Система контроля заказов

В программе "Полигон Про: Лесная декларация" присутствует возможность ведения системы контроля заказов. Система позволяет сформировать заказ, создать проект в модуле, контролировать выполнение.

Для работы с заказами в стартовом окне присутствуют две кнопки:

• - позволяет сразу сформировать заказ с заполнением сведений о заказчике, исполнителе, виде и сроках кадастровых работ;
• - открывает окно для контроля заказов, базы данных контрагентов, сотрудников и документов.

Управление заказами

После нажатия на кнопку откроется окно "Мои заказы".

Окно состоит из ленты, списка заказов и строки со статусом.

Лента окна

Вкладка "Главная" содержит основные команды, используемые при работе, и изменяется в зависимости от прав авторизованного пользователя.

Примечание

По умолчанию в программе создано два пользователя:

• с правами администратора: логин - admin; пароль - admin;
• без прав администратора (обычный пользователь): логин - cadastral_engineer; пароль - 12345.

Для обычного пользователя она имеет вид:

Вкладка "Главная" содержит три панели: "Действия", "Справочники", "Печать".

Панель "Действия" содержит основные команды для работы с заказами:

• - обновить информацию о заказах, находящихся в системе;
• - создать новый заказ;
• - изменить уже имеющийся заказ;
• - копировать информацию из заказа для заполнения нового. Открывается форма создания заказа с уже заполненными данными;
• - удалить заказ из системы.

Панель "Справочники" содержит команды для доступа к базам заказчиков, сотрудников и документов:

• - открывает базу данных контрагентов;
• - открывает список сотрудников организации;
• - открывает базу используемых документов.

Панель "Печать" содержит кнопку для вывода на печать выбранного заказа. В меню данной кнопки содержатся пункты для печати: выбранных заказов, всех заказов и бухгалтерских документов.

Примечание

При выборе пункта "Печать бухгалтерских документов" будет сформирован документ, который содержит в себе:

• Договор подряда на выполнение кадастровых работ;
• Техническое задание оформление технической документации;
• Перечень объектов недвижимого имущества и стоимость оформления технических документов;
• Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг);
• Счет.

Для руководителя (администратора) добавляются дополнительные панели: "Мониторинг" и "Управление":

На панели "Мониторинг" находится кнопка, позволяющая открыть программный модуль "Монитор руководителя":

На панели "Мониторинг" находится кнопка , позволяющая открыть программный модуль "Монитор руководителя".

Панель "Управление" содержит кнопки для доступа к базам данных и базе пользователей:

• - кнопка открывает окно "Базы данных" с возможностью создания/удаления баз данных;
• - кнопка открывает окно "Пользователи", в котором можно добавлять, удалять, изменять и копировать данные пользователей (сотрудников) с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов.

Вкладка "Параметры" дополнительно содержит две команды:

• - позволяет изменить пароль учетной записи пользователя.
• - позволяет выйти из учетной записи

Работа с контрагентами

Чтобы открыть базу контрагентов, на ленте на вкладке "Главная" нажмите кнопку .

Откроется окно "Контрагенты", в котором хранятся все введенные данные о контрагентах:

Чтобы добавить нового контрагента, в списке "Группы контрагентов" создайте группу контрагентов с помощью кнопки или выберите из уже имеющихся групп.

Далее в выбранной группе в списке "Контрагенты", чтобы добавить контрагента, нажмите кнопку . Откроется окно "Сведения о контрагенте":

В поле "! Вид контрагента" выберите вид из выпадающего списка.

При выборе вида - Физическое лицо, укажите:

• фамилию, имя, отчество (при наличии);
• СНИЛС, ИНН, ЕГРИП;
• почтовый адрес;
• контактный телефон, адрес электронной почты.

В поле "Банк" Вы можете указать: расчетный счет, сведения о банке, БИК, корреспондентский счет. Для этого нажмите кнопку , затем в открывшемся "Банки" нажмите кнопку и укажите необходимые сведения.

При выборе вида - Российское юридическое лицо или "Орган государственной власти, орган местного самоуправления", укажите:

• полное и сокращенное наименование;
• ОГРН, ИНН, КПП;
• юридический и почтовый адрес;
• контактный телефон, адрес электронной почты;
• сведения о представителе: фамилию, имя, отчество;
• сведения о банковском счете.

При выборе вида - Иностранное юридическое лицо, укажите:

• полное и сокращенное наименование;
• ОГРН, ИНН, КПП;
• страну регистрации;
• юридический и почтовый адрес;
• контактный телефон, адрес электронной почты;
• сведения о представителе: фамилию, имя, отчество;
• сведения о банковском счете.

Чтобы сохранить введенные сведения, нажмите . Окно "Сведения о контрагенте" будет закрыто.

