урок в Планшете уроков.

Справочник "Типы уроков"

В справочнике "Типы уроков" содержатся типы уроков, используемые в справочнике "Нагрузка".

Одной строке нагрузки может соответствовать один тип урока.

Чтобы открыть справочник, в меню "Справочники" выберите пункт "Типы уроков".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Наименование" укажите наименование типа урока;
• "Краткое наименование" укажите краткое наименование типа урока;
• "Примечание" при необходимости укажите любую дополнительную информацию.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Время уроков"

В справочнике "Время уроков" содержится расписание звонков, которое будет использоваться при распечатке расписания.

Чтобы открыть справочник, в меню "Справочники" выберите пункт "Время уроков".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Номер урока" укажите порядковый номер урока;
• "Время" укажите время начала и окончания урока, например, 8.00-8.45.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Причины запретов"

В справочнике Причины запретов содержатся причины запретов уроков, то есть причины отсутствия учителей, классов, занятости аудиторий.

Указание в расписании причины позволяет фиксировать ситуацию, а также автоматизировано создавать табель учета рабочего времени по учителям.

Метки запретов устанавливаются в те ячейки расписания, в которых нельзя назначить урок. Запреты бывают либо на 1 урок, либо на весь учебный день.

Чтобы открыть справочник, в меню "Справочники" выберите пункт "Причины запретов".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "Наименование" укажите причину запрета;
• "Табель" укажите сокращение для табеля.

Установите галочку в поле:

• "Весь день", если учитель отсутствует полный рабочий день;
• "Рабочий день", если причина все равно считается рабочим днем (например, учитель находится в командировке).

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Праздничные дни"

В справочнике "Праздничные дни" содержатся праздничные дни, утвержденные по законодательству, а также любые другие дни, в которые учебное заведение не будет осуществлять учебный процесс.

Текущее расписание на указанные дни не создается.

Чтобы открыть справочник:

• в меню "Справочники" выберите пункт "Праздничные дни";
• или нажмите кнопку на панели инструментов "Справочники".

Чтобы добавить или изменить строку в справочнике, на панели инструментов нажмите соответствующие кнопки: или .

Откроется следующее окно:

В поле:

• "День" и "Месяц" укажите число и месяц праздничного дня;
• "Наименование" укажите наименование праздника.

Нажмите , чтобы сохранить сведения.

Справочник "Пользователи"

Внимание!

Справочник доступен только в сетевой версии программы.

Чтобы открыть справочник в меню "Справочники" выберите пункт "Пользователи";

В справочник Администратор может добавлять пользователей, удалять, изменять параметры пользователя. Нельзя удалить пользователя, имеющего администраторские права, то есть хотя бы один пользователь (с любым именем) должен иметь такие права. Если нет ни одного пользователя с правами администратора, то при следующем запуске программы будет создан пользователь Администратор с правами администратора (без пароля).

Для установки пароля нужно выбрать пользователя и сделать двойной щелчок по его имени. Далее откроется окно, в котором вы можете изменить имя в строке "Пользователь", и его роль в одноименной строке:

Для установки пароля введите пароль и подтверждение пароля, нажмите (или Enter).

Пароль хранится в файле базы данных в зашифрованном виде. Имейте ввиду, что строчные и заглавные буквы различаются. Также при вводе пароля обратите внимание на выбранный алфавит. В справочнике по умолчанию создается три пользователя (Администратор, Диспетчер (оператор), Пользователь).