Примечание

• чтобы изменить сведения о контрагенте, нажмите кнопку ;
• чтобы скопировать сведения о контрагенте для заполнения нового, нажмите ;
• чтобы удалить контрагента, нажмите ;
• чтобы обновить сведения о контрагентах, нажмите кнопку .

Работа с сотрудниками

Чтобы открыть базу сотрудников, на ленте на вкладке "Главная" нажмите кнопку .

Откроется окно "Сотрудники", в котором хранятся все введенные данные о сотрудниках:

Чтобы добавить нового сотрудника, нажмите кнопку . Откроется окно "Сведения о сотруднике":

Укажите:

• табельный номер;
• фамилию, имя, отчество (при наличии);
• СНИЛС, ИНН, ЕГРИП;
• если сотрудник является кадастровым инженером, установите галочку в одноименном пункте, затем укажите номер аттестата кадастрового инженера;
• контактный и рабочий телефон;
• адрес электронной почты;
• адрес;
• сведения о документе, например, удостоверяющем личность;
• должность;
• дату рождения, и пол;
• сведения о банковском счете.

Чтобы сохранить введенные сведения, нажмите . Окно "Сведения о сотруднике" будет закрыто.

Примечание

• чтобы изменить сведения о сотруднике, нажмите кнопку ;
• чтобы скопировать сведения о сотруднике для заполнения нового, нажмите ;
• чтобы удалить сотрудника, нажмите ;
• чтобы обновить сведения о сотрудниках, нажмите кнопку .

Работа с документами

Чтобы открыть базу документов, на ленте на вкладке "Главная" нажмите кнопку .

Откроется окно "Документы", в котором хранятся все внесенные сведения о документах:

Чтобы добавить новый документ, нажмите кнопку . Откроется окно "Описание документа":

Выберите вид документа в одноименном поле, затем укажите:

• наименование документа;
• серию (при наличии) и номер;
• дату выдачи;
• наименование организации, выдавшей документ;
• особые отметки (при наличии).

В таблице "Приложенные файлы" Вы можете приложить документ или его образ. Для этого в столбце "! Вид файла" выберите вид, и выберите этот документ в столбце "! Путь к файлу".

Чтобы сохранить введенные сведения, нажмите . Окно "Описание документа" будет закрыто.

Примечание

• чтобы изменить сведения о документе, нажмите кнопку ;
• чтобы скопировать сведения о документе для заполнения нового, нажмите ;
• чтобы удалить документ, нажмите ;
• чтобы обновить сведения о документах, нажмите кнопку .

Формирование заказа

Чтобы сформировать заказ:

• в стартовом окне нажмите кнопку ;

или

• в окне "Мои заказы" нажмите кнопку .

Откроется окно "Сведения о заказе":

Укажите:

• номер заказа в поле "Номер", при необходимости укажите префикс в одноименном поле;

Примечание

При указании префикса номер заказа формируется из полей "Префикс" и "Номер" в формате: [префикс]-[номер], например, ААА-123.

Если префикс не указан, номер заказа формируется только из поля "Номер".

• наименование заказа;

• статус заказа;

  Для этого в поле "! Статус" нажмите кнопку . Затем в открывшемся окне выберите статус заказа.

  

  Примечание

  Вы можете добавлять, удалять или редактировать статусы и группы статусов.

• дату заказа, дату выполнения, а также срок выполнения в днях;

• сумму заказа;

  Если заказ был оплачен, установите соответствующую галочку.

  Если был внесен аванс, установите галочку в поле "Аванс", в открывшейся таблице укажите: дату внесения аванса и сумму.

  Поле "Сумма авансов" можно рассчитать автоматически на основе введенных данных в таблице "Проекты и иные документы" в столбце "Сумма".

• ответственное лицо;

  Для этого в поле "Ответственное лицо" нажмите кнопку . Затем в открывшемся окне выберите нужного сотрудника.

  

  Примечание

  Вы можете добавлять, удалять или редактировать сведения о сотрудниках.

• сведения о заказчике;

  Для этого в таблице нажмите кнопку . Затем в открывшемся окне выберите нужного заказчика (контрагента).

  

  Примечание

  Вы можете добавлять, удалять или редактировать сведения о заказчиках (контрагентах) и группах заказчиков (контрагентов).

• в таблице "Проекты и иные документы" укажите наименование проекта, выберите исполнителя, укажите дату и статус проекта, а также сумму оплаты за проект;

  Если проект уже создан, в поле "! Путь к проекту" выберите этот проект. Вид проекта будет указан автоматически.

  Если необходимо создать новый проект, нажмите кнопку . На вопрос о создании проекта ответьте "Да". Затем выберите проект:

  

• если при выполнении заказа производилась съемка объекта, в таблице "Файлы съемки" прикрепите эти файлы и укажите дату их прикрепления;

• дополнительно укажите цели работ, состав работ, а также любую дополнительную информацию в одноименных полях